Làm lãnh đạo phải biết nghe nhân viên nói, nói nhân viên nghe

Thông thường, các nhà lãnh đạo có khuynh hướng giữ vững quan điểm, hành động kiên quyết và không khoan nhượng. Đó là những cá tính quan trọng của một người sếp. Tuy nhiên, một điều quan trọng không kém là lãnh đạo cũng cần phải biết lắng.

Một cuộc đối thoại thực sự phải có hai chiều; đòi hỏi sự tham gia của hai bên. Để khích lệ và tạo cảm hứng cho những người khác, bạn cần học cách lắng nghe trong các cuộc họp với từng cá nhân và cả khi làm việc nhóm. Chúng ta có khá nhiều cách để cải thiện kỹ năng này.

Ưu tiên việc lắng nghe

Đầu tiên, bạn phải nghĩ là mình muốn lắng nghe. Bạn phải đặt sự lắng nghe lên trên hết và nhìn nhận đó là một kỹ năng quan trọng trong vai trò người lãnh đạo. Đó phải là một quyết định chủ động.

Để vượt qua ý muốn được nói hoặc xen vào lời người khác nói, bạn phải cởi mở suy nghĩ để đón nhận điều được chia sẻ. Nếu bạn tin là mình biết hết mọi việc thì bạn đơn thuần không muốn lắng nghe người khác. Bạn cần phải hiểu rằng mình thông minh và đồng nghiệp cũng thông minh không kém, chắc chắn họ sẽ đóng góp những ý tưởng hay ho cho bạn.

Phải biết mình biết người

Một điều quan trọng là phải hiểu được điều gì đang cản trở bạn. Bạn là người có khả năng lắng nghe thiên bẩm hay có tính cách quyết đoán?

Có một số loại tính cách khiến người ta có thể "lắng nghe chân thành". Nếu bạn là người hướng ngoại và ưa nói, bạn thường là người nói nhiều nhất trong cuộc đối thoại. Hạn chế của loại tính cách sôi nổi này chính là sự thiếu tinh tế khi lắng nghe. Tệ hơn nữa là khi bạn hoàn toàn không nhận ra điều này.

Khi xem xét những thói quen của bản thân, bạn cũng cần xem lại quá trình trưởng thành của mình. Một số người từng được dạy là phải lắng nghe nhiều hơn nói, phải làm theo lời người khác. Một vài người khác thì được dạy rằng lắng nghe là yếu đuối, cần phải lên tiếng. Nếu không phát hiện được những ảnh hưởng trong quá khử thì khó để mà thay đổi được.

Loại bỏ yếu tố gây xao lãng

Nếu bạn không để tâm vào cuộc đối thoại, rất có thể đó là dấu hiệu khiến người kia hiểu rằng những gì họ nói không quan trọng. Việc sử dụng iPhone hay máy tính bảng không phải vấn để lớn. Tuy nhiên, khi bạn nói chuyện với người khác, nó lại gây ảnh hưởng tiêu cực.

Thực tế là, xao lãng sự chú ý theo cách trên sẽ khiến bạn khó hình dung tình huống. Xét cho cùng thì bạn không thể nắm bắt những biểu hiện trên gương mặt người đối thoại nếu cứ chăm chăm nhìn vào điện thoại. Hãy biểu hiện là mình đang lắng nghe bằng cách tắt chuông điện thoại, tắt màn hình máy tính, và gác những thứ có khả năng làm ảnh hưởng đến cuộc đối thoại

Tìm kiếm ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp không chỉ bao gồm những lời được nói ra, nó không chỉ có nội dung mà còn có ngữ cảnh. Con người có vô số cách giao tiếp với nhau và nhiều cách trong số đó thì không thông qua lời nói.

Trong một cuộc đối thoại, người ta có thể nói một điều nhưng gương mặt và cơ thể có thể nói lên điều ngược lại. Đừng bỏ qua mà nên xem xét những tín hiệu này. Hãy thu thập thêm thông tin với những câu nói: "Hình như anh rất hào hứng với việc này. Anh có thể nói thêm về nó chứ?" hay "Hình như việc này khiến anh không hài lòng, anh có muốn chia sẻ thêm không?"

Làm chủ phản ứng của bản thân

Ngoài tập trung vào ngôn ngữ cơ thể, bạn cũng phải làm chủ các phản ứng của mình. Đôi khi việc này không dễ khi chúng ta có ý kiến đối nghịch hoặc thông tin nhận được khiến ta khó chịu.

Khi các lãnh đạo phản ứng thái quá trước thông tin, thường họ sẽ ngắt lời hoặc lớn tiếng phản đối trước khi đối phương truyền tải hết điều cần nói. Dù đó là thông tin như thế nào thì điều quan trọng là bạn phải kiểm soát được hành vi, cử chỉ của mình. Hãy tập ngồi điềm tĩnh và yên lặng, tránh việc vội vã phản ứng hoặc thể hiện mâu thuẫn.

Đánh giá và xác minh lại thông tin

Người lãnh đạo lắng nghe hiệu quả thì biết đánh giá đúng và xác minh lại thông tin bằng cách đặt câu hỏi. Họ không đưa ra kết luận. Họ xem xét kỹ nội dung và xác minh lại những gì đã nghe. Họ thường hỏi những câu như: "Đây là điều tôi hiểu, có đúng thể không?"

Để rõ ràng hơn, Riordan nhấn mạnh rằng bạn không nhất thiết phải đồng ý với những gì bạn nghe. Bạn có thể thừa nhận biểu hiện sự biết ơn trước thông tin đó dù bạn có cảm thấy như thế nào. Luôn luôn kết thúc cuộc đối thoại bằng cách tóm tắt các điểm được đề cập và các bước tiếp theo.

Những nguyên tắc cần nhớ

Nên

- Thẳng thắn nhìn nhận các thói quen xấu của mình

- Gạt bỏ những thứ khiến bạn mất tập trung vào người đối diện

- Hỏi những câu hỏi xác minh và lặp lại điều đã nghe

Không nên

- Cho rằng mình đã biết hết mọi chuyện, tiếp nhận ý kiến của đối phương.

- Xem thường ngôn ngữ cơ thể, bởi chúng thường biểu hiện suy nghĩ thực sự của đối phương

- Phản ứng dựa theo cảm xúc, đón nhận thông tin dù trong lòng không đồng ý.

Mộc Dương