Nghịch lý "mắc kẹt trong văn phòng" ở công sở Việt Nam: Nhân viên năng suất hơn với giờ làm việc linh hoạt, nhưng sếp lại muốn họ luôn có mặt tại công ty!
Cuộc khảo sát cho thấy hầu hết nhân viên và nhà tuyển dụng đồng ý rằng năng suất là một yếu tố rất quan trọng cần được cải thiện. 68% NLĐ làm việc hiệu quả từ 4 đến 6 giờ mỗi ngày. Chỉ có 14% những người cảm thấy làm việc hiệu quả hơn 7 giờ.
Theo Báo Cáo Thường Niên Kinh Tế Việt Nam 2018, năng suất lao động của Việt Nam mặc dù có sự tăng trưởng nhưng vẫn xếp hạng thấp nhất châu Á. Năng suất trung bình ở Việt Nam tăng 36%, tuy nhiên, Tổng cục Thống kê cho biết năng suất lao động của Việt Nam chỉ bằng 1/18 Singapore, 1/16 của Malaysia và 1/3 của Thái Lan và Trung Quốc.
Để hiểu rõ hơn về nguyên nhân của thực trạng này, Công ty Adecco Việt Nam đã tiến hành nghiên cứu trên khoảng 500 nhân viên văn phòng và 200 người sử dụng lao động tại Việt Nam.
Cuộc khảo sát cho thấy hầu hết nhân viên và nhà tuyển dụng đồng ý rằng năng suất là một yếu tố rất quan trọng cần được cải thiện. 68% NLĐ làm việc hiệu quả từ 4 đến 6 giờ mỗi ngày. Chỉ có 14% những người cảm thấy làm việc hiệu quả hơn 7 giờ. Trong khi đó, người Trung Quốc lại tuân thủ văn hóa 996, có nghĩa là làm việc từ 9 giờ sáng đến 9 giờ tối, 6 ngày mỗi tuần. Điều này đặt ra câu hỏi liệu giờ làm việc dài hơn có tạo ra năng suất cao hơn ở Việt Nam không? Nếu không, các yếu tố làm hạn chế mức năng suất là gì?
Bị mắc kẹt trong văn phòng
Khảo sát của Adecco Việt Nam cho thấy, 78% doanh nghiệp mong muốn nhân viên của họ luôn có mặt tại văn phòng. Một phần ba người sử dụng lao động nghĩ rằng việc ở trong văn phòng không ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của nhân viên, dù thực tế điều đó không đồng nghĩa là mọi người đang tích cực đóng góp vào công việc.
Tuy nhiên, 83% người lao động nói rằng thời gian làm việc linh hoạt sẽ làm tăng năng suất của họ. Vì văn hóa tổ chức ở Việt Nam thường quy định nhân viên có mặt tại nơi làm việc toàn thời gian, 54% NLĐ thường xuyên hoặc thỉnh thoảng ở lại làm việc muộn cho dù họ không có nhiệm vụ được giao.
Trên thực tế, một nhân viên ở lại văn phòng không có nghĩa là người đó đang làm việc hiệu quả. Họ thừa nhận rằng buổi chiều không phải là thời gian tràn đầy năng lượng nhất của họ, mà là buổi sáng (từ 7 giờ đến 11 giờ).
Về phía người sử dụng lao động, hơn một nửa trong số họ quan sát thấy rằng nhân viên vẫn đến văn phòng khi họ bị ốm hoặc cảm thấy không khỏe. Một nhân viên bị ốm, kiệt sức, không tỉnh táo hoặc mất tập trung có thể dễ dàng gây ra vấn đề cho các đồng nghiệp khác. Tương tự, áp lực phải có mặt đúng giờ khiến người lao động vẫn cố gắng đến văn phòng ngay cả khi không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Nhiều thứ xao nhãng xung quanh
Những yếu tố có khả năng gây mất tập trung của người lao động là email, thông báo điện thoại hoặc các cuộc họp.
55% mọi người nhận được nhiều hơn 15 email mỗi ngày, đặc biệt 14% người lao động phải đọc hơn 40 email. Quá nhiều thông tin đòi hỏi sự chú ý và phản hồi của họ làm cắt giảm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
Bên cạnh đó, 54% người lao động thường kiểm tra điện thoại hơn 10 lần trong ngày. Công nghệ có thể tạo ra sự phân tâm và gây nghiện vì những việc cá nhân hoặc mạng xã hội, được coi là nguyên nhân gây mất tập trung hàng đầu. Nghiên cứu từ Inc. trong năm nay chỉ ra rằng sự phân tâm làm mất đi năng suất nhân viên trong vòng 20 phút hoặc hơn nữa.
