Nghệ thuật dẫn dắt một cuộc họp: Biết cách xen vào lời người khác khi cần thiết
Muốn cuộc họp diễn ra thuận lợi, đạt được mục đích đã định trước, người lãnh đạo hay người chủ trì phải có sự dẫn dắt phù hợp.
Trong cuộc họp, mỗi khi thảo luận vấn đề, có thể nảy sinh những hiện tượng như nói ngoài chủ đề chính, có sự bất đồng về quan điểm hay tranh luận về những điều vô nghĩa, đây là những điều rất bình thường. Muốn cuộc họp diễn ra thuận lợi, đạt được mục đích đã định trước, người lãnh đạo hay người chủ trì phải có sự dẫn dắt phù hợp. Quá trình này có thể thể hiện đầy đủ trình độ học vấn, khả năng ứ ng biến, nghệ thuật lãnh đạo của người chủ trì.
Người chủ trì cần biết cách đặt câu hỏi, dẫn dắt tích cực, biết cách phát hiện và đặt ra vấn đề từ những góc độ khác nhau, giúp mọi người có thể suy nghĩ sâu sắc về vấn đề đó. Dẫn dắt cuộc họp, hội nghị cần kiên trì đi theo một số điểm dưới đây:
Học cách lắng nghe
Việc thật tâm lắng nghe ý kiến của người khác là sự thể hiện của việc phát huy dân chủ, tập trung trí tuệ của quần chúng, tôn trọng người khác. Nghe nhiều tất sẽ hiểu. Người chủ trì nên tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến, dù đó là những ý kiến chối tai, những điều ca cẩm cũng phải để họ nói hết, không được tự tiện ngắt lời người khác, trừ khi ý kiến đó vừa sai vừa dài.
Học cách khuyên nhủ
Trong nghiên cứu, thảo luận vấn đề, mỗi khi ý kiến của bạn không được mọi người đồng tình, người chủ trì nên dựa vào lí luận, đưa ra những luận điểm xác đáng để chứng minh cho quan điểm của mình, thuyết phục đối phương thay đổi thái độ. Cần phải thuyết phục người khác bằng sự thật, bằng chân lí, vận dụng những sự việc, số liệu có thể tin cậy.
Bạn cần phải học cách tránh được việc xảy ra xung đột với người khác, không ép buộc người khác chấp nhận quan điểm của mình, càng không được khoe khoang bản thân, nên nói một cách bình tĩnh, điềm đạm, cũng đừng xúc động, lo lắng. Trong tình huống khi các ý kiến không thống nhất thì nên gác lại vấn đề, không được quyết định bừa bãi.
Hãy học cách tổng hợp, chắt lọc ý kiến. Những ý kiến khác biệt chưa chắc đã sai, những ý kiến được tán đồng cũng không hẳn là luôn đúng. Người lãnh đạo cần phải biết so sánh, phân biệt, phân tích tổng hợp các ý kiến khác nhau, hình thành và hoàn thiện quan điểm của mình trên một mức mới cao hơn. Như vậy thì ngay cả những người ban đầu có quan điểm khác biệt cũng có thể nảy sinh sự đồng cảm, từ đó tiếp nhận ý kiến của bạn.
Hãy nắm bắt thời gian phù hợp để phát biểu, bày tỏ thái độ. Những phát ngôn hay thái độ của người chủ trì chính là công cụ điều tiết tiến trình của một cuộc họp, hội nghị, cũng là một yếu tố quan trọng có thể quyết định sự thành bại của cuộc họp, hội nghị đó. Một người chủ trì có kinh nghiệm thông thường sẽ không biểu hiện thái độ một cách tùy tiện, mà chỉ sau khi nhiều người phát biểu ý kiến phù hợp với ý đồ của họ, hoặc một vài người phát biểu trái với ý của họ thì họ mới biểu đạt thái độ hoặc nói ra quan điểm của mình một cách bình tĩnh.
Học cách xen vào lời nói của người khác
Người chủ trì cần phải biết cách xen vào lời nói của người khác. Một lời nói xen vào hợp lí không chỉ làm không khí cuộc họp thêm sôi nổi, thu hút được sự chú ý của người nghe, mà còn có tác dụng làm sống động, chân thực, nổi bật nét chính cho vấn đề đang bàn luận. Ngược lại, nếu bạn nói xen vào đột ngột, không đúng lúc, sẽ gây ra hậu quả như việc vẽ rắn thêm chân, phá hỏng câu chuyện.
Nói xen vào là việc tận dụng ngữ cảnh người nói đang diễn đạt, thêm những câu từ thích hợp hướng vào nội dung người nói đang trình bày, thể hiện sự tán đồng, hưởng ứ ng hay phản đối, có tác dụng bổ sung, điều chỉnh không khí cuộc họp. Vì vậy nhất định phải chọn "khoảng trống có thể xen" một cách thích hợp và thời gian hợp lí. Có những người lãnh đạo nói xen vào mà không chú ý chọn thời điểm thích hợp, chỉ biết mình có điều cần nói, không quan tâm có nên nói hay không, nói khi nào thì được.
Làm như vậy không những không có tác dụng bổ sung, mà ngược lại có thể ảnh hưởng đến lời phát biểu, làm người nói không biết nói gì, người nghe cũng sinh ra tâm lí không hài lòng, họ sẽ nghĩ: "Anh chỉ thích ngắt lời người khác, vậy rút cục chúng tôi đang nghe ai nói đây?", từ đó làm người ta có cảm giác không tôn trọng mình nữa. Vì vậy, bạn nhất định phải chọn thời điểm thích hợp để nói xen vào, và chỉ nói xen khi bắt buộc phải làm vậy.
Để có thể xen vào lời của người khác, trước tiên bạn phải suy nghĩ kĩ về vấn đề đang nói. Những ý xen vào là mảng nội dung người nói còn thiếu hoặc nói chưa chính xác. Những ý thêm vào đó phải thật chuẩn xác, súc tích. Việc nói xen vào cần phải tự nhiên, phù hợp với hoàn cảnh. Không cần thiết phải quá chau chuốt, gọt giũa, mà nên miêu tả chân thực.
Tất nhiên, những ý kiến xen vào không phải là ý kiến trọng tâm, cũng không nên xen vào quá nhiều, tránh ả nh hưởng đến người đang nói, làm họ rơi vào tình thế khó xử. Cũng có những người lãnh đạo nghiện việc nói xen vào, cứ họp là họ nói, người khác vừa phát biểu là họ xen vào ngay, nhưng lại không biết rằng làm như vậy là tự làm giảm uy tín của mình. Người chủ trì cuộc họp, hội nghị nên càng ít nói xen vào càng tốt.
