Đã là lãnh đạo thì nên có những kỹ năng mềm này

Những kỹ năng mềm như đàm phán, xây dựng đạo đức và duy trì những mối quan hệ là chìa khóa làm nên thành công của một nhà lãnh đạo.

Theo Tạp chí ResourcefulManager - một trang web với sứ mệnh giúp đỡ những nhà quản lý làm làm tốt hơn vai trò mình thì "Năng lực chuyên môn và những hiểu biết về kinh doanh sẽ không phát huy được hết giá trị của nó nếu nhà lãnh đạo không thành thạo các kỹ năng kết nối con người".

Dưới đây là 19 kỹ năng mềm mà bất cứ ai cũng cần có nếu muốn trở thành nhà lãnh đạo thành công.

1. Biết lắng nghe

Những người giao tiếp tốt không chỉ có khả năng truyền đạt lưu loát những suy nghĩ của mình mà còn là một người biết lắng nghe. Chúng ta luôn có xu hướng lớn tiếng trong phòng để thể hiện quyền lực và quyền kiểm soát, tuy nhiên, những nhà lãnh đạo thành công luôn biết được rằng lắng nghe ý kiến cũng như suy nghĩ của người khác quan trọng như nào.

Lời khuyên: Hãy thể hiện sự tập trung cao độ, ghi chú, hạn chế sự phán xét và mở lòng đón nhận quan điểm của người khác .

2. Giao tiếp

Khả năng giao tiếp tốt là yếu tố then chốt cho việc hình thành và duy trì các mối quan hệ. Những nhà lãnh đạo khéo léo trong gao tiếp có khả năng quản lý nhân viên và tạo môi trường làm việc hiệu quả.

Lời khuyên: Hãy thể hiện khả năng giao tiếp của mình một cách lịch sự, thể hiện sự tự tin, đưa ra những khẳng định với những bằng chứng thực tế và cố gắng hạn chế các từ ngữ không chắc chắn như "có lẽ", "có thể", "có khả năng" hay "càng sớm càng tốt".

3. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể của một người thường quan trọng hơn những gì mà anh hoặc cô ta đang nói. Theo một nghiên cứu thì mặc dù vẫn còn những tranh luận nhất định nhưng một điều được khẳng định rằng ngôn từ mà chúng ta lựa chọn chỉ tác động tới khả năng hiểu vấn đề của người nghe khoảng 7%, trong khi ngôn ngữ cơ thể tác động tới 55%.

Lời khuyên: Duy trì giao tiếp bằng mắt trong khi nói thể hiện sự tôn trọng và chân thành, giữ một tư thế hợp lý để thể hiện sự tự tin, tránh các cử chỉ gây hiểu lầm hoặc tỏ ra thiếu lịch sự như khoanh tay trước ngực hay liên tục chỉnh sửa trang phục / đồ trang sức, đồng thời đảm bảo nét mặt phù hợp với thông điệp muốn truyền đạt.

4. Truyền tải các tin xấu

Không một ai muốn trở thành người mang đến tin xấu nhưng bất kỳ một nhà lãnh đạo nào cũng cần nhớ rằng đó là một phần công việc của họ và quan trọng là làm sao truyền đạt thông tin đó một cách khéo léo.

Lời khuyên: Việc truyền đạt tin xấu một cách trực tiếp sẽ tốt hơn so với qua email hoặc ghi chú; chịu trách nhiệm, chân thành và dành cho các nhân viên một cơ hội để phản ứng và thảo luận về tác động của luồng thông tin đó tới họ như thế nào.

5. Nói không

Ở bất kỳ một vị trí lãnh đạo nào, nói "không" với nhân viên và các ý tưởng thiếu tính khả thi cũng là một phần trong công việc. Việc thẳng thừng từ chối ai đó một cách tế nhị là điều rất quan trọng.

Lời khuyên: Hãy thể hiện sự đồng cảm với người mà bạn đã nói "không" để họ biết rằng bạn hiểu rõ hoàn cảnh, giải thích cho họ lý do thuyết phục về việc từ chối và kết thúc cuộc trao đổi bằng một lời nhắn gửi tích cực bằng cách đưa ra một cách giải quyết khác.