Một cuộc khảo sát gần đây của People Management cho thấy rằng thời gian dành cho các cuộc họp tương đương với khoảng 15% thời gian làm việc của nhân viên. Các cuộc họp kéo dài nhưng không có mục tiêu rõ ràng, hoặc có nhiều người không liên quan tham gia sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của nhân viên. Vì vậy, mọi người thích thảo luận chung chỉ khi thực sự cần thiết, thay vì các cuộc họp định kỳ.
Năng suất, sau tất cả, không đồng nghĩa với làm việc quá giờ hoặc có mặt tại văn phòng. Khi người lao động không cảm thấy có năng lượng, họ sẽ không hoàn thành nhiệm vụ đề ra đúng thời hạn. Vậy người sử dụng có thể làm gì để cải thiện năng suất của nhân viên? Dưới đây là những gợi ý từ các chuyên gia nhân sự của Adecco Vietnam:
Cải thiện kỹ năng quản lý
Trong khi 40% người lao động nhận ra rằng quản lý kém làm giảm năng suất của họ, thì có tới 78% người lao động đồng ý với điều đó.
Ông Andree Mangels, Tổng Giám đốc Adecco Việt Nam đưa ra lời khuyên: Các nhà quản lý giỏi luôn tôn trọng và đánh giá cao nhân viên của họ, cũng như hỗ trợ kịp thời để họ hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Trang bị cho nhân viên đầy đủ công nghệ, kiến thức và tinh thần làm việc nhóm có thể giúp thúc đẩy tốc độ làm việc và giảm thiểu rủi ro trong tương lai. Hơn nữa, người sử dụng lao động nên tin tưởng, truyền cảm hứng và trao quyền để người lao động phát huy toàn bộ tiềm năng của mình và thể hiện tốt nhất tại nơi làm việc.
Tăng động lực trong công việc
3/4 người lao động thừa nhận rằng việc thiếu động lực ảnh hưởng tiêu cực đến sự tham gia của họ tại nơi làm việc. Các yếu tố như không có cơ hội phát triển, không đủ lợi ích tốt hoặc môi trường làm việc không thoải mái dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất làm việc từ họ.
Bà Lê Nguyễn Ngọc Thanh, Giám đốc Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Adecco Việt Nam gợi ý: ‘Người quản lý có thể lập kế hoạch và lộ trình cho mọi công việc, cũng như đề xuất các chương trình đào tạo liên tục để khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên. Điều này đảm bảo phân bổ đúng người vào đúng công việc và có thể theo dõi sự phát triển của người lao động’. Trình độ và kỹ năng tương ứng của người lao động sẽ tác động tích cực đến tăng trưởng năng suất lao động trong các doanh nghiệp, theo Tổng cục Thống kê Việt Nam.
Hơn nữa, nhân viên thích chọn văn phòng (53%) hoặc một nơi nào đó mà không bị phân tâm (31%) khi họ cần hoàn thành công việc của họ. Để có một môi trường làm việc tốt hơn, các công ty có thể cố gắng tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, rút ngắn thời gian hoặc giảm các cuộc họp không cần thiết, tăng cường giao tiếp trực tiếp và xác định lịch làm việc linh động với nhân viên.
Xác định mục tiêu rõ ràng và KPIs (chỉ tiêu đánh giá) cụ thể
Để tập trung hơn, 52% người lao động thường cố gắng thực hiện từng nhiệm vụ một và 37% người đặt thời gian giới hạn để hoàn thành nó. Phần lớn nhân viên cảm thấy không hiệu quả vì họ không biết những gì mong đợi họ ở nơi làm việc.
‘Khuyến khích nhân viên viết danh sách việc cần làm, đồng thời cung cấp các mục tiêu, mốc thời gian và KPI cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn có thể giúp nhân viên tập trung vào những gì họ cần làm. Phần thưởng và lợi ích cũng rất quan trọng để tăng năng suất, vì vậy người sử dụng lao động cần xây dựng chính sách khen thưởng minh bạch và công bằng dựa trên năng lực thực tế của nhân viên’, được trích dẫn bởi bà Nguyễn Thu Hà, Giám đốc Văn phòng Hà Nội, Adecco Việt Nam.
