Đừng cố giết thời gian nữa, thực ra thời gian đang "giết mòn "bạn: 4 sai lầm trong quản lý thời gian mà 97% người trẻ và dân văn phòng mắc phải

01

Nếu có dịp vào kí túc xá, nơi các sinh viên ở các trường đại học sinh hoạt, chắc chắn bạn sẽ không khỏi bất ngờ. Chúng ta dễ thấy cảnh sống bừa bộn và bầu không khí uể oải khó hiểu. Bạn hoài nghi đây liệu có phải là những học sinh cấp ba ưu tú vừa miệt mài ôn luyện để được vào học ở những ngôi trường đại học danh tiếng hay không? Dường như với nhiều bạn trẻ, sau khi đỗ đại học, họ liền cảm thấy đây là thời gian để xả hơi, nghỉ ngơi và bắt đầu buông thả bản thân.

Bạn cùng phòng kí túc xá của tôi hồi năm nhất đại học cũng vậy. Cô ấy đạt điểm rất cao trong kì thi tuyển sinh đầu vào, là một trong 10 học sinh có thành tích tốt nhất ở trường cấp 3 cũ. Vậy mà khi ở cùng cô ấy, tôi không khỏi ngạc nhiên.

Cô ấy thực sự không coi trọng việc học, hàng ngày đến lớp đều cốt chỉ mong điểm danh, có những ngày mùa đông vì lạnh một chút mà quyết định nghỉ học. Về kí túc xá sinh hoạt bừa bộn, nếu không lên lớp chỉ thường xuyên nằm trên giường online facebook, cày phim đến quá nửa đêm.

Tôi hỏi cô ấy không lo lắng sao, tại sao lại sống tạm bợ như thế, thật uổng phí những nỗ lực trước đây hay không? Cô ấy vẫn bình thản: "Thực sự sau khi trải qua kỳ thi đại học, tớ đã rất mệt mỏi rồi. Giờ nghỉ một chút có sao đâu. Chỉ cần vài hôm trước kì thi ôn bài là được, cuối cùng cũng cốt chỉ để qua môn thôi. Có gì mà phải sốt sắng lên chứ?"

Nói xong, cô bạn lại tiếp tục chăm chú xem tiếp bộ phim thần tượng mới ra.

Kết quả chắc bạn cũng đoán được, nợ môn, học lại. Đến năm bốn đại học, trong khi chúng tôi bắt đầu tìm được những chỗ thực tập để học hỏi, chuẩn bị cho công việc tương lai, cô ấy vẫn loay hoay vì không có kiến thức, cũng chẳng tích lũy được kỹ năng. Cô ấy tưởng rằng đỗ được vào trường đại học mong ước là có thể nghỉ xả hơi, có thể lười biếng.

Nhưng cô ấy không biết rằng thời gian không chờ đợi ai cả.

Tuổi trẻ cái gì cũng không có, chỉ có thời gian. Tiền bạc, sự nghiệp tất cả bạn đều phải bắt đầu gây dựng, chỉ riêng thời gian là rộng dài ở trước mắt. Khi đó, chúng ta có thể học hỏi, có thể trải nghiệm, có thể sai lầm, thất bại rồi sửa đổi. Nhưng nếu không biết trân trọng thời gian, chúng ta sẽ có được gì?

02

Trong một lần trò chuyện với anh họ của mình, tôi có được nghe anh kể về những sinh viên mới ra trường tới chỗ anh thực tập. Họ đều là những sinh viên tốt nghiệp loại giỏi, có tố chất và đầy tự tin. Chắc hẳn bạn cũng nghĩ như tôi, chắc chắn những sinh viên ấy sẽ làm việc thật tốt. Trái lại với tưởng tượng, anh tôi thở dài. 2/3 sinh viên thử việc thường xuyên đến muộn giờ làm, báo cáo hay các công việc được giao đến deadline đều phải nhắc nhở mới vội vã hoàn thành nốt để nộp.

Đi muộn, về sớm. Lí do chỉ đơn giản là ngủ dậy muộn vì cố "ngủ thêm 5 phút", vì nghĩ không sẽ bị kẹt xe... Trong giờ làm "than ngắn thở dài", lén online facebook, chuyện phiếm rồi ăn uống.

Dẫu biết không phải tất cả đều như vậy song anh tôi không nén nổi nỗi thất vọng. Dường như ít người trong số họ có cách quản lí thời gian hiệu quả.