6. Đàm phán

Hầu hết các nhà lãnh đạo phải mất cả ngày để đàm phán – như với khách hàng, nhân viên, bạn bè và gia đình. Hầu hết những nhà đàm phán thành công thường thể hiện sự công bằng và ân cần với những mong đợi của người khác trong khi vẫn thể hiện rõ điều họ muốn.

Lời khuyên: Hãy xem xét tình huống bằng cách quan sát đôi mắt của người đối diện, chuẩn bị nhiều lựa chọn, thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và hiểu đối phương đồng thời đề xuất các giải pháp hợp lý để họ biết bạn là người hợp tác.

7. Kết nối với nhân viên và đồng nghiệp

Xây dựng mối quan hệ thân thiết giữa nhà quản lý và nhân viên là hoàn toàn cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả.

Lời khuyên: Luôn luôn nhắc đến tên của người đang trao đổi, thể hiện rằng bạn quan tâm tới đời sống cá nhân của nhân viên, đánh giá cao những đóng góp để các đồng nghiệp cấp dưới cảm thấy rằng họ là những thành viên quan trọng trong tổ chức.

8. Đưa ra những lời phê bình

Đối với các nhà lãnh đạo, việc phê bình là vô cùng quan trọng trong việc duy trì các tiêu chuẩn cao và nỗ lực làm việc để đạt các tiêu chuẩn đó.

Lời khuyên: Hãy phê bình một cách kín đáo, không chỉ tay, không nghiêm trọng hóa vấn đề, không thêm dầu vào lửa, xác định rõ ràng điều bạn muốn thay đổi và yêu cầu những kỹ năng của người đó để họ thấy rằng họ có trách nhiệm phải hoàn thành công việc.

9. Xử lý nhân viên không chấp hành kỷ luật

Bất kỳ một công ty nào cũng sẽ luôn có những nhân viên mà hành vi và thái độ của họ có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới môi trường làm việc chung. Những nhà lãnh đạo phải biết cách xử lý những nhân viên này, bởi vì các nhân viên khác sẽ phán xét lãnh đạo dựa trên cách mà họ vượt qua khủng hoảng, hay nói cách khác là kiểm soát tình huống.

Lời khuyên: Giải quyết vấn đề ngay khi có thể thay vì chờ đợi, dựa trên những thông tin đã được xác nhận, chỉ ra hành vi không được chấp nhận và lên kế hoạch sửa đổi, theo dõi hàng ngày để đảm bảo sự tiến bộ.

10. Duy trì sự chuyên nghiệp

Đối với những nhà lãnh đạo luôn thân thiện, gần gũi với nhân viên thì duy trì sự chuyên nghiệp không hề dễ. Tuy nhiên, việc nhận ra sự giới hạn giữa công việc và chuyện cá nhân và cân bằng được chúng lại đòi hỏi sự tinh tế mà bất kỳ sếp nào cũng nên đạt được.

Lời khuyên: Thiết lập ranh giới rõ ràng khi làm việc với nhân viên và các thành viên hỗ trợ nhằm tránh tạo ra sự thiên vị dẫn đến những đánh giá không hay.

11. Quản trị sự thay đổi

Mỗi người sẽ phản ứng với thay đổi theo nhiều cách khác nhau. Nhân viên thường đánh giá lãnh đạo qua cách họ quản trị sự thay đổi, đặc biệt là đối với các biến động xấu.

Lời khuyên: Hãy dành cho nhân viên cơ hội chia sẻ suy nghĩ hay những nghi vấn của họ về tình hình công ty, tập trung vào mặt tích cực sẵn sàng đưa ra câu trả lời cho tất cả câu hỏi.

12. Kiểm soát các hành vi chống đối

Trong một công ty không thiếu những hành vi, thái độ chống đối và cách mà những nhà lãnh đạo kiểm soát tình huống này sẽ là bí quyết "ghi điểm" tuyệt vời trong mắt những nhân viên khác.

Lời khuyên: Kiểm soát các hành vi chống đối một cách khéo léo bằng cách tập trung vào vấn đề, tránh đối đầu; đồng thời, chịu trách nhiệm nếu bạn là một trong những nguyên nhân khiến mâu thuẫn xảy ra và đề nghị sự giúp đỡ của các lãnh đạo cấp cao để tìm ra giải pháp.

