Mẹo làm 'việc lớn' nhanh nhất bất kỳ ai cũng cần biết
Những nhiệm vụ nhỏ và các dự án lớn đều rất quan trọng trong lịch trình hàng ngày của chúng ta. Cả hai nhóm công việc này đều có điểm chung là bổ sung một vài thứ gì đó cho chúng ta và đều phải được hoàn thành.
Nội dung nổi bật:
- Việc đầu tiên bạn cần làm là phân loại công việc lớn nhỏ, mức độ tập trung cần tới. Tiếp theo hãy xem xét tới bạn mạnh nhất là thời điểm nào trong ngày để phân bổ công việc phù hợp.
- Với những nhiệm vụ khó, đòi hỏi tập trung cao, hãy thực hiện vào lúc bạn 'khỏe nhất'.
- Với những nhiệm vụ ngốn thời gian, hãy ủy quyền hoặc chia nhỏ công việc ra theo cách phù hợp nhất với bạn.
Những nhiệm vụ nhỏ và các dự án lớn đều rất quan trọng trong lịch trình hàng ngày của chúng ta. Cả hai nhóm công việc này đều có điểm chung là bổ sung một vài thứ gì đó cho chúng ta và đều phải được hoàn thành. Sẽ có những lúc bạn băn khoăn nên làm điều gì trước, điều gì sau để hoàn thành danh sách công việc của mình. Sau đây là cách đơn giản để bạn giải quyết câu hỏi này. Nhưng trước tiên bạn phải xác định thế nào là một dự án lớn.
Thế nào là một dự án lớn?
Đó sẽ có thể hàm ý 'khó khăn', một công việc đòi hỏi mức độ tập trung cao, hoặc có thể bạn phải dành thời gian lớn phân bổ cho nó. Một khía cạnh khác cần xem xét đến là việc chiến đấu với sự nhàm chán, bởi loại nhiệm vụ này không phải là thách thức mà nó chỉ cần bạn kiên trì để hoàn thành.
Điều chúng ta cần bàn đến đầu tiên là một dự án lớn kèm theo đó là thách thức. Đó là loại công việc đòi hỏi một mức độ cao hơn của việc tập trung. Cách duy nhất để bạn có thể hoàn thành dự án này là tập trung toàn bộ tâm trí và đặt tất cả những thức khác sang một bên.
Nhìn vào chính bản thân bạn
Việc tiếp theo sau khi phân loại nhiệm vụ là tự soi lại chính mình. Hãy tự hỏi mình, "Đâu là thời điểm mạnh nhất trong ngày của tôi? Buổi sáng có phải là thời điểm tôi sung sức nhất không? Hay tôi sẽ làm việc tốt nhất sau khi đã được khởi động sau một hay vài giờ bằng những dự án nhỏ hơn trong danh sách không?”
Sức mạnh nhất trong ngày bao gồm thời gian nảy ra ý tưởng để đối phó với các dự án lớn. Cuối cùng, tính chất của dự án là gì? Đây có phải là dự án lớn độc lập có thể đứng riêng và được thực hiện theo cách riêng của nó?
Hay đây là nhiệm vụ thuộc một phần của một chuỗi cần hoàn thành để mang lại kết quả cuối cùng? Nếu nó là một dự án độc lập, hãy sắp xếp lại danh sách phải làm để thực hiện nó vào thời điểm phong độ tốt nhất của bạn trong ngày.
Nếu dự án này là một phần của chuỗi lớn của các quá trình, hãy dành thời gian ngồi xuống với cá nhân chịu trách nhiệm tiếp theo và nói rõ hoàn cảnh của bạn. Hãy giải thích rằng các dự án khác cũng quan trọng không kém và đây không phải công việc duy nhất trong ngày của bạn. Ngược lại bạn cũng tìm ra hoàn cảnh của họ là gì và tìm ra cách giải quyết phù hợp cho cả hai. Ví dụ, nếu không ảnh hưởng đến đồng nghiệp của bạn nếu phần việc của bạn hoàn thành trong ngày, hãy cân nhắc xem bạn có cần làm ngay nó vào buổi sáng không? Thậm chí nếu thời gian nới tới 2 ngày, bạn cũng sẽ dễ dàng sắp xếp công việc của mình hơn.
Giải quyết sao với những dự án lớn không thách thức nhưng “ngốn” thời gian?
Một từ duy nhất dành cho bạn: Ủy quyền. Thời gian chính là tài sản quý giá nhất của bạn nên những dự án ngốn thời gian nhưng không thách thức nên giải quyết bằng việc thuê ngoài để dành tâm huyết cho những việc thách thức hơn. Nhưng nếu việc ủy quyền không là lựa chọn, thì có 2 bước quan trọng bạn cần lưu ý để hoàn thành chúng theo cách có lợi nhất:
1. Kiểm tra các nhiệm vụ khác trong danh sách việc cần làm. Có phải tất cả các bài tập trong danh sách này quan trọng không kém, ví dụ, hoàn tất chúng trong cùng một thời gian nhất định? Có thể trông nhiệm vụ này khá hấp dẫn như là bắt đầu với một dự án lớn nhưng có thể nó là việc đơn giản nhất trong danh sách, đừng bắt đầu ngày của bạn bởi nó. Hãy bắt đầu bằng những nhiệm vụ khác của bạn gần với thời hạn và khó nhằn hơn.
2. Thực hiện một ước lượng bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó. Nếu bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ này trong một ngày, hãy chia nhỏ nó thành một dự án trọn tuần. Hãy cam kết dành vài giờ cho nó và kết thúc phần chia của mỗi ngày. Vì khi bạn chia nhỏ, công việc sẽ trở nên đơn giản và không đòi hỏi nhiều tập trung, suy nghĩ vòa nó, từ đó bạn sẽ cảm thấy dễ chịu hơn, kỷ luật với bản thân hơn trong việc nhớ rằng bạn có những nhiệm vụ khác quan trọng hơn. Hãy nhớ rằng đó không phải là cách làm tốt nhất nhưng nó sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.
>> Làm sao để giữ chân nhân tài khi bạn chưa thể tăng lương ngay cho họ?
Thảo Nguyên
