Càng là những người làm việc hiệu quả, càng biết cách "sống chậm lại một một chút"
Làm sao để sống một cuộc đời tuyệt vời, chung quy lại cũng chính là làm sao để sống hết mình mỗi ngày. Thử tưởng tượng nếu bạn “lựa chọn” sống hết mình mỗi ngày thì cuộc sống của bạn trông sẽ như thế nào?
Trước khi bắt đầu đọc, bạn hãy ngẫm nghĩ những câu hỏi sau:
Làm sao để đặt ra chủ đề hành động và kiên trì một cách có hiệu quả mục tiêu của mình?
Làm sao để tạo ra cho mình một trạng thái làm việc tốt nhất?
Làm sao để tìm kiếm được cho mình những mối quan hệ xã giao có lợi ích dài hạn cả cuộc đời?
Làm sao để sống một cuộc đời tuyệt vời, chung quy lại cũng chính là làm sao để sống hết mình mỗi ngày?
Thử tưởng tượng nếu bạn "lựa chọn" sống hết mình mỗi ngày thì cuộc sống của bạn trông sẽ như thế nào?
Caroline Webb, đối tác cao cấp của McKinsey, người đã cung cấp dịch vụ tư vấn cho các công ty nổi tiếng và các nhà lãnh đạo chính phủ thế giới đã cho chúng ta một món quà vô cùng giá trị: Bà đã nghiên cứu về kinh tế học hành vi, tâm lý học và khoa học thần kinh trên khắp thế giới và tập trung những tinh túy đó vào 3 bài học tư duy thực tế, giúp chúng ta biết làm thế nào để sống hết mình mỗi ngày, để mỗi ngày đều là một ngày tươi đẹp.
1. Bài học mục tiêu: Đặt ra chủ đề hành động cho mỗi ngày
Chúng ta thường bận bận rộn rộn suốt cả ngày, giống như một chiếc xe đang được lái ở chế độ tự động vậy, mệt mỏi đối mặt với từng nhiệm vụ này nhiệm vụ kia mà chưa từng dừng lại để suy nghĩ.
Lúc này, hãy dành ra một khoảng thời gian nho nhỏ để nghĩ về một ngày nào đó trong tương lai và tự hỏi bản thân mình những câu hỏi sau đây:
Mục tiêu: Muốn làm được việc này, điều quan trọng nhất là gì? Việc bạn thực sự cần ưu tiên làm trước là gì?
Thái độ: Việc nào bạn quan tâm đang chi phối suy nghĩ và cảm xúc của bạn? Việc bạn quan tâm đó có lợi gì cho việc bạn cần ưu tiên không? Nếu như không, bạn có thể dừng suy nghĩ về nó đã được không?
Giả thuyết: Trước đó bạn có bạn có những linh cảm tiêu cực nào không? Bạn sẽ làm sao để đối mặt với những linh cảm đó? Bạn tìm ra được những chứng cứ tiêu cực nào không?
Chú ý: Suy nghĩ, xem xét đến mục tiêu thực sự và giả thuyết của bạn, bạn muốn tập trung tinh thần và sức lực vào đâu nhất? Thứ mà bạn cần phải chú ý vào là cái gì?
Sau khi những câu hỏi đã rõ ràng trong đầu rồi, chúng ta có thể bắt đầu thiết lập mục tiêu:
Trước tiên, thiết lập hành động. Đối với một người mà nói, hành động nào của bạn có thể chi phối mục tiêu của bạn? Cụ thể hơn, chính xác là bạn dự định sẽ áp dụng những hành động nào để có thể hiện thực hóa mục tiêu? Viết những hành động đó ra một tờ ghi chú và danh sách những việc cần làm mỗi làm.
Tiếp theo, biểu đạt mục tiêu một cách rõ ràng chính là mấu chốt giúp bạn giành thắng lợi, đảm bảo rằng đó nên là một mục tiêu tích cực, có ý nghĩa, thực tế, có thể áp dụng được vào tình huống cụ thể nào đó.
Sau cùng, thiết lập một danh sách "thân thiện" các việc cần làm cho não của bạn. Hãy nhớ, bất kể là bạn quản lý nhiệm vụ của mình như thế nào, nhất định đừng để não bị quá tải.
Tiếp theo, điều quan trọng nhất: Làm sao để kiên trì mục tiêu?