13. Xử lý các phàn nàn

Lãnh đạo là người thường xuyên nhận được những lời phàn nàn từ phía nhân viên. Kỹ năng lãnh đạo tốt là kỹ năng xử lý những phàn nàn đó một cách khéo léo và công bằng nhất.

Lời khuyên: Đặt câu hỏi với người phàn nàn để biến họ thành một phần của giải pháp và xem xét việc tạo ra một quy tắc là không bao giờ phàn nàn trừ khi đề xuất được giải pháp khác để giải quyết vấn đề.

14. Rèn luyện nhân cách tốt

Ai cũng muốn mình là một người lịch sự và được yêu mến. Một nhân cách tốt không chỉ giúp duy trì các mối quan hệ bền chặt với nhân viên mà còn khiến bạn trở thành một hình mẫu lý tưởng cho các nhân viên.

Lời khuyên: Tôn trọng thời gian của người khác và đến sớm trong các cuộc họp, không sử dụng điện thoại trừ khi thật cần thiết, không ngắt lời người khác và đảm bảo bạn luôn nói "làm ơn..." và "cám ơn".

15. Kiểm soát bản thân trong các cuộc tranh luận

Cách mà một nhà lãnh đạo kiểm soát chính mình trong một cuộc tranh luận sẽ phản ánh kỹ năng của nhà lãnh đạo đó. Những nhà lãnh đạo xuất sắc luôn giữ một cái đầu lạnh, mở lòng với quan điểm của người khác và tiến tới sự công bằng.

Lời khuyên: Tìm kiếm một vị trí trung lập, lịch sự, bình tĩnh và duy trì giọng nói ổn định, tránh kích động một ai khác trong cuộc tranh luận và tập trung vào những vấn đề tiếp theo.

16. Ủy quyền

Ủy quyền tưởng chừng như là một công việc đơn giản nhưng nó đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng để thúc đẩy nhân viên làm việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Lời khuyên: Hãy làm rõ mục tiêu và kết quả mà bạn mong đợi, chỉ rõ các thử thách và thảo luận về những chướng ngại vật mà nhân viên có thể sẽ phải đối mặt, đồng thời đưa ra các hỗ trợ nếu có.

17. Thúc đẩy tinh thần làm việc

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của những nhà lãnh đạo là xây dựng và duy trì tinh thần làm việc cho tất cả các thành viên trong công ty. Đôi khi, nhân viên của bạn sẽ bị phân tán, xao nhãng, căng thẳng và họ cần một nhà lãnh đạo đủ tài đức – người mà quan tâm tới nhu cầu cảm xúc của họ.

Lời khuyên: Thường xuyên trao đổi thông tin, sự thay đổi và tin tức liên quan đến công ty để các nhân viên không cảm thấy họ bị loại ra khỏi tổ chức, gợi mở các cơ hội tăng trưởng và giải thích tầm quan trọng của từng người đối với công ty cũng như tầm nhìn của cả doanh nghiệp.

18. Đánh giá nhân viên

Những lãnh đạo tuyệt vời nhất luôn thể hiện sự ghi nhận với nỗ lực và thành quả của nhân viên, cho dù chỉ là một cái vỗ vai nhẹ nhàng.

Lời khuyên: Nhận ra rằng mỗi nhân viên đều có những đóng góp nhất đinh vào thành quả chung và hiệu quả công việc được đánh giá theo nhiều tiêu chí khác nhau qua đó biểu dương thành tích của từng cá nhân sao cho phù hợp. Tổ chức tuyên dương các cá nhân có thành tích xuất sắc trong các cuộc họp nhằm tạo điều kiện cho các nhân viên khác học hỏi, chúc mừng lẫn nhau, độn viên, khích lệ.

19. Triệt tiêu những hành vi xấu

Nhà lãnh đạo cần nhận ra và ngăn chặn hành vi xấu của những nhân viên có thể tác động tiêu cực tới khách hàng, năng suất làm việc hay văn hóa doanh nghiệp.

Lời khuyên: Để ý tới các hành vi như đi muộn, lấn chiếm không gian cá nhân của người khác, có những lời lẽ không phù hợp, hay phán xét, buôn chuyện và không ngừng phàn nàn.

An Chi