Là sếp, nên xử lý thế nào khi nhân viên la cà ăn trưa quá 2h chiều?
Quản lý là công việc đau đầu với muôn vàn tình huống phát sinh khó lường trước và nếu không biết cách xử lý khôn khéo, nhà quản lý sẽ không đạt được mục tiêu dài hạn mà mình đưa ra.
Có thể bạn sẽ thấy tình huống sau khá phổ biến tại văn phòng:
Lúc Bình ăn trưa về đã hơn 2 giờ chiều. Bản định giá sản phẩm mà anh phải nộp cho sếp đã chậm hai ngày, nhưng trông Bình chẳng có vẻ gì là đang nỗ lực cả. "Chắc chắn tôi sẽ phải nhắc nhở Bình về chuyện này!", vị quản lý tự nhủ.
Tuy vậy, ngay khi ông vừa đề cập đến việc đó thì Bình bắt đầu kế lé hết chuyện này sang chuyện khác. Từ chuyện sáng nay An đi làm muộn cho đến chuyện Lâm thường về sớm, rồi nhiều việc khác nữa. Nếu chuyện chỉ có thế mà đế trong nhóm xảy ra tranh cãi và mất đoàn kết thì thật không đáng, vì vậy, sếp của Bình nghĩ lần này ông sẽ bỏ qua. Nhưng lần sau thì...
Tại sao đây lại là sai lầm? Khi không thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong bộ phận do mình quản lý, dù là liên quan đến hiệu quả công việc hay ở khâu quản lý, người này vẫn phạm sai lầm ở hai điểm:
Thứ nhất, nhân viên của ông không hiểu ông ta mong đợi gì ở họ nếu không cho họ biết điều đó. Nếu người sếp này không phân tích cho họ khuyết điểm cũng như yêu cầu họ sửa sai, họ sẽ tưởng rằng những sai phạm đó chỉ là chuyện nhỏ và không ảnh hưởng đến công việc chung. Cuối cùng, chính người quản lý là người phải gánh chịu hậu quả.
Thứ hai, có thể nhiều người nghĩ rằng việc không đề cập đến khuyết điểm của nhân viên là một hành động xuất phát từ lòng bao dung, nhưng nhân viên lại không hiểu như vậy. Họ nghĩ sếp không mấy quan tâm đến những gì đang diễn ra. Và phản ứng tự nhiên mọi người trong hoàn cảnh này sẽ là: Đến "sếp" còn không quan tâm thì việc gì mình phải lo chứ?
Nên xử lý như thế nào
Nếu bạn là người quản lý và luôn để những phản ứng nhu nhược tiếp diễn kiểu như thế thì mỗi khi có vấn đề phát sinh, bạn sẽ không thể thay đổi tình huống ngay được. Vì bạn luôn bỏ qua hoặc trì hoãn việc phê bình khuyết điểm của nhân viên và hy vọng họ tự sửa chữa nên mọi cố gắng thay đổi tình hình một cách nóng vội chỉ biến bạn thành một nhà quản lý độc tài trong mắt mọi người. Trong khi đó, sự vội vàng này lại là mầm mống của nhiều vấn đề khác.
Nhưng nếu bạn chỉ mới "bỏ qua" vài lần và điều này chưa trở thành thói quen thì bạn có thể khắc phục một cách nhanh chóng và hết sức đơn giản: Hãy hành động!
Trong trường hợp này vị sếp hãy cân nhắc chuyện gặp Bình và chất vấn anh ấy về những bữa trưa quá dài, chẳng hạn: - Chào Bình, tôi thấy hôm nay anh đi ăn trưa về khá muộn. Thời gian gần đây chuyện này thường xuyên xảy ra. Anh đang gặp trục trặc gì à?
Khi nhận được sự quan tâm chân thành, anh ta sẽ cho cấp trên biết, dù trong trường hợp anh ấy đang thực sự gặp khó khăn, hay anh ấy chẳng có lý do chính đáng nào. Nếu Bình thực hiện đúng như những gì anh ấy nói thì những bữa ăn trưa quá giờ như thế sẽ sớm chấm dứt.