Chúng ta vẫn thường nghe chuyện về những sinh viên chỉ học một đêm trước khi thi vẫn đạt điểm cao, những bài luận được làm sát hạn nộp đạt loại A, những bản vẽ sáng tạo chỉ bắt đầu được hình thành trước deadline vài giờ, những kế hoạch đáng khen ngợi được làm trước đó không lâu. Chuyện ấy có thể là sự thật, nếu bạn  may mắn, bạn có tài năng xuất chúng, hay "thần ý tưởng" chỉ gõ cửa tâm trí bạn trước hạn nộp. Song đa phần chúng ta không may mắn, không xuất chúng đến vậy.

Sinh viên điên cuồng học trước đêm thi có phải bao giờ cũng đạt điểm A, tôi không chắc, nhưng sinh viên đã chuẩn bị ôn tập kỹ lưỡng trước đó đạt kết quả tốt là điều đương nhiên. Một bài luận làm vội vã trong một đêm đạt kết quả xuất sắc ư, tôi không chắc, nhưng một bài luận được đầu tư, chỉnh sửa tỉ mỉ được đánh giá cao không có gì là lạ. Một kế hoạch được làm trước giờ họp vài giờ khiến sếp bất ngờ và quyết định khen thưởng cho bạn? Tôi không chắc, nhưng một kế hoạch được nghiên cứu cẩn thận và viết ra chắc chắn sẽ làm hài lòng nhà lãnh đạo khó tính.

Đừng tự huyễn bản thân mình rằng mọi chuyện thật đơn giản, công việc quá dễ dàng hoàn thành, chúng ta luôn có đủ thời gian để làm. Thực ra, đó chính là sai lầm trong quản lí thời gian - vật cản lớn nhất ngăn bạn thành công.

03

Tôi nhận ra người trẻ chúng tôi thường mắc 4 sai lầm nghiêm trọng trong cách quản lí thời gian: Cố gắng đa nhiệm

Đa nhiệm – khả năng làm nhiều việc cùng một lúc, không còn là một khái niệm quá mới mẻ. Một số người còn cho rằng đa nhiệm là kỹ năng mà xã hội hiện đại yêu cầu. Ngày nay mỗi khi mở máy tính làm việc, rất nhiều người vừa check mail vừa bị thu hút bởi những thông báo mới từ mạng xã hội. Một số khác vừa làm vừa ăn hay tranh thủ vừa đọc tài liệu khi hỏi han đồng nghiệp về một bộ phim mới ra mắt. Các sinh viên vẫn thường xuyên vừa làm bài tập vừa online facebook,...

Chúng ta luôn cảm thấy không đủ thời gian giải quyết từng việc một. Chúng ta luôn cảm thấy có thể cùng lúc làm nhiều việc để tiết kiệm thời gian.

Song thực tế đa nhiệm là một lời nói dối. Chúng ta hoàn toàn có thể làm nhiều việc cùng một lúc nhưng không thể thu lại kết quả tốt nhất. Đa nhiệm cho chúng ta cảm giác đang làm được nhiều việc, nhưng xét đến cùng, đó lại chính là "kẻ trộm" thời gian.

Trong cuốn "The one thing – Điều ý nghĩa nhất trong từng khoảnh khắc cuộc đời", các tác giả Jay Papasan - Gary Keller đã chỉ ra rằng "Mỗi khi chúng ta cố gắng làm hai hay nhiều việc cùng lúc, chỉ đơn giản là phân chia sự tập trung và giảm thiểu kết quả của mọi việc trong quá trình thực hiện."

Các tác giả cũng đưa ra danh sách ngắn về việc đa nhiệm đã gián đoạn chúng ta như thế nào:

- Não chỉ có khả năng làm nhiều việc cùng lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy cứ phân chia sự tập trung tùy ý, nhưng bạn sẽ phải trả giá về thời gian và hiệu quả.

- Bạn càng dành nhiều thời gian chuyển sang việc khác, bạn càng khó trở lại việc ban đầu. Những điểm chưa thỏa đáng tồn đọng do đó.

- Bị kẹp giữa hai việc, bạn sẽ mất thời gian để thay đổi sự tập trung vào việc mới. Thời gian lãng phí được cộng dồn ngày càng tăng. Các nhà nghiên cứu ước tính trung bình, chúng ta mất 28% thời gian mỗi ngày thiếu hiệu quả do đa nhiệm mang lại.

