Quản trị tri thức: Xu hướng mới Việt Nam nên học từ Nhật Bản và Israel

CafeBiz xin giới thiệu bài viết của tác giả Phạm Thế Mạnh về "Quản trị tri thức", giới thiệu quá trình vận động, biến đổi, phát triển của tri thức, đồng thời cũng đưa ra một số ý kiến về việc làm sao áp dụng mô hình này trong bối cảnh của Việt Nam.

Trong kỷ nguyên của khoa học, kỹ thuật và sự phát triển không ngừng hiện nay, tri thức đóng vai trò là một công cụ tạo ra lợi thế cạnh tranh cực kỳ hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp cũng như quốc gia. 

Thành công của việc sử dụng tri thức như một công cụ tạo ra lợi thế cạnh tranh có thể thấy rõ thông qua lịch sử “sự trỗi dậy thần kỳ” của Nhật Bản hay Israel, từ những quốc gia nghèo về tài nguyên, bên bờ vực của chiến tranh, cơ sở vật chất hầu như không có gì, họ đã xác định ngay mình cần gì – đó là tri thức, và chính tri thức đã trở thành chìa khóa để hai đất nước trên có được ngày hôm nay: nền khoa học kỹ thuật hàng đầu thế giới trên nhiều lĩnh vực, công nghệ tiên tiến, kinh tế phát triển vượt bậc. 

Vậy chìa khóa của việc sử dụng tri thức nằm ở đâu? Trong bài viết này, người viết sẽ giới thiệu quá trình vận động, biến đổi, phát triển của tri thức đồng thời cũng đưa ra một số ý kiến về việc làm sao áp dụng mô hình này trong bối cảnh của Việt Nam.

Mô hình SECI – sự vận động của tri thức

Trước khi tiếp cận với mô hình SECI, hãy tìm hiểu hai loại tri thức chính sẽ được đề cập trong các nội dung sau đó là Tri thức ẩn và tri thức hiện:

Nguồn: Serban, A. M. & Luan, J. (Spring 2002). “Overview of knowledge management.” New Direction for Institutional Research, No. 113, pp. 10.

Như vậy, tri thức ẩn là các tri thức gắn với cá nhân cụ thể mang tính kinh nghiệm và thường không mang hình thái biểu hiện cụ thể, còn tri thức hiện là tri thức ẩn đã được hệ thống lại, tài liệu hóa và thể hiện bằng một hình thức thông tin cụ thể. 

Quá trình vận động của tri thức sẽ diễn ra như sau:

Mô hình này được mô tả bao gồm bốn hình thức chuyển biến của tri thức: xã hội hóa (socialization), ngoại hóa (externalization), kết hợp (combination) và tiếp thu (internalization), cụ thể:

- Trong quá trình xã hội hóa, tri thức ẩn của cá nhân được chia sẻ khi họ cùng nhau trải nghiệm trong các hoạt động nhóm (làm việc, học tập, trao đổi, …). Trong giai đoạn này, tri thưc ẩn được trao đổi, tiếp nhân thông qua hành động và nhận thức. Ví dụ, trong công việc, một người bán hàng giỏi chia sẻ cách thức tìm kiếm khách hàng thành công và thuyết phục khách hàng cho đồng nghiệp.

- Trong quá trình ngoại hóa, tri thức ẩn thu được từ giai đoạn xã hội hóa sẽ được biến đổi thành tri thức hiện thông qua quá trình tư duy. Tri thức ẩn khi được chia sẻ trong tập thể sẽ được ngôn ngữ hóa, hình ảnh, mô hình hóa hay các cách diễn đạt khác, từ đó nó bắt đầu trở nên rõ ràng hơn, và có thể được lưu lại. Ví dụ, khi người bán hàng giỏi truyền đạt các kinh nghiệm, anh/cô ta sẽ viết ra, sử dụng hình ảnh minh họa, diễn lại quá trình,… từ đó mà người nghe có thể ghi lại thành tài liệu nội bộ để lưu trữ, tham khảo lần sau.

- Trong quá trình kết hợp, tri thức hiện trong giai đoạn ngoại hóa sẽ được sắp xếp, kết hợp hoặc xử lý để hình thành một hệ thống tri thức hiện phức tạp và có hệ thống hơn. Tri thức hiện này sau đó được phổ biến rộng rãi hơn, đến các nhóm khác, toàn bộ tổ chức hoặc xa hơn là bất kỳ ai trong xã hội. Ví dụ: các tài liệu về kinh nghiệm bán hàng của những người bán hàng thành công có thể được đúc kết thành những quyển sách, cẩm nang về nghệ thuật bán hàng, về phương thức bán hàng, từ đó nó được xuất bản, lưu hành trong nội bộ hoặc phát hành rộng rãi.

