Tôi đã có năm 2019 rực rỡ, bỏ công sức tối thiểu và mang hiệu quả tối đa: Năm 2020 tôi sẽ tiếp tục vận dụng bí kíp 'INK-P'
Nhiều người thường hỏi, làm thế nào để họ có thể quản lý hết các nhiệm vụ, kiến thức và những vấn đề hóc búa… Những điều bạn băn khoăn đơn giản chỉ là lên kế hoạch thật chu toàn trước khi làm.
1. Công việc
Nhiều bạn sẽ nghĩ rằng: "Tôi có quá nhiều việc và dự án phải làm, thì chẳng có thời gian lên lịch trình đâu. Tôi chưa đủ bận à?" Thật ra không phải vậy.
Có một thứ gọi là "nguyên tắc linh hoạt". Nghĩa là khi có một thứ trong tay, tôi phải nghĩ về nó đầu tiên: Nếu tôi không làm việc này sẽ bị hậu quả gì? Không làm thì liệu có được không? Deadline là khi nào? Tôi có thể chuyển nó cho người khác xử lý phần tiếp theo không? Có thể bỏ một số bước không cần thiết không?...
Trong trường hợp này, trước tiên hãy thực hiện đánh giá tổng thể mọi thứ về đối tác, sau đó chọn ra những gì phải làm và đưa cho họ khung thời gian gần đúng.
Đừng để những nhiệm vụ đó trước mặt cho vui mà phải liên tục thay đổi góc nhìn chi tiết và toàn cục. Lập một kế hoạch sơ bộ của một ngày, biết những gì bạn nên làm trong ngày và tập trung vào những gì bạn phải làm.
Để đơn giản hóa danh mục chi tiết công việc của mình, bạn cần tập trung vào ba điều. Đó là:
- Lên lịch trong tuần này, nghĩa là lên kế hoạch cho mọi thứ bạn cần làm trong tuần.
- Theo dõi liên tục: Không giới hạn thời gian hoàn thành, nhưng phải thực hiện liên tục mỗi ngày để không làm biếng.
- Sắp xếp kế hoạch: những thứ khác bên cạnh những việc chính cần làm.
Nói tóm lại, quá trình này là:
Khi bạn nhận được một nhiệm vụ mới, trước tiên bạn sẽ sử dụng "nguyên tắc linh hoạt" ở trên để hỏi xem có cần thiết phải lên kế hoạch không, nếu bạn cảm thấy không cần thiết làm thì bỏ qua.
Nếu việc đó bạn phải lên kế hoạch, hãy nghĩ: Deadline cần phải nộp là khi nào? Nếu là tuần này, hãy dành ra một khoảng thời gian ưu tiên trước và đây là thời gian nhất định (để tránh rơi vào "hiệu ứng Parkinson"), sau đó đưa nó vào "Lịch trình trong tuần" và viết ngày cụ thể.
Ngoài ra còn có một vài Lời khuyên khi rơi vào "Lịch trình trong tuần":
Trước tiên hãy dự trữ khoảng 4-5 giờ mỗi ngày. Sau đó, ước tính thời gian cần thiết cho nhiệm vụ này và xem lịch làm việc hiện tại. Không nhất thiết chọn khoảng thời gian mỗi ngày phải như nhau. Nếu hôm nay bạn rảnh 3 tiếng, ngày mai bạn rảnh 5 tiếng thì cũng chẳng sao cả. Còn nếu thứ hai tôi bận thì tôi sẽ xếp qua thứ ba...
Nếu nhiệm vụ này sẽ chốt sổ trong một khoảng thời gian, ví dụ: có một cuộc họp cần được tổ chức vào chiều thứ bảy thì tôi sẽ đánh dấu khoảng thời gian cụ thể và tự nhủ: khoảng thời gian này đã bị khóa, hãy nhớ bắt đầu bằng cách khấu trừ vào thời gian riêng của mỗi ngày để làm từ từ.
Nếu không có thời hạn rõ ràng cho công việc này, hãy liệt nó vào "Lịch trình trong tuần", miễn là trong tuần đó phải xong, đừng dây dưa sang tuần tiếp theo.
Nếu vấn đề có tính dài hạn và nối tiếp (chẳng hạn như theo dõi gia công) thì sẽ rơi vào "theo dõi liên tục".
Nếu không phải, hãy ném nó vào "Kế hoạch cần sắp xếp".
Thực tế, tôi đã thử và sau đó vào mỗi chủ nhật, tôi sẽ đánh giá chung tất cả những điều trong "Lịch trình trong tuần", sau đó lập kế hoạch và làm theo quy trình trước đó để tiếp tục phân loại tất cả những thứ cần hoàn thành. Ưu điểm của điều này là bạn có thể giữ cho danh sách nhiệm vụ của mình thật mới mẻ và tập trung vào "tất cả những việc bạn phải làm" một cách hiệu quả, mặt khác, khi bạn chuyển sang "chế độ toàn cảnh", bạn cũng có thể xem qua và có một cái nhìn tổng quan, rõ ràng và biết phân bổ thời gian của bạn.
Hãy đặt tên lịch trình của bạn thật dễ nhớ và liên quan đến tài liệu của bạn.
Ví dụ: nếu tôi đi ra ngoài thường xuyên, tôi sẽ đặt một nhãn gọi là "bên ngoài." Tất cả những điều cần phải được thực hiện một cách thường xuyên thì đặt là " thường cần". Cứ như vậy, mỗi khi tôi ra ngoài, chỉ cần bật laptop lên thì tôi sẽ mở tab này và xử lý tài liệu dễ dàng.
Một ví dụ khác, tôi thường thu thập một số tài liệu và tài liệu học tập thú vị và hữu ích, nhưng tôi sẽ không để chúng trong mục yêu thích của mình, tôi sẽ đặt là học tập. Khi mở tệp lên là tôi có hàng tá tài liệu học tập tôi cần.
Tóm lại: Tôi sẽ phân chia và sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo hai chiều: Một là một danh sách công việc cần làm và lập kế hoạch. Cái còn lại là đặt nhãn cho tệp đễ dễ tìm kiếm và xử lý nhanh hơn.
2. Thông tin
Có một câu hỏi: Làm thế nào để bạn tự quản lý kiến thức?
Thực tế thật phũ phàng và khiến tôi xấu hổ, tôi không quản lý kiến thức nhiều. Tất cả kiến thức phải có khả năng lưu chuyển và sử dụng nó để tạo ra giá trị. Nếu không, nó sẽ chỉ trở thành một " thông tin chết".
Hãy suy nghĩ về bao nhiêu bài viết, liên kết và thông tin bạn đã tích lũy trong não và chưa bao giờ sử dụng nó, bạn có thấy phí không?
Do đó, cấu trúc ghi chú tôi sử dụng bây giờ là phương pháp ghi chú "INK-P".
Cụ thể, nó được chia thành 4 máy tính xách tay:
Inbox (đang chờ xử lý): Tất cả thông tin nhận được đều được để ở đây và sau đó được phân phối chậm.
Note (để tham khảo): Đối với các điểm kiến thức thu được từ Inbox, khi tôi bổ sung và hoàn thiện, tôi sẽ đặt nó vào thẻ kiến thức và lưu trữ trong Note.
Knowledge (chủ đề): Có hai loại:
Đầu tiên là sự tích lũy và xây dựng của tôi về một chủ đề nhỏ. Bất cứ khi nào những ý tưởng mới được tạo ra và có được nhận thức mới, tôi đưa chúng vào để hoàn thành chủ đề. Thứ hai là một cái gì đó có hiệu quả lâu dài và cần phải được cập nhật theo thời gian. Cuối cùng, đích đến của thông tin này sẽ đến Project . Khi tôi cảm thấy rằng sự hiểu biết của tôi về một chủ đề đã đủ, tôi chuyển nó sang P, ví dụ như là một bài viết, hoặc như một phương pháp hoặc sơ đồ và thử nó trong thực tế, đưa ra phản hồi. Kinh nghiệm và ghi chú cập nhật vào trang ghi chú này.
Ngoài ra còn có một cuốn sổ tay, để lưu trữ thông tin. Đây là một "dòng chảy" hoàn chỉnh: Tất cả thông tin được thu thập và tôi sẽ luôn được nhắc nhở rằng tôi có bao nhiêu thông tin "được xử lý". Sau khi chủ đề được đọc và bổ sung thông tin hoàn hảo, hãy tạo một thẻ kiến thức và đặt nó vào N để tham khảo trong tương lai. Kết quả của việc tích hợp một số thẻ kiến thức, hoặc nội dung cần được cập nhật bất cứ lúc nào, được đặt trong K. Cuối cùng, nếu những kết quả này có thể được thực hành, đầu ra và áp dụng, chúng có thể được chuyển sang P và trở thành một "dự án".
3. Dự án:
Sự khác biệt giữa "dự án" ở đây và P trong phần trên là gì? Bạn có thể hiểu rằng: P trong mục thông tin là một dự án nhỏ - chẳng hạn như ý tưởng về một bài báo, một bản dùng thử phần mềm ... còn dự án đang đề cập như vậy là một dự án lớn. Nó thường kéo dài vài tháng và có thông tin và nhiệm vụ rất tẻ nhạt đòi hỏi phải can thiệp và theo dõi liên tục.
Sau đó, hãy tạo một trang ghi chú với mỗi dự án lớn cụ thể, tôi sẽ tạo một trang ghi chú khác và chia nó thành ba phần:
Theo dõi: Những điều cần tôi chủ động.
Ghi lại: Mỗi khi bạn thực hiện một bước tiến lớn hoặc đạt được kết quả theo giai đoạn, hãy viết ra tổng quan của nó.
Ghi nhớ: Thông tin liên quan đến dự án thuận tiện cho việc xem xét kịp thời.
Tất cả các chiến lược phải duy trì sự cân bằng: đủ nhẹ để được thực hiện mà không cần đòi hỏi phải có trí tuệ, đồng thời nó hoàn toàn đủ để điều chỉnh cuộc sống.
Ngoài ra, hãy ghi nhớ một câu: Tất cả các phương pháp cuối cùng phải là phù hợp. Không phải là mọi người thích nghi với các phương pháp, mà là các phương pháp để thích ứng với mọi người.