- Người "mắc bệnh" đa nhiệm sở hữu tư duy lệch lạc về thời gian cần đầu tư cho công việc. Hầu hết họ đều tin rằng công việc cần nhiều thời gian để hoàn thành hơn dự kiến.

- Những người đa nhiệm thường phạm sai lầm nhiều hơn người không đa nhiệm. Họ thường đưa ra những quyết định tồi hơn bởi họ thích thông tin mới hơn cũ, ngay cả khi thông tin cũ có giá trị hơn.

- Người đa nhiệm được tận hưởng cuộc sống ít hơn, căng thẳng sẽ dập tắt niềm vui sống của họ.

Như vậy, đa nhiệm không phải là cách tiết kiệm thời gian như nhiều người vẫn tưởng. Trái lại, nó lại chính là nguyên nhân dẫn tới sự mất tập trung, khiến chúng ta cần nhiều thời gian hơn để giải quyết công việc.

Rõ ràng cách làm việc thông minh ở đây là tập trung mọi sự chú ý vào nhiệm vụ hiện tại. Làm từng việc một, không cần ôm đồm.

Không biết tận dụng ngày nghỉ

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao thứ Hai lại đáng sợ và đáng ghét với nhiều người như thế chưa? Thực ra, thứ Hai sẽ là một ngày bình thường nếu nó không tiếp nối ngay sau ngày Chủ nhật.

Từ thứ Ba đến thứ Bảy, chúng ta thức dậy từ 7 giờ sáng, bắt đầu một ngày mới hoàn hảo với bữa sáng ngon lành và đến nơi làm việc, học tập. Đều đặn và đầy hứng khởi như vậy. Song đến Chủ nhật, với suy nghĩ cần phải nghỉ xả hơi vào ngày duy nhất không phải đi học, đi làm, chúng ta bắt đầu tự cho phép mình ngủ tới 9, 10 giờ sáng. Mệt mỏi ra khỏi giường rồi dùng bữa trưa. Buổi chiều thư thả nghỉ ngơi đi mua sắm, và tất nhiên buổi tối dành trọn cho những cuộc vui. Khuya trở về nhà, chúng ta cảm thấy chán nản bởi mai là thứ Hai và lại phải bắt đầu làm việc.

Thứ hai khởi đầu trong sự chán ghét và trễ nải.

Thật khó khăn khi ngủ dậy đúng giờ sau ngày Chủ nhật ngủ nướng, làm thế nào vui vẻ được khi phải bắt đầu làm việc tám tiếng sau một ngày thoải mái vui chơi, mua sắm.

Việc không biết tận dụng ngày nghỉ không chỉ khiến chúng ta cảm thấy tồi tệ vào ngày thứ Hai mà còn phá vỡ những nỗ lực hình thành thói quen. Một thói quen thông thường được hình thành sau 66 ngày nếu bạn thực hiện hành động đó liên tục. Bởi vậy dù bạn có nghiêm túc xây dựng một thói quen nào đó nhưng đến chủ nhật lại bỏ qua không làm thì mọi cố gắng trước đó đều trở nên vô nghĩa.

Khi làm việc chúng ta cần động lực và ý chí mạnh mẽ để đạt đến trạng thái sẵn sàng cho công việc. Tuy nhiên trở ngại ở đây chính là ý chí không phải là cái cứ cần là có được. Bạn phải duy trì và nuôi dưỡng ý chí của mình liên tục.

Ngày nghỉ sẽ phá vỡ tính kỷ luật và những nỗ lực mà bạn làm trước đó. Bởi vậy thay vì uổng phí những ngày nghỉ, sao bạn không tận dụng chúng?

Thức dậy sớm như bình thường, có kế hoạch cụ thể cho những gì sẽ làm trong ngày và lên kế hoạch cho những ngày tiếp theo trong tuần. Hãy tận hưởng buổi sáng cuối tuần, thư giãn vừa đủ và duy trì những thói quen bạn đang xây dựng: dậy sớm, viết lách, chơi thể thao hay học ngoại ngữ,...

Bạn làm việc khi người khác đang say ngủ trên chiếc giường êm ái tới tận trưa, bạn sẽ đạt được những thứ mà người khác không thể đạt được.