- Trong quá trình tiếp thu, tri thức hiện được tạo ra và chia sẻ trong toàn tổ chức, sau đó nó sẽ được chuyển hóa thành tri thức ẩn theo cách tiếp thu của mỗi người. Ví dụ, thông qua các sách, cẩm nang về nghệ thuật bán hàng, một người bán hàng có thể linh hoạt sử dụng mộ số kiến thức, cộng với kinh nghiệm, trải nghiệm và hoàn cảnh của họ để tiếp tục phát triển một cách bán hàng mới hơn. Nói một cách khác, thông qua tiếp thu, tri thức ẩn của mỗi cá nhân được bổ sung và tích lỹ thêm. Sau đó, tri thức ẩn này lại tiếp tục được chia sẻ thông qua quá trình xã hội hóa, bắt đầu một quá trình SECI mới.

Tóm lại quá trình vận động của tri thức theo mô hình SECI sẽ có dạng xoắn ốc, phát triển không ngừng, tri thức ẩn của 1 cá nhân được chia sẻ sẽ tạo ra những tri thức hiện để phổ biến cho người khác, từ đó các tri thức hiện này lại được tiếp thu, kế thừa và phát triển thành các tri thức ẩn mới, và lại được chia sẻ,… Theo tác giả, quản trị tri thức ở đây chính là việc nhận thức, nắm bắt được quá trình vận động này tại tổ chức, từ đó có các hành động, giải pháp để thúc đẩy, định hướng sự vận động này cho mục tiêu phát triển của tổ chức.

Bối cảnh và sự vận động của tri thức

Về cơ bản bối cảnh là môi trường trong đó quá trình vận động của tri thức diễn ra, đó có thể là là một địa điểm vật chất, chẳng hạn phòng họp, phòng thí nghiệm; cũng có thể là một trạng thái tương tác đa cấp diễn ra tại một không gian, thời gian riêng biệt, cụ thể như một cuộc trò chuyện giữa các thế hệ, các cấp lãnh đạo, các phòng ban khác nhau. Bối cảnh của sự vận động tri thức có thể bao trùm phạm vi hẹp giữa các cá nhân, trong nhóm làm việc, các buổi họp, hay rộng hơn trong không gian ảo của các diễn đàn trên mạng.

Bối cảnh quyết định nên quy mô, tính chất và trạng thái của sự vận động của tri thức. Trong vối cảnh chỉ có 2 cá nhân thì sự vận động tri thức cũng sẽ hạn chế hơn so với một cuộc họp, thảo luận ở cấp độ toàn tổ chức. Do vậy, việc tạo ra bối cảnh phù hợp cho sự vận động của tri thức trong từng trường hợp cụ thể cũng là một vấn đề quan trong trong Quản trị tri thức. 

Ví dụ: với mục đích đào tạo, hình thành các kỹ năng cơ bản cho 1 nhân viên mới, có thể chỉ cần tạo lập bối cảnh tương tác giữa 2 cá nhân trong việc kèm cặp, hướng dẫn của người đi trước và người mới, tuy nhiên để nâng cao khả năng bán hàng, cần các bối cảnh rộng hơn và phức tạp hơn như hội thảo, khóa tập huấn, lớp huấn luyện, ….

Áp dụng phạm trù quản trị tri thức tại Việt Nam

Ở Việt Nam, khái niệm quản trị tri thức còn tương đối mới mẻ và chưa được doanh nghiệp, xã hội nhận thức đầy đủ. Vì vậy, để có thể áp dụng quản trị tri thức cho doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tại Việt Nam phải nhận thức và xác định:

(1) Con người là yếu tố cự kỳ quan trọng và tiên quyết trong quá trình sáng tạo tri thức mới;

(2) Các tri thức mới thường có mầm mống và được hình thành trong quá trình lao động thực tiễn;

(3) Triết lý, tầm nhìn và sự ủng hộ của lãnh đạo đóng vai trò quyết định đối với việc tạo ra tri thức mới trong tổ chức.

Những nhận thức này sau đó cần được lãnh đạo doanh nghiệp chuyển hóa thành các hành động cụ thể sau:

- Xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp dựa trên tri thức, từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho nhân viên được làm việc trong môi trường sáng tạo và chia sẻ.

- Xây dựng các “bối cảnh” hay các hệ quy trình, cơ hội chia sẻ thông tin, tri thức trong doanh nghiệp, xây dựng văn hóa và thói quen chia sẻ thông tin, kinh nghiệm trong nội bộ doanh nghiệp và doanh nghiệp với khách hàng, đối tác.

- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn và chia sẻ kinh nghiệm thường xuyên cho người lao động trong doanh nghiệp, đặc biệt là đào tạo nội bộ, người có kinh nghiệm đào tạo, hướng dẫn cho người mới.

- Tăng cường nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật, công nghệ và đổi mới sản phẩm. Khuyến khích và tăng tính tự chủtrong các hoạt động sáng tạo tri thức bên trong doanh nghiệp.

- Để khuyến khích nhân viên sáng tạo tri thức, doanh nghiệp cần tôn trọng nhân viên, có các hình thức khen thưởng kịp thời cho nhân viên khi họ đóng góp được những sáng kiến quan trọng cho doanh nghiệp.