Giỏi chuyên môn, biết khuyến khích và linh hoạt nhưng vẫn không thể giữ chân người tài: Muốn làm sếp, điều tối thiểu nhất là phải biết lắng nghe!
Cách duy nhất để chúng ta thực sự hiểu được những gì đối phương muốn nói là thực sự chuyên chú lắng nghe tại thời điểm.
Ở cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn không hề lắng nghe. Bạn nghĩ là bạn có, nhưng thực tế lại chẳng phải vậy.
Hãy nghĩ lại cuộc gặp gỡ đối mặt cuối cùng của bạn và nói thật: Bao nhiêu phần trăm thời gian bạn đã vô tình khoanh vùng trong câu trả lời của người đang nói chuyện cùng bạn? Bạn bị phân tâm bởi một cuộc hẹn sắp tới với người khách hàng có tâm trạng không vui? Bạn đang cố nắm bắt động cơ của người đối diện không chú tâm đến lời nói của họ?
Tôi không đổ lỗi cho bạn đâu, thật lòng đấy. Ở cương vị là người lãnh đạo, chúng ta được huấn luyện và được khen thưởng để làm nhiều công việc, đảm nhiệm nhiều vai trò và chịu ảnh hưởng bởi nhiều luồng suy nghĩ. Chúng ta có hàng tá nhiệm vụ, sự năng động của nhóm, mục tiêu, yêu cầu của khách hàng mà chúng ta tung hứng… Chúng ta vượt qua khó khăn bằng cách nào chứ?
Tuy nhiên, lắng nghe đòi hỏi một chuyển động ngược lại. Lắng nghe tồn tại trong sự im lặng, trong sự tĩnh lặng. Bạn cần tập trung hoàn toàn vào người mà bạn đang lắng nghe. Không phân tích câu trả lời khi họ đang nói, không dự đoán câu nói tiếp theo, cũng không suy xét điều họ sắp sửa nói là gì. Không nghĩ về lần gặp kế tiếp, cuộc gọi tiếp sau, hay một bữa trưa trong 40 phút.
Cách duy nhất để chúng ta thực sự hiểu được những gì đối phương muốn nói là thực sự chuyên chú lắng nghe tại thời điểm nói.
Khi chúng ta làm vậy, lắng nghe trở thành một đòn bẩy mạnh mẽ. Một người lắng nghe tuyệt vời sẽ đạt được kiến thức dễ bị bỏ qua. Họ phát hiện được thanh âm thất vọng trong giọng nói của nhân viên và biết được người đó không vui khi ở trong nhóm. Họ nhận ra một người nhân viên đã tiết lộ các cuộc trò chuyện với khách hàng, và cuối cùng họ cũng hiểu tại sao khách hàng không hài lòng với phần cụ thể của sản phẩm. Kiến thức này chỉ được tìm thấy trong các ngõ ngách - bạn phải thật tinh tế chú ý mới nhận ra được.
Chưa kể, khi bạn lắng nghe tốt, bạn biểu hiện được sự đồng cảm và xây dựng lòng tin theo cách chính xác hơn bất kì nhân viên văn phòng hay đội nhóm tổ chức sự kiện xã hội nào.
Làm sao để biết được bạn có là một người lắng nghe tốt hay là một người sếp lắng nghe dở tệ? Sau đây là 4 sai lầm thường thấy mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải cho thấy họ không phải người giỏi lắng nghe. Hãy đọc tiếp để xem bạn có phạm phải lỗi nào không...
Sai lầm #1: Bạn mở điện thoại "chỉ để phòng hờ".
Vâng, trường hợp khẩn cấp xảy ra. Nhưng để điện thoại trong cuộc họp và nó cứ liên tục vang lên thông báo là sự xao nhãng cực kỳ với người khác. Vô số nhân viên mà tôi đã nói chuyện cho biết họ cảm thấy người quản lý thiếu tôn trọng thế nào khi điện thoại reo trong giờ họp hoặc tệ hơn nữa, âm báo tin nhắn đến trong lúc họp. Một nghiên cứu gần đây tiết lộ rằng điện thoại thông minh gây phân tâm, kể cả khi chúng ta không xem chúng. Vậy giải pháp là gì? Hãy đem cất nó đi để tham gia vào cuộc gặp nhiều nhất có thể. Nếu bạn cần gọi điện thoại hoặc đang đợi một tin nhắn quan trọng, đơn giản hãy để cho người khác biết điều đó hoặc hãy dời lại buổi gặp mặt.
Sai lầm #2: Bạn cho rằng mọi người muốn nghe ý kiến của bạn, thế rồi bạn cứ thế mà nói ngay lập tức.
Là một người lãnh đạo, bạn thường được xem là chuyên gia. Phần lớn thời gian bạn là vị chuyên gia. Vì vậy, bạn thường muốn giúp đỡ nhân viên mình bằng cách nói với họ "Đây chỉ là chuyện thường thôi" hoặc chia sẻ cách bạn đối mặt với thử thách. Tuy nhiên, sự háo hức muốn giúp đỡ đó có thể phản tác dụng. Vội vã đưa ra ý kiến của bạn có thể khiến nhóm khó khăn trong việc chia sẻ ý kiến của họ.
Tôi sẽ luôn nhớ buổi phỏng vấn của tôi với Laura Roeder, nhà sáng lập và giám đốc điều hành của MeetEdgar. Một câu mà Laura thường nói với nhóm mình là: "Hãy đưa ra quyết định mà không cần đến tôi." Điều này cho nhóm của cô ấy có không gian để tự mình tìm ra mọi thứ, chia sẻ ý kiến của họ một cách trung thực và giúp cô ấy lắng nghe, chứ không chỉ ra lệnh.
Sai lầm #3: Bạn chỉ hỏi một câu hỏi, trước khi chuyển đến chủ đề tiếp theo.
Có bao nhiêu câu hỏi bạn thường hỏi người cùng trò chuyện với mình? Chỉ một, rồi chuyển đến chủ đề tiếp theo? Hay bạn cố gắng theo dõi từng chủ đề một với ít nhất hai, ba câu hỏi hay thậm chí là hơn? Dù đó là trong một cuộc gặp chỉ có hai người, một hội nghị video hoặc trong một tin nhắn Slack, những quản lý tuyệt vời nhất thường xuyên hỏi những câu theo dõi chủ đề, làm rõ các câu hỏi.
Họ hỏi, "Điều gì không rõ vậy?" hoặc "Chỗ nào tôi chưa giải thích kỹ thế?". Thêm vào đó, khi thành viên nhóm họ phát biểu, họ hỏi những câu như: "Bạn cần gì để làm X?" hoặc "Tôi có thể hỗ trợ bạn điều gì để bạn thực hiện X?" Câu hỏi càng rõ ràng, bạn càng lắng nghe nhiều hơn.
Sai lầm #4: Bạn hiếm khi hỏi bản thân, "Tâm trạng của mình lúc này thế nào?"
Chúng ta đều có những ngày tồi tệ. Điều đó là tất nhiên. Để chắc rằng bạn có thể lắng nghe người khác thật tốt, điều quan trọng là nắm được trạng thái cảm xúc của bản thân ở hiện tại và tối ưu hóa nó. Cáu gắt vào buổi sáng? Hãy đặt lịch vào buổi chiều. Vừa mới thoát được kẹt xe xong, hoặc vội vã hoàn thành công việc trước cuối tuần? Hãy cân nhắc dời lại lịch trình. Người khác sẽ cảm thấy thoải mái nếu bạn hỏi họ có phiền không nếu bạn nghỉ một chút rồi mới bắt đầu cuộc trò chuyện.
Nếu bạn thấy mình nghĩ rằng, "Ôi trời ạ, tôi chắc chắn đã làm một vài điều như vậy gần đây" - không cần phải thấy thất vọng về bản thân đâu. Chúng ta đều từng phạm phải mà, tôi cũng thế. Tôi hy vọng khi đã chỉ ra chúng rồi thì chúng sẽ không bị bỏ qua nữa. Nhận thức dẫn đến sự thay đổi nhỏ từ hành động. Chúng ta đều có thể biết được chúng ta không hề lắng nghe tốt như vẫn tưởng. Nếu chúng ta muốn là người lãnh đạo giỏi hơn, bắt đầu bằng việc học cách lắng nghe nhiều hơn.