Không có ưu tiên trong cuộc sống

Trước đây, tôi thường hay ghi tất cả những việc phải làm trong ngày dù nhỏ hay lớn ra một cuốn sổ nhỏ. Tôi cố gắng hoàn thành mọi việc và cuối ngày cảm thấy thích thú vì đã đánh dấu hoàn thành rất nhiều việc. Song hiệu quả công việc của tôi vẫn không được cải thiện. Nguyên nhân là do vì bị cuốn vào trò chơi "đánh dấu hoàn thành" công việc. Tôi thường chọn làm những việc nhỏ, dễ dàng trước. Khi tới cuối ngày tôi nhận ra việc quan trọng nhất vẫn chưa được hoàn thành.

Rất nhiều người trong chúng ta luôn có cảm giác bận rộn, có quá nhiều việc phải làm và sau đó bị cuốn vào việc cố gắng làm càng nhiều thứ càng tốt. Thực tế, chúng ta cần một cách làm việc thông minh hơn là làm việc thật chăm chỉ. Hãy tưởng tượng một ngày bạn cần làm những việc sau:

Cho mèo ăn.

Nộp bài luận cuối kỳ.

Trả lời tin nhắn.

Gặp gỡ bạn cùng học cấp Ba.

Đi mua tạp chí số mới nhất.

Thay bóng đèn bị hỏng trong nhà bếp.

Rõ ràng việc viết xong bài luận cuối kì để nộp là việc quan trọng nhất nhưng đến cuối ngày, trong danh sách hoàn thành công việc, đó lại là việc duy nhất bạn chưa làm. Vậy là bạn sẽ phải thức trắng đêm để làm, tất nhiên kết quả sẽ không được tốt như mong đợi vì thời gian eo hẹp và cơn buồn ngủ ập đến.

Não bộ chúng ta có xu hướng thích những thứ dễ dàng và nhẹ nhàng hơn song đó lại không phải những ưu tiên trong cuộc sống của bạn.

Vì vậy, mỗi ngày, đừng cố gắng làm quá nhiều thứ, hãy luôn biết được đâu là 3 việc quan trọng nhất cần làm và đầu tư thời gian, sức lực cho chúng.

Thường xuyên trì hoãn

Hết lần này đến lần khác chúng ta tự nhủ sẽ dậy sớm, sẽ giảm cân, sẽ tập thể dục, sẽ học ngoại ngữ,... Công việc của bạn chỉ xong khi tới gần deadline, sếp giục và khách hàng hỏi đến, bạn bắt đầu ôn bài vì mai là ngày thi, bài luận lúc nào cũng hoàn thành vội vã và không có thời gian chỉnh sửa,...

Chúng ta luôn vẽ ra một kế hoạch không thể chi tiết và thú vị hơn, nhưng đáng tiếc, thời gian thực hiện nó lại luôn là "ngày mai".

Trì hoãn khiến chúng ta luôn cảm thấy lo lắng, bồn chồn, cuộc sống trở nên mệt mỏi và áp lực.

Thực ra, thời điểm thích hợp nhất để làm mọi việc nhất chính là ngay lúc này. Nếu chúng ta cần nộp một bài luận vào cuối tuần, trong ngày đầu tiên hãy bắt tay ngay vào việc lên ý tưởng, viết dàn ý và tìm tài liệu. Nếu chúng ta cần nộp cho sếp một bản kế hoạch phát triển vào thứ Năm tuần sau, thứ Năm tuần này chúng ta đã tìm số liệu, thu thập thông tin và lên ý tưởng khái quát.

Đừng để trì hoãn biến bạn thành kẻ chây ì, lười biếng và thụ động!

Khi 20, 30 hay chạm ngõ tuổi 40 nếu vẫn loay hoay, chật vật vì mắc những sai lầm trong quản lí thời gian thì tới bao giờ chúng ta mới có thể có được cuộc sống như mình mong muốn?

Sống bao lâu không quan trọng bằng sống bao sâu. Có người sống 80 lần của một năm và gọi đó là cuộc đời. Không, chúng ta không thể sống như thế! Chúng ta xứng đáng sống một cuộc đời đáng sống hơn thế nhiều, tỏa sáng và hạnh phúc. Thời gian là đáng trân quý, khoảnh khắc hiện tại là hạnh phúc.

Thảo Trần