Tốn cả đống thời gian để họp hành, tại sao nhóm của bạn vẫn thất bại?
Người ta có xu hướng sử dụng từ "nhóm" một cách hết sức cẩu thả.
Bài viết này là quan điểm của tác giả BH Tan, tác giả cuốn "The first time manager in Asia".
Là một nhà quản lý, bạn sẽ dành ra một lượng thời gian đáng kể cho các cuộc họp hoặc làm việc trong môi trường nhóm, có lẽ từ 30-90%. Theo bất kỳ tiêu chuẩn nào, đây cũng được coi là một khoản đầu tư đáng kể về thời gian và năng lượng của bạn. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng để trở thành một nhà quản lý hiệu quả, bạn cần phải chơi trò chơi nhóm thành công.
Tại sao các nhóm thất bại?
Thật không may, tập hợp một nhóm người lại với nhau và biến họ thành một nhóm có hiệu quả làm việc cao thật sự là một việc hết sức khó khăn.
Tất cả chúng ta đều đã từng chứng kiến những nhóm hoạt động không tốt.
Ví dụ, sau vô số các cuộc họp nhóm, mọi người ra về với cảm giác rằng họ chẳng đi đến một nghị quyết nào cả.
Một tình huống khác khá phổ biến là một nhóm gồm những người bận rộn và có trách nhiệm cao thường gặp nhau để bàn về những vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, vì một số lý do không thể giải thích được, những người tham gia họp chỉ lướt sơ qua bề mặt của vấn đề trong các buổi thảo luận, né tránh vấn đề thật sự và sau đó, nhanh chóng nhất trí các hành động mà không ai trong số họ cảm thấy mình phải chịu trách nhiệm về nó.
Nói một cách khác, đây hoàn toàn là một sự lãng phí thời gian của tất cả mọi người.
Có 6 lý do giải thích tại sao các nhóm lại thất bại trong việc thực hiện các kỳ vọng của mình:
- Thiếu tinh thần lãnh đạo nhóm;
- Đó không phải là một NHÓM thực sự, đó chỉ là một TẬP HỢP CÁC CÁ NHÂN mà thôi;
- Thiếu lòng tin;
- Không có mục tiêu rõ ràng và hấp dẫn;
- Không có cam kết và tinh thần trách nhiệm vì một mục tiêu chung;
- Thiếu kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm bổ sung lẫn nhau.
Vậy, NHÓM là gì?
Người ta có xu hướng sử dụng từ "nhóm" một cách hết sức cẩu thả. Một vài người cho rằng cứ mỗi khi một số người tập trung lại, họ sẽ có một "nhóm". Điều này hoàn toàn sai. Để hiểu đúng, chúng ta cần phân biệt được giữa "nhóm làm việc" (working group) và "nhóm" (team).
Một nhóm làm việc (working group) bao gồm một số người tập trung lại một cách bất ngờ, không dự tính trước để giải quyết những nhiệm vụ nhất định nào đó, chẳng hạn như cung cấp thông tin cho một báo cáo sắp tới hoặc giải quyết một phàn nàn của khách hàng. Những người trong nhóm làm việc có thể độc lập và đóng góp cho nhiệm vụ khi cần thực hiện.
Một nhóm (team) bao gồm một số ít nhân viên với một mục đích chung và những kỹ năng bổ sung cho nhau. Họ thống nhất một phương pháp chung và sẽ chịu trách nhiệm lẫn nhau trong việc thực hiện các mục tiêu chung. Để thành công, các thành viên cần làm việc phụ thuộc lẫn nhau.
Các nhà quản lý cần nhận thức được rằng lập nên các nhóm không phải là giải pháp để giải quyết tất cả mọi vấn đề. Sẽ có những tình huống mà cá nhân làm việc độc lập sẽ tạo ra hiệu quả cao hơn. Nhưng cũng có những tình huống mà làm việc theo nhóm là cách duy nhất để giải quyết một thử thách nào đó. Do đó, các nhà quản lý cần phải cân bằng giữa sự tự quản cá nhân và nỗ lực tập thể.
