Làm sao để đọc báo báo tài chính chỉ trong 1 phút?

Bạn là chủ doanh nghiệp vừa & nhỏ, bạn đang giao phó toàn bộ công việc kế toán cho một nhân viên. Nhân viên này hàng ngày vẫn thực hiện đều đặn việc ghi chép sổ sách kế toán cho công ty bạn. Bạn thấy sổ sách được làm rất đầy đủ và gọn gàng nên bạn cảm thấy rất tin tưởng vào cô kế toán này. Nhưng liệu bạn có thể biết sổ sách kế toán của mình làm đúng hay sai hay không?

(Xem thêm: 4 lời khuyên kế toán dành cho các doanh nhân trẻ)

Bạn là chủ doanh nghiệp và bạn biết việc tìm hiểu tài chính, kế toán doanh nghiệp là rất quan trọng. Nhưng khi đọc về mấy cuốn sách về kế toán, tài chính và thuế thì thật ngán ngẩm vì nó quá khó hiểu. Cách giải thích dài dòng lại phải tài khoản này, tài khoản nọ khiến bạn rối tung lên. Nó không phải dành cho bạn mà dành cho những người kế toán. Bạn là chủ doanh nghiệp, bạn chỉ muốn biết đâu là những tài khoản quan trọng, nó có ý nghĩa gì và cho biết gì về doanh nghiệp của mình. Bạn cũng cần giải thích thật ngắn gọn và đơn giản chứ không phải dài dòng và khô khan như những cuốn sách khoa học.

Tôi hiểu bạn cảm thấy như thế nào khi phải đối mặt với những bức xúc trên. Hãy quên đi những cuốn sách khô cứng về kế toán, những quyền sách dày cộp về tài chính doanh nghiệp, tôi sẽ chia sẻ với bạn những chỉ số quan trọng nhất của doanh nghiệp mà bạn cần quan tâm một cách nhanh nhất.

Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ giúp bạn đọc Báo cáo tài chính công ty – một công cụ thiết yếu để quản lý tài chính doanh nghiệp. Báo cáo tài chính gồm có 3 loại báo cáo quan trọng nhất: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Với chỉ 1 phút, tôi sẽ giúp bạn hình dung bức tranh tài chính toàn cảnh doanh nghiệp với những thông số quan trọng nhất. Bạn sẽ biết doanh nghiệp mình liệu có thực sự là khỏe mạnh như mình vẫn nghĩ hay không?

1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Đây là bản báo cáo cho biết công ty đạt được doanh số bao nhiêu, chi phí như thế nào và lợi nhuận còn lại là bao nhiêu. Tóm lại Bản báo cáo này cho biết doanh nghiệp lãi hay lỗ như thế nào. Bản báo cáo này có thể thực hiện theo hàng quý hay hàng năm.

Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chúng ta cần chú ý một số loại tài khoản sau:

* Doanh thu

Tài khoản doanh thu theo dõi tất cả doanh số khi bán được hàng và được chấp nhận thanh toán. 

Doanh thu = Giá sản phẩm * Số lượng sản phẩm bán ra.

Tài khoản Doanh thu bán hàng chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ báo cáo, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền. Thông thường các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, Doanh thu đối với các sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT là giá bán chưa có thuế VAT.

Ví dụ, nếu công ty bán được 1.000 bộ quần áo, mỗi bộ trị giá 100.000 đ chưa thuế VAT, doanh thu sẽ là 100.000.000 đ.

Việc ghi chép doanh thu một cách thường xuyên và chính xác là đặc biệt quan trọng để biết doanh nghiệp đang đứng ở đâu. Thông thường, để xây dựng một công ty thành công, mức tăng trưởng cần phải đạt được là 20%/năm.

* Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán đại diện cho tất cả chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm hay dịch vụ để bán. Đối với công ty cung cấp dịch vụ thì nó cũng được biết đến như chi phí bán hàng. Giá vốn hàng bán bao gồm: Lương nhân viên, Vật liệu thô, Chi phí nhà cung cấp, Chi phí sản xuất, Giá bán sỉ hàng hóa…

Ví dụ: Chi phí để may 1 bộ quần áo là 100.000 đồng, bạn bán được 1.000 bộ thì giá vốn hàng bán sẽ là: 100.000.000 đồng.

