Vì sao người Mỹ lãng phí 37 tỷ USD mỗi năm vì họp hành?
Có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra mỗi ngày trên khắp nước Mỹ trong đó 1/3 là không hiệu quả. Hệ quả đi kèm là gây ra sự lãng phí.
Có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra mỗi ngày trên khắp nước Mỹ trong đó 1/3 là không hiệu quả. Hệ quả đi kèm là gây ra sự lãng phí. Ước tính có tới 37 tỷ USD mất đi mỗi năm cho những cuộc họp này. Các nhà tâm lý học đã thực hiện các nghiên cứu và chỉ ra những lý do tại sao. Sau đây là 12 lỗi phổ biến phần lớn các cuộc họp hành này mắc phải.
1. Bạn có quá nhiều cuộc họp
Theo nghiên cứu của giáo sư Steven Rogelberg thuộc trường University of North Carolina Charlotte, việc tham gia quá nhiều cuộc họp dẫn đến tình trạng tâm trạng tiêu cực đối với nhân viên từ đó tác động tới hiệu quả của cuộc họp. Với số liệu 1/3 cuộc họp không hiệu quả, nếu bạn là nhà quản lý, hãy xem xét đến việc họp hành ít hơn.
2. Bạn không có một người hướng dẫn
Trong cuốn sách “Advanced Facilitation Strategies” của tác giả Ingrid Bens, ông cho biết một người hướng dẫn có vai trò góp phần quan trọng vào việc cấu trúc và quá trình tương tác để các nhóm có thể hoạt động hiệu quả và đưa ra quyết định có chất lượng cao.
Mỗi cuộc họp cần có một người như vậy: Người mang những cuộc thảo luận trở lại chủ đề khi mọi người xao nhãng, tạo ra không gian cho họ, và giúp đào sâu vào các chủ đề khi họ tiết lộ rằng cảm thấy phức tạp hơn so với suy nghĩ ban đầu. Người này có vai trò như một chuyên gia đệm giúp một ca sĩ chạm tới những nốt cao hay trợ lý chuyên gia giúp mang lại điều tốt nhất của một đội bóng.
3. Bạn không thiết lập, thực hiện đi theo những nguyên tắc cơ bản
Mọi người đều có một tập hợp các giả định về cách cuộc họp nên được vận hành ra sao. Nhưng những giả định này không phải lúc nào cũng ăn khớp với nhau- một số người nghĩ rằng bạn nên nói càng nhiều càng tốt, những người khác tin vào hội thoại được định tính.
Chuyên gia phát triển tổ chức Marlene K. Rebori thuộc đại học Nevada-Reno cho biết nói rằng nguyên tắc cơ bản là cần những quy định rõ ràng để một nhóm thống nhất làm theo từ đó tạo điều kiện phát triển những thảo luận hiệu quả. Ngoài ra nhóm cũng cần tách biệt con người với vấn đề, tôn trọng những quan điểm khác nhau; chia sẻ trách nhiệm tuân theo những nguyên tắc cơ bản đã được lập ra.
4. Bạn nghe theo những kẻ to mồm, chứ không phải là chuyên gia
Các nghiên cứu từ Đại học Utah cho thấy nhiều người tham gia có khoảng thời gian kinh khủng khi phải liên tục nghe từ những người mạnh miệng nhất cuộc họp nhưng không phải là chuyên gia. Lúc này phản ứng của họ chỉ mang tính bề ngoài thay vì thực sự lắng nghe nội dung từ những người này, từ đó dẫn tới việc không hiệu quả.
5. Bạn uống quá nhiều (hoặc không đủ) cà phê
Một nghiên cứu về ảnh hưởng của caffeine trong những buổi họp hành có sự khác biệt đáng ngạc nhiên về mặt giới tính. Khi nam giới uống cà phê trong cuộc họp căng thẳng, họ làm việc tệ hơn. Khi phụ nữ làm như vậy, họ làm việc tốt hơn.
Các nhà nghiên cứu lập luận điều này do sự khác biệt nằm ở cách thức giới tính có xu hướng phản ứng với căng thẳng: Phụ nữ thường có thái độ hợp tác, phong cách lẫn nhau bảo vệ trong khi nam giới thường phản ứng kháng cự như trong một cuộc chiến.
6. Bạn căn cứ vào thời gian, không phải là những nhiệm vụ
COO Facebook Sheryl Sandberg không chờ tới kết thúc buổi họp sau những mốc như 15, 30 hay 60 phút. Theo Fortune:
Một ngày của Sandberg ngập tràn trong những cuộc họp mà cô thực hiện với sự giúp đỡ của một máy tính xách tay. Trong đó, cô giữ những danh sách các điểm thảo luận và những hành động cần làm. Cô lần lượt lướt qua chúng và mỗi mục có một trang giấy để kiểm tra lại. Nếu tất cả các mục được hoàn thành trong 10 phút trong một buổi họp 1 tiếng, cuộc họp sẽ kết thúc.
Nói cách khác: Hãy thiết lập một lịch trình nhiệm vụ, hoàn thành chúng và kết thúc họp nhanh chóng, hiệu quả.
7. Bạn bắt đầu muộn
Một con số khổng lồ tới 37% các cuộc họp bắt đầu muộn, chủ yếu là vì có người tham dự đến muộn. Điều này dẫn đến những người đến sau cảm thấy bất lịch sự, trong khi những người chờ đợi cảm thấy bị coi thường, khó chịu và thất vọng - tất cả dẫn tới hiệu suất đi xuống.
8. Bạn kiệt sức với việc diễn xuất
Có rất nhiều hành động diễn xuất tại nơi làm việc, nơi bạn quản lý những cảm xúc của mình bằng cách thể hiện phù hợp trong các ngữ cảnh trong khi bạn cảm thấy khác. Cũng giống việc bạn chỉ muốn khẩu chiến với một đồng nghiệp của mình trước cuộc họp và sau đó phải giả vờ rằng đang hài lòng.
Một nghiên cứu năm 2013 cho thấy việc diễn xuất ngoài mặt dẫn tới sự mất tập trung trong ngắn hạn và kiệt sức trong dài hạn.
9. Bạn mời quá nhiều người
Jeff Bezos có một quy tắc họp hành là quy tắc hai chiếc bánh Pizza: Không có cuộc họp nên có nhiều người hơn số người được thưởng thức đủ một cặp bánh pizza.
Điều này không chỉ cho phép đưa ra quyết định nhanh hơn, nó cũng cho phép các đội kiểm tra ý tưởng của mình mà không có sự can thiệp của người ngoài nhóm.
10. Bạn ăn trong cuộc họp
Trừ khi người khác cũng đang ăn, bạn không nên thực hiện điều này. Điều này thể hiện thái độ tôn trọng bởi bạn có thể tạo ra tiếng ồn, mùi khó chịu trong không gian chung, ảnh hưởng tới mọi người.
11. Bạn không có một lịch trình đủ mạnh
Đừng gặp gỡ chỉ để họp hành, chuyên gia tư vấn hiệu suất Barbara Pachter nói. Nếu bạn không có một danh sách những gì cần quyết định như Sheryl Sandberg thì bạn sẽ không biết khi nào bạn đang đi đúng hướng, để hoàn thành một mình.
12. Bạn sử dụng điện thoại
Sử dụng điện thoại trong một cuộc họp là hành động khiếm nhã và gây mất tập trung. Nó cho thấy bạn ưu tiên các thư điện tử, tin nhắn hay bảng thông báo facebook hơn là mọi người và lịch trình họp trước mắt. Patcher nói rằng bạn thậm chí không nên đặt điện thoại trên bàn bởi những âm báo, tin nhắn có thể phá vỡ sự tập trung và giảm năng suất của cả nhóm. "Hãy đặt nó trong túi của bạn, giữ cho nó chế độ rung, và rời khỏi phòng nếu bạn phải có những cuộc gọi hoặc trả lại một tin nhắn nào đó”.
>> Ngồi ‘ghế’ càng cao, càng dễ làm nhà lãnh đạo?
Thảo Nguyên
