Làm sếp giỏi: Phải biết quản lý tích cực và khích lệ nhân viên
Kinh doanh là một cuộc chơi, và cũng giống như mọi trò chơi khác, nó có luật chơi riêng, có những người chiến thắng và những kẻ thua cuộc. Để thành công trong trò chơi đó, những người chơi- từ nhà quản lý đến nhân viên cần nắm vững và tuân thủ các quy tắc, luật chơi và hợp tác hiệu quả cùng nhau.
Kinh doanh là một cuộc chơi, và cũng giống như mọi trò chơi khác, nó có luật chơi riêng, có những người chiến thắng và những kẻ thua cuộc. Để thành công trong trò chơi đó, những người chơi- từ nhà quản lý đến nhân viên cần nắm vững và tuân thủ các quy tắc, luật chơi và hợp tác hiệu quả cùng nhau. Herry Ford từng nói: “Đến với nhau là một sự khởi đầu, song hành cùng nhau là sự tiến bộ, làm việc cùng nhau là sự thành công” để nhấn mạnh vai trò của sự hợp tác trong bất kỳ một tổ chức nào.
Tuy nhiên việc thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đạt được sự đồng thuận, suy trì công việc chất lượng và đúng tiến độ là điều không dễ dàng. Hai tác giả Jack Stack và Bo Burlingham của cuốn sách The Great game of business (tạm dịch: Kinh doanh-một cuộc chơi lớn) đã đưa ra ý tưởng phương pháp quản lý mở, giúp giải quyết vấn đề này và được áp dụng tại nhiều công ty trên thế giới.
Một trong những nguyên nhân khiến lãnh đạo và nhân viên luôn có khoảng cách xuất phát từ những thói quen xấu của nhà quản lý. Các nhà quản lý có một thói quen xấu là chỉ nhăm nhăm tập trung vào mặt tiêu cực. Hai tác giả cho biết, nhiều thống kê cho thấy họ thường phản ứng rất nhanh trước những sự cố phát sinh và bỏ qua những việc làm đúng.
Một tình huống khá phổ biến với các nhà quản lý là giả sử bạn có 100 nhân viên, trong đó có một người không lúc nào ngừng kêu ca than phiền. Có thể nói tinh thần làm việc của công ty yếu kém là do người này. Anh ta kéo mọi người đi xuống và có thể khiến bạn đưa ra những chính sách hoặc thực hiện những thay đổi khiến 99 người còn lại chịu rủi ro. Bạn có thể quan tâm tới những vấn đề thậm chí không tồn tại, và quên không tuyên dương 99 người kia. Có thể bạn sẽ bỏ lơ một cơ hội lớn để khích lệ nhân viên, hay để đặt được những kết quả mà có khi trong mơ bạn cũng không dám nghĩ tới.
Đây là khuyết điểm nghiêm trọng. Một trong những trách nhiệm chính của nhà quản lý là xây dựng sự tự tin trong tổ chức. Để làm được điều đó, bạn phải nhấn mạnh vào mặt tích cực. Nếu bạn nhấn mạnh mặt tiêu cực, nó sẽ phá hoại công ty của bạn. Nó sẽ trở thành yếu tố làm nhụt chí nhân viên, mà công tác quản lý lại cần khích lệ nhân viên. Một lãnh đạo không biết khích lệ nhân viên là chưa làm tròn trách nhiệm của mình. Bạn không thể khích lệ được ai nếu lúc nào cũng soi mói những điểm tiêu cực.
Jack Stack và Bo Burlingham nhấn mạnh thái độ tích cực của nhà quản lý có tác động ra sao đến tinh thần làm việc của nhân viên bằng một ví dụ thực tế về vấn đề vận chuyển chậm tiến độ khá nhiều của một nhà máy. Nhà máy này bị chậm tiến độ khá nhiều, nhưng ban quản lý tiếp cận vấn đề theo cách tích cực, không tập trung vào việc đó- họ tập trung làm những việc cần làm để đẩy nhanh công việc.
Đầu tiên, những nhà quản lý chia nhỏ vấn đề ra, ghi lên bảng những công việc dã làm năm ngoái, và những gì đang thực hiện năm nay, từ đó đặt ra cho mình những kỷ lục cần đạt được. Việc tiếp theo họ thực hiện là nói với những nhân viên, công nhân rằng: “Năm ngoái chúng ta đã đạt được những thành tựu này, còn đây là một kỷ lục mới mà chúng ta lập tháng trước. Giờ thì hãy xắn tay áo lên và phá vỡ kỷ lục này đi.” Họ không muốn nhân viên suy nghĩ về áp lực công việc hay sự khó khăn của nó mà hãy nghĩ về những gì họ sẽ cảm thấy khi đạt được mục tiêu.
Bước tiếp theo: Ăn mừng mọi chiến thắng
Sau khi khích lệ nhân viên bằng cách tích cực khuyến khích vượt qua những kỷ lục thì việc tiếp theo nhà lãnh đạo cần làm là ca ngợi và tiếp tục cho họ động lực. Mỗi kỷ lục là một cơ hội để ban lãnh đạo ca ngợi nhân viên, khiến họ cảm thấy phấn chấn, xây dựng lòng tin và tự trọng. Có thể lúc đó nhân viên của bạn đang cảm thấy thất vọng hay chán chường. Nếu không tán dương họ, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội nâng cao tinh thần của đội ngũ bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng các kỷ lục để thay đổi quan niệm của cả một công ty, để khiến nhân viên tự nhận thức được những trách nhiệm của mình. Nhân viên thường có xu hướng đổ lỗi các rắc rối nảy sinh cho ban quản lý, nhất là khi đó là những quản lý mới. Đây là bản chất con người. Họ sẽ đổ vấy bất kỳ rắc rối nào cho bạn nếu họ nghĩ rằng bạn sẽ chấp nhận nó. Và đúng là bạn sẽ chấp nhận điều đó trong một giai đoạn nhất định nếu vẫn đang trong thời kỳ học hỏi. Bạn đang trải qua quá trình đào tạo cơ bản.
Nhưng cuối cùng thì một nhà quản lý cũng phải tìm ra cách kiểm soát tình hình, và cách tốt nhất để làm điều đó là thu hút mọi người tham gia trò chơi. Thời điểm thích hợp có thể là khi họ lập được một kỷ lục mới trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ. Hãy tận dụng cơ hội này và ca tụng nhiệt tình kỷ lục. Hãy tán thưởng mọi chiến tích dù chúng nhỏ bé. Nếu bạn tán thưởng một chiến thắng nhỏ, nhân viên sẽ thuận đà mà giành được những chiến thắng tiếp theo. Dần dần, họ thậm chí còn không biết mình đang làm điều đó. Họ tập trung vào công việc và tự giải quyết những rắc rối gặp phải. Họ sẽ không đẩy trách nhiệm sang cho bạn nữa. Lúc này, họ đang rất vui vẻ, phấn chấn. Như vậy, nhiệm vụ của nhà quản lý là kéo dài tâm trạng vui vẻ đó.
>> 11 phẩm chất không thể thiếu của một lãnh đạo xuất sắc
Thảo Nguyên