Làm gì để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?
Thông báo trước với nhân viên những gì được phép và không được phép. Đây mới là bước đầu tiên. Mục đích là để bạn đặt ra các giới hạn cho phép. Khi bạn muốn bỏ qua một sai lầm, hãy xem lại danh sách để biết giới hạn của mình đến đâu, chẳng hạn: đi làm đúng giờ, thời gian nghỉ trưa, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ được giao, mối quan hệ với khách hàng, hay một hoặc hai lĩnh vực khác mà nhân viên của bạn có thể tự kiểm soát.
Với danh sách đó, bạn sẽ quyết định khi nào cân xử lý và khi nào nên bỏ qua. Nếu Bình giữ lời và trong một hay hai tuần luôn đi ăn trưa về đúng giờ, nhưng sau đó lại tiếp tục để xảy ra tình trạng như trước, bạn không nên tiếp tục trì hoãn việc xử lý.
Hành động. Khi Bình vượt quá giới hạn do bạn đặt ra, hãy nói chuyện với anh ấy một cách thẳng thắn và đơn giản:
- Giải thích cho Bình những điều lẽ ra anh ấy không nên làm.
- Nói rõ những gì Bình nên làm trong thời gian tới.
- Nếu Bình không tự giác, hãy yêu cầu anh ấy cam kết sẽ thay đổi.
Luyện tập, luyện tập và luyện tập. Mỗi khi có tình huống phát sinh, bạn hãy sử dụng những hướng giải quyết do chính mình đã thảo ra. Bạn cần lặp đi lặp lại nhiều lần để việc ấy trở thành thói quen, và khi đó bạn sẽ có thể xử lý các tình huống mà không cần đến bản danh sách kia nữa.
Cũng có những lúc ngoại lệ
Trong khi điều hành công việc, đôi lúc người quản lý cũng cần nới lỏng các quy định đối với nhân viên. Trước khi quyết định có nhắc nhở hoặc phê bình nhân viên hay không, bạn phải cân nhắc những yếu tố như: áp lực về thời gian hoàn thành công việc, các vấn đề riêng tư hay một yêu cầu đặc biệt nào đó của khách hàng. Bạn có thể dựa vào cảm tính để quyết định các cách thức giải quyết đối với mỗi tình huống xảy ra. Điều này không sai. (Mặt khác, đây chính là những gì mà mọi người đòi hỏi ở bạn!) Bạn chỉ sai khi tạo ra thói quen không giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh khiến nhân viên luôn nghĩ rằng những sai phạm của họ có thể được bỏ qua.
Trong các kỹ năng quan trọng mà người quản lý cần xây dựng và phát huy có hai điểm mấu chốt là chọn đúng thời điểm can thiệp và khi nào cần đứng ngoài. Một trong những trường hợp mà người lãnh đạo cần đứng ngoài là lúc các nhân viên tìm tới chỉ để đề nghị giải quyết những xích mích cá nhân. Trừ phi vấn đề có mức độ ảnh hưởng lớn, nếu không, bạn chỉ nên trả lời đơn giản: Tôi nghĩ việc này hai người nên tự giải quyết với nhau.
Khác với việc dửng dưng trước những vấn đề phát sinh, việc từ chối phân xử những tranh cãi nhỏ nhặt này không phải là sự lỏng lẻo trong quản lý. Điều này thuộc quyền tự quyết của mỗi nhân viên. Bạn mong muốn nhân viên của mình luôn có ý chí vươn lên, hãy khuyến khích họ tự đưa ra quyết định, chấp nhận rủi ro và thử nghiệm những ý tưởng mới. Bạn chỉ can thiệp khi cần hướng dẫn và tư vấn cho nhân viên của mình, rồi khi đến thời điểm hợp lý, bạn sẽ đứng ngoài cuộc và để họ tự đảm nhiệm phần còn lại.
