Vị luật sư tổ chức lại toàn bộ cuộc sống với một hệ thống "tất cả trong một", đánh bại mọi ứng dụng về năng suất, chỉ với thứ đơn sơ này: Sổ tay ghi chép

Là một luật sư, quỹ thời gian của tôi rất có hạn. Tôi đã thiết kế một hệ thống "tất cả trong một", và nó đã đánh bại bất kỳ ứng dụng về năng suất nào.

Sổ tay ghi chép đã tồn tại từ rất lâu trước kia và chúng ta có xu hướng sử dụng chúng như một điều hiển nhiên. Sức hấp dẫn của chúng khi đem so sánh với các công cụ kỹ thuật số như Trello, Todoist và Evernote chắc hẳn không có gì nổi bật. Nói một cách nhẹ nhàng là sổ tay trông thiếu sức hút.

Hồi đó, tôi từng cảm thấy sổ tay không thúc đẩy sự sáng tạo. Tôi có cảm giác chúng quá cứng nhắc, khuôn khổ và ràng buộc. Ghi hết trang này lại lật qua trang khác. Mực lem từ trang trước đến trang sau nếu giấy quá mỏng. Tất cả mọi thứ khiến con mắt và cảm nhận của bạn cảm thấy không hài lòng. Do đó: "Tạm biệt giấy, tôi đến với máy tính đây."

Tuy nhiên, gần đây, tôi sử dụng thử nhiều công cụ số khác nhau với hy vọng tìm ra được một quy trình làm việc mà bản thân phù hợp, giúp tôi cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc luật sư hiện tại. Một lần nữa, mọi thứ khiến tôi cảm thấy không hài lòng. Trello thì không phù hợp với cách tôi chia nhỏ công việc của mình. Todoist quá nhiều thứ nên tôi không theo kịp, còn Evernote thì quá đỗi tầm thường đối với tôi.

Bực mình, tôi lại quay trở về với tờ giấy note 4x6 để viết ra các việc cần làm hôm nay, sau đó xé tượng trưng mỗi cái vào cuối ngày làm việc. Nhưng vấn đề là tôi không chỉ đơn giản muốn một khoảng trống để viết lên các nhiệm vụ, tôi muốn có một hệ thống hoàn chỉnh, nơi mà tôi có thể nắm bắt ý tưởng, tổ chức công việc theo cách khiến tôi thấy có nghĩa, theo sát thói quen cá nhân, và mở một ngân sách hàng tháng.

"Tôi muốn cấp độ cơ bản, tôi biết là mình đã sử dụng quỹ thời gian như thế nào."

Và chính khi mà tôi tình cờ xem một loạt các video trên Youtube của Ryder Caroll, người sáng tạo ra phương pháp Bullet Journal. Người dùng có thể tự tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu riêng của họ, nhưng đều có những thành phần chính yếu sau:

- Một mục lục

- Một nhật ký công việc, sự kiện và ghi chú (mỗi mục được đánh dấu bằng một biểu tượng riêng)

- Nhật ký hàng tháng, kết hợp với lịch và danh sách việc cần làm.

- Nhật ký tương lai, nó tác dụng như một không gian cho các ưu tiên dài hạn và các mục tiêu tương lai.

Giờ thì tôi tôi sử dụng phương pháp Bullet Journal để lên kế hoạch cho công việc hàng ngày, thiết lập ngân sách hàng tháng, và theo dõi thói quen hàng ngày (sức khoẻ, lòng biết ơn, danh sách đọc) tất cả trong một cuốn sổ tay.

Thiết kế hệ thống quy trình làm việc đơn giản và hiệu quả

Đối với tôi, một tuần tốt đẹp là tôi có thể tập trung làm việc trong khoảng 8 giờ trở lên. Đó là thời gian đủ để tôi hoàn thành các nhiệm vụ căng thẳng nhất của mình, ví dụ như là viết bài đệ trình, chọn lọc và tóm tắt bằng chứng, chuẩn bị một phiên điều trần cho khách hàng, hoặc tiến hành nghiên cứu pháp lý. Bình thường tôi làm tất cả những việc trên trong vòng 40h/tuần làm việc, không kể cuối tuần trước một phiên điều trần.

Trong sổ Bullet Journal, tôi chỉ dùng kế hoạch hàng ngày cho những nhiệm vụ không liên quan đến công việc. Ở phía bên phải, tôi phác thảo một lịch trình sơ bộ một ngày của mình. Tôi chỉ quyết định những nhiệm vụ liên quan đến công việc mà tôi sẽ giải quyết sau khi đã thông qua một tài liệu Word có tên "Danh Sách Nhiệm Vụ Chính" được lưu trên máy tính. Tài liệu đó bao gồm một danh sách các khách hàng, tên của một người là một tiêu đề riêng biệt. Sau mỗi tiêu đề, tôi xem lại lần cuối tôi làm việc của họ là khi nào, tôi đã làm những việc gì với nó, và những công việc nào còn sót lại chưa giải quyết. Khi tôi hoàn thành nhiệm vụ, tôi gạch tên nó và gõ nhiệm vụ tiếp theo bên dưới nhiệm vụ cuối cùng. Cơ bản đây là một cách tôi kiểm soát công việc tôi đã làm, công việc còn lại phải giải quyết, và tôi đã mất bao nhiêu thời gian kể từ khi tôi thiết lập công việc.