Sẽ có những tình huống mà cá nhân làm việc độc lập sẽ tạo ra hiệu quả cao hơn. Nhưng cũng có những tình huống mà làm việc theo nhóm là cách duy nhất để giải quyết một thử thách nào đó.
Điều kiện để có một nhóm thành công
Để thành công, các nhóm cần đạt được 8 điều kiện sau:
- Lãnh đạo nhóm hiệu quả
Trưởng nhóm phải gánh vác trách nhiệm hết sức nặng nề. Anh ta cùng lúc phải là người lãnh đạo, người quản lý, người huấn luyện và người cổ vũ. Anh ta là người đầu tiên lôi kéo một nhóm đồng nghiệp đến làm việc cùng nhau, và sau một thời gian làm việc vất vả, anh ta tạo ra các điều kiện và động lực để họ cống hiến tài năng và năng lượng phục vụ cho tầm nhìn, mục tiêu rộng lớn hơn của nhóm.
- Có một tầm nhìn rõ ràng và hấp dẫn
Bạn muốn nhóm thực hiện điều gì mà các thành viên riêng lẻ không thể nào thực hiện được? Các mục tiêu này hấp dẫn như thế nào với bạn và với các thành viên?
- Các thành viên cam kết hoàn toàn với tầm nhìn đó
Khi tập trung các thành viên trong buổi họp đầu tiên, có một số câu hỏi sau sẽ diễn ra trong đầu họ khi nghe bạn diễn đạt tầm nhìn của nhóm: Điều đó có hấp dẫn tôi không? Tôi có được gì từ đó (What's in it for me - WIIFM). Tại sao làm việc theo nhóm lại có thể giúp tôi đạt hoặc vượt các chỉ số KPI? Chính xác thì mục tiêu chung của cả nhóm là gì?
- Các thành viên gắn kết với nhau
Tại sao các thành viên lại muốn làm việc cùng nhau? Xét cho cùng, làm việc độc lập có hiệu quả cao hơn nhiều và đỡ bực bội hơn. Điều này chính là khái niệm "đội hai chiếc mũ".
- Có các năng lực bổ sung cho nhau
Các thành viên cần phải tin tưởng rằng mọi người trong nhóm sẽ mang đến một số tài năng và nguồn lực mà những người khác có thể cần nhưng lại không có. Để giải thích điều này, họ cần làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung.
- Mọi người đều đóng góp và đều được hưởng lợi
Làm việc theo nhóm rất vất vả và tốn thời gian. Khi các thành viên đều đóng góp, làm thế nào để họ được hưởng những lợi ích từ đó? Bạn ghi nhận đóng góp của họ không? Họ có học thêm được kỹ năng mới không? Họ có phải chạm trán với các nhà quản lý cấp cao không?
- Môi trường tin cậy, tự hào và được khích lệ
Đây chính là khía cạnh cảm xúc xã hội của làm việc theo nhóm. Hãy đầu tư thời gian và nỗ lực để tạo một môi trường mà người ta muốn làm việc.
- Đào tạo và phát triển
Các nhóm không thể tự thành công. Chúng cần được nuôi dưỡng. Công việc của bạn là phải cung cấp các chương trình đào tạo phù hợp để giúp cho nhóm chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Bộ phận học tập và phát triển của bạn sẽ là một nguồn lực tốt để khai thác những lúc như vậy.
Còn đối với các trưởng nhóm, hãy nhớ rằng mỗi nhóm là độc nhất và bối cảnh của từng nhóm cũng vậy. Cũng giống như vai trò của một đội trưởng đội bóng, một trưởng nhóm giỏi nhất là người thường xuyên thích nghi và ứng biến liên tục theo diễn biến của trò chơi.