Đối với một công ty thương mại thì giá vốn hàng bán là tổng chi phí cần thiết để hàng có mặt tai kho ( Bao gồm Giá mua từ nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm,…). Ví dụ: Công ty máy tính X nhập máy tính từ nhà cung cấp với giá 10 triệu đồng, Chi phí vận chuyển là 500.000 đồng thì giá vốn hàng bán là 10,5 triệu đồng.

Để doanh nghiệp có lãi, bạn phải tìm cách để giảm giá vốn hàng bán nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Ví dụ: Bạn có thể tìm các nguyên vật liệu rẻ hơn, Thuê ngoài dịch vụ, Gia công cho các đối tác có chi phí thấp hơn hoặc sử dụng kỹ thuật mới để tăng hiệu quả hoạt động. Rất nhiều công ty thất bại do người chủ không quan tâm đến chi phí sản xuất. Hệ quả là doanh thu lớn nhưng thực chất doanh nghiệp lại không có lãi.

* Lợi nhuận gộp

Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán. Để theo dõi lợi nhuận gộp doanh nghiệp cao hay thấp, người ta sử dụng tỷ lệ lợi nhuận gộp dưới dạng phần trăm:

Tỷ lệ lợi nhuận gộp = ( Lợi nhuận gộp/Doanh thu) * 100%

Ví dụ: Tỷ lệ lợi nhuận của công ty là 25% có nghĩa là cứ mỗi 100.000 đồng bán được, công ty kiếm được là 25.000 đồng

Chỉ số này cho biết mỗi đồng doanh thu thu về tạo ra được bao nhiêu đồng thu nhập. Tỷ lệ lợi nhuận gộp là một chỉ số rất hữu ích khi tiến hành so sánh các doanh nghiệp trong cùng một ngành. Doanh nghiệp nào có tỷ lệ lợi nhuận gộp cao hơn chứng tỏ doanh nghiệp đó có lãi hơn và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh của nó. Để xây dựng một công ty thành công, bạn phải đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận gộp cao hơn mặt bằng chung trong nghành của mình.

* Chi phí cố định

Chi phí cố định là những khoản chi phí không thay đổi khi mức sản lượng thay đổi, bao gồm: chi phí bán hàng và tiếp thị, tiền lương cố định, thuê văn phòng, cước viễn thông, phí vận chuyển, nghiên cứu và phát triển và khấu hao tài sản cố định.

Thông thường, các doanh nghiệp đều cố gắng cắt giảm chi phí, từ việc kiểm duyệt từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên cuối cùng hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên cho là giám đốc còn “ keo kiệt”. Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ thường gặp lúng túng giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và tạo ra ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Dẫn tới doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải quyết các chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.

Để kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần phải lập định mức chi phí tức là khoán định mức cho các khoản chi phí theo tiêu chuẩn cụ thể. Trên cơ sở phân tích dữ liệu trước đây và thu thập thông tin chi phí thực tế, doanh nghiệp cần lên ngân sách cho các chi phí cố định của công ty và theo dõi các khoản chi phí thường xuyên để đảm bảo không vượt ngân sách

* Lợi nhuận ròng

Đây là số tiền bạn thật sự kiếm được sau khi trừ tất cả chi phí, kể cả thuế. Đây là lợi nhuận dùng để tái đầu tư vào kinh doanh và trả cổ tức.

Lợi nhuận ròng = Doanh thu- Giá vốn hàng bán – Chi phí cố định – Thuế

Mục tiêu của doanh nghiệp thành công là đạt mức tăng trưởng lợi nhuận ròng ít nhất 20%/năm.

Đón đọc phần tiếp theo: Bảng cân đối kế toán và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

>> 5 cách giúp Start-up kiểm soát tiền bạc dễ dàng mà không lãng phí thời gian

Nguyễn Đương

kyanh