Đầu mỗi tuần, tôi xác định các nhiệm vụ tôi cần hoàn thành trong 5 ngày tới. Sau đó tôi sắp xếp công việc theo 3 cấp độ:

- Cấp độ 3 là những công việc chỉ cần chưa đến 30 phút để hoàn thành;

- Cấp độ 2 là những nhiệm vụ thường mất ít hơn 1 giờ;

- Cấp độ 1 là những nhiệm vụ nhiều hơn 1 giờ.

Sau đó, giống như việc ghép các mảnh của trò chơi xếp hình, tôi so sánh danh sách nhiệm vụ với lịch họp trong tuần, và xác định khi nào tôi có thể tập trung làm việc. Trong khoảng thời gian tập trung làm việc, tôi chỉ làm một nhiệm vụ cấp độ 1. Những nhiệm vụ này đòi hỏi nhiều đầu óc nhất và tôi cần rất nhiều thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành chúng.

Tôi cũng lên kế hoạch làm một công việc cấp độ 2 mỗi ngày, thường tôi chia chúng ra làm 2 giai đoạn, khoảng thời gian giữa 2 giai đoạn tôi làm hàng loạt các nhiệm vụ cấp 3. Nếu ngày hôm đó tôi không có quỹ thời gian đủ lớn để làm nhiệm vụ cấp 1, tôi sẽ cố gắng hoàn thành 1 đến 2 nhiệm vụ cấp độ 2. Tất cả đều phụ thuộc vào những hạn chế trong lịch trình của tôi.

Mặc dù "Danh Sách Nhiệm Vụ Chính" là một văn bản word trên máy tính văn phòng, tôi vẫn viết tay các nhiệm vụ hàng tuần cũng như lịch trình hàng ngày. Một khi tôi lướt qua file "Danh Sách Nhiệm Vụ Chính", tôi có thể xác định được toàn bộ kế hoạch của mình trong một tuần.

Tôi thích nó: Đối với một luật sư, nó giúp tôi bảo mật và tôi có thể điều chỉnh thói quen làm việc của mình bất cứ lúc nào, tôi chỉ cần mở máy tính xách tay của mình lên. Tôi làm càng nhiều những nhiệm vụ riêng lẻ, thì khả năng tập trung của tôi càng tăng.

Thiết lập một ngân sách và theo dõi chi tiêu của bạn

Vào ngày cuối tuần cuối cùng của tháng, tôi hẹn hò với bạn bè. Tôi ngồi uống một tách cà phê, xem lại tình hình tài chính của bản thân, và bắt đầu phác thảo một ngân sách cho tháng tới. Hầu hết, ngân sách của tôi nằm trong bảng tính Excel cơ bản. Tôi sẽ theo dõi chi tiêu hàng ngày theo danh mục bằng ứng dụng Notes khi tôi còn dùng iPhone, hoặc bằng Google Notes khi tôi chuyển sang dùng Android. Tuy nhiên, vấn đề là tôi không bao giờ biết được chính xác số tiền tôi có sẵn để chi tiêu cho mỗi danh mục. Bởi để biết được điều này, tôi phải mở Excel và thêm vào tất cả các số liệu. Đây là điều mà tôi không thể làm trên máy bay.

Theo dõi thói quen cá nhân

Theo dõi thói quen cá nhân là một hoạt động mới mẻ đối với tôi. Nếu nói tôi đang cố gắng tập quen với việc cập nhật nhật ký thói quen của mình mỗi ngày, thì tôi đang nói dối. Nhưng nói chung, Bullet Journal đã làm tốt nhất so với bất kỳ công cụ nào mà tôi đã từng sử dụng trong việc giúp tôi nắm rõ chế độ ăn uống, tập luyện và chi tiêu của mình.

Với nhật ký bữa ăn hàng tuần của mình, tôi theo dõi những gì tôi ăn vào bữa sáng, trưa, tối và ăn nhẹ. Vào Chủ nhật hoặc thứ Hai, tôi sẽ lên kế hoạch bữa trưa và bữa tối cho tất cả các ngày trong tuần (và cuối tuần tôi sẽ được tự do tất cả các bữa ăn). Nó không khó như vậy đâu, bạn chỉ mất 10 phút mỗi ngày để tra các công thức đơn giản online và chia đều ra từng bữa bạn đã lên kế hoạch nấu ăn. Bước đơn giản này đã giúp tôi giảm được một khối lượng tiền ít nhất 80% so với số tiền mà tôi chi tiêu vào thức ăn mang đi trước đây.

