Chê nhân viên là một nghệ thuật, và sếp cũng phải là nghệ sĩ
Đối với nhiều nhà quản lý, phần khó nhất của công việc quản lý là đưa ra các ý kiến phê bình. Dù có được đưa ra theo cách tế nhị nhất, đó vẫn là lời phê bình, và không ai trong chúng ta muốn nhận nó từ sếp của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn không trao đổi thẳng thắn với nhân viên thì họ sẽ khó có thể tự nhận ra những thiếu sót của mình và không thể tiến bộ được. Họ sẽ cho rằng những lời khen ngợi và sự ủng hộ tích cực của bạn đồng nghĩa với việc họ đã thực hiện hoàn hảo mọi việc. Họ sẽ không nhận thấy được những điểm hạn chế và thiếu sót của mình, cũng như những kỹ năng và kiến thức cần phải học hỏi thêm. Suy nghĩ này vừa ảnh hưởng đến chính bản thân nhân viên đó, lại vừa ảnh hưởng tiêu cực đến công việc và những mục tiêu lâu dài bạn đặt ra.
Phê bình và góp ý là việc làm cần thiết trong mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Hãy tìm cách diễn đạt những nhận xét của mình theo cách tích cực nhất. Bạn có thể bắt đầu từ lời khen cho những công việc mà nhân viên đó đã làm tốt, tinh thần làm việc, sự cố gắng và ham học hỏi của họ. Sau đó, hãy đánh giá những công việc họ chưa làm tốt, chỉ ra những sai sót và hạn chế của họ, cung cấp những cách thức bạn cho là tốt hơn để thực hiện công việc.
Những góp ý nhẹ nhàng nhưng chặt chẽ và hợp lý sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái và đón nhận nó với thái độ vui vẻ. Làm cho nhân viên hiểu rõ về vấn đề và nắm bắt được những sai sót của mình, đồng thời rút kinh nghiệm cho những bước tiếp theo trong công việc thì sự phê bình và góp ý mới hiệu quả. Hãy chú ý là giữa hai việc khen ngợi – phê bình, bạn nên tránh dùng từ "nhưng".
Nó sẽ xóa đi ý định tốt trong câu nói của bạn với nhân viên và làm giảm giá trị của lời phê bình sau đó. Từ "nhưng" có thể không gây hại gì, nhưng nó có thể làm người khác khó chịu và tức giận. Bạn có thể tránh phản ứng tiêu cực của nhân viên bằng cách thay từ "nhưng" thành "và". Ví dụ:
Ví dụ 1: "Anh A thiết kế trang web của anh rất tốt và công phu, nhưng tôi muốn anh thay thế những màu trầm bằng màu sáng để tăng ấn tượng."
Ví dụ 2: "Anh A thiết kế trang web của anh rất công phu, và tôi muốn anh thay thế những màu trầm bằng màu sáng để tăng ấn tượng."
Bạn dễ dàng nhận thấy chỉ bằng một sự thay thế nhỏ nhưng Ví dụ 2 hay và dễ chịu hơn.
Đặt ra vấn đề trong quá trình làm việc
Vấn đề nảy sinh trong công việc là một tình huống khi kết quả công việc của nhân viên không đáp ứng được sự kỳ vọng của bạn. Đó có thể là việc bản báo cáo hàng tuần nộp cho bạn còn mắc nhiều lỗi, mất bình tĩnh khi đến lượt phải thuyết trình trong nhóm hoặc không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Yêu cầu nhân viên chấn chỉnh không mấy hiệu quả và các nhà quản lý thường tránh sử dụng cách này.
Rất nhiều người chọn giải pháp giữ lại những lời phê bình. Họ cố kiềm chế sự không hài lòng trong khi nhân viên của họ tiếp tục làm việc thiếu hiệu quả. Hãy nhớ rằng con người không thể đọc được suy nghĩ của người khác. Nếu bạn không nói với nhân viên của mình họ đã làm sai điều gì, họ sẽ không thể sửa chữa sai lầm. Nếu họ không sửa chữa, chính bạn và nhóm sẽ phải gánh chịu hậu quả.
Chờ đến đợt đánh giá công việc của họ rồi mới đưa vấn đề ra thảo luận cũng không phải là một ý kiến hay. Bạn nên đưa ra những vấn đề này vào đúng thời điểm, nhưng không nhất thiết phải nhắc đến chúng mỗi lần nhân viên của bạn mắc sai lầm. Hãy bỏ qua nếu nhân viên của bạn phạm lỗi nhỏ lần đầu tiên. Tiếp theo, hãy theo dõi xem họ có tự ý thức được lỗi đó của bản thân và sửa chữa hay không. Nếu sai lầm tương tự tiếp tục xảy ra, bạn cần gặp nhân viên và nêu ra vấn đề đó.
Những bước cần thiết bạn nên thực hiện:
Bước 1: Bắt đầu cuộc gặp gỡ bằng một nhận xét tích cực và chân thành.
Bước 2: Giải thích về vấn đề trong công việc bằng cách dẫn ra những ví dụ cụ thể.
Bước 3: Khéo léo chỉ ra những hậu quả có thể xảy ra nếu vấn đề còn tiếp diễn.
Bước 4: Yêu cầu nhân viên phản hồi về cách giải quyết vấn đề.
Bước 5: Đưa ra những đề xuất của bạn về cách giải quyết vấn đề.
Bước 6: Cùng nhân viên lập ra một kế hoạch hành động cụ thể và thực tiễn, phụ thuộc vào tình hình hiện tại.
Bước 7: Ủng hộ nỗ lực thay đổi của nhân viên.
Bước 8: Theo sát và khen thưởng những tiến bộ của nhân viên.
Điểm mấu chốt khi đưa ra vấn đề về công việc là chú trọng đến quá trình thực hiện. Dù vấn đề của nhân viên là gì, bạn cũng cần nhìn nhận toàn diện những điều họ đã làm được và những nỗ lực của họ.
Ví dụ, nhân viên của bạn thường hoàn thành tốt công việc trước thời hạn nhưng lại hay đi làm muộn. Trước khi nói chuyện với cô ấy về tính kỷ luật trong công việc, hãy cân nhắc xem điều đó có thực sự cần thiết không. Nếu việc cô ấy đi làm muộn không ảnh hưởng đến chất lượng công việc và những đồng nghiệp khác, bạn có thể bỏ qua vấn đề này.