Nếu điều này có vẻ làm bạn nản chí, thì hãy yên tâm rằng trước ngày thứ Tư, tôi bắt đầu mất sức và khao khát được giảm số buổi nấu ăn. Nhưng bởi vì mấy cái công thức thường dành cho nhiều người ăn, cuối cùng tôi có rất nhiều thức ăn thừa để ăn vào cuối tuần. Mặc dù tôi lên kế hoạch cho bữa ăn của mình nhưng tôi chỉ thực sự nấu từ thứ 2 đến thứ 4, ăn thức ăn thừa vào thứ 5 đến thứ 6, sau đó gọi món hoặc đi ăn vào cuối tuần.

Để giữ gìn sức khoẻ, tôi cũng dùng nhật ký hàng tháng để theo dõi tôi có tập thể dục thường xuyên không. Còn nếu mua cà phê mang đi là một thú vui tiêu cực của tôi thì tôi theo dõi điều này trong nhật ký hàng tháng của mình bên cạnh theo dõi việc tập thể dục. Mỗi ngày tôi không mua cà phê, tôi vẽ một chữ X. Như bạn có thể thấy, các chữ X tăng dần lên, duy trì cái đã để tôi cải thiện bản thân.

Những gì tôi bỏ qua từ phương pháp Bullet Journal

Một số ít quy trình trong phương pháp Bullet Journal không phù hợp với một luật sư hay nhà văn như tôi. Đầu tiên phải kể đến là Nhật Ký Hàng Ngày. Đơn giản là tôi không thể nhập các nhiệm vụ trong khi tôi đang di chuyển. Thực tế là tôi có các cuộc họp, các chuyến thăm ngẫu hứng từ khách hàng,…

Tôi cũng cảnh giác khi xác định Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất của mình như Leo Babauta trong Zen Habits bởi vì một khách này hàng không quan trọng hơn một khách hàng khác. Thay vào đó, như tôi đã đề cập từ trước, tôi có một tài liệu Danh Sách Nhiệm Vụ Chính trông giống như thế này:

Barney Smith

Làm việc lần cuối: 30/11/2018

Gửi cập nhật cho khách hàng qua e-mail

Gọi tư vấn đối lập về đề nghị phản đối.

Rory Smith

Làm việc lần cuối: 25/10/2018

Chờ để nhận quyết định

Gọi cho khách hàng và hỏi thông tin thuế

Sử dụng Danh Sách Nhiệm Vụ Chính và danh sách nhiệm vụ hàng tuần trong Bullet Journal, tôi phác thảo lịch làm việc hàng ngày và điều chỉnh cho phù hợp mỗi khi có điều gì đó bất ngờ xuất hiện. Điều quan trọng là ở một cấp độ cơ bản, bạn biết bạn đã sử dụng thời gian của mình như thế nào.

Nhật ký tương lai của Bullet Journal cũng không phù hợp với tôi trong việc làm thế nào để tôi lên kế hoạch và nghĩ về tương lai. Các sự kiện duy nhất được tôi ghi nhận là kỳ nghỉ tới, nhưng tôi thực sự không cần kiểm soát chúng. Có thể là vào một thời điểm nào đó tôi sẽ tìm ra được cách sử dụng danh mục này, nhưng tôi sẽ không cố gắng tạo ra một vấn đề chỉ để sử dụng nó.

Bullet Journal là một công cụ rất tuyệt vời cho cá nhân nào muốn một hệ thống đơn giản nhưng có thể tùy chỉnh để tổ chức cuộc sống của mình. Một khi bạn đã thích nghi với hệ thống bạn cần, bạn sẽ thấy rõ lợi ích ngay lập tức.

Không có điểm đích đến, chỉ cần bạn cải tiến liên tục.

Một điều cần lưu ý là, khi mới bắt đầu, phương pháp này không hề đắt. Bạn không cần phải sử dụng Bullet Journal xịn xò. Bạn chỉ cần một cây bút và một tờ giấy.

Nó cũng ít cứng nhắc. Khi bạn đã tạo ra các hạng mục của mình, các nhiệm vụ ghi trong đó trở nên nhanh chóng và tự động, và thậm chí thú vị. Bây giờ bạn đang trông ngóng được mở cuốn sổ tay của mình và háo hức bắt tay vào việc ghi ra những ý tưởng, những suy nghĩ, và những lo lắng đang trôi nổi trong tâm trí bạn.

Hơn thế nữa, nghiên cứu đã chỉ ra rằng viết ghi chú cải thiện trí nhớ và khả năng hiểu của bạn, trái ngược với việc gõ máy. Bộ não của bạn hiểu việc ghi chú đơn giản là một việc lục lại trí nhớ một cách đáng tin và đáng chú ý.

Còn nếu có thứ gì đó không phù hợp, thì không vấn đề gì cả. Mỗi người phù hợp với một bố cục khác nhau, do đó, thử nghiệm là điều cần thiết.

Mai Lâm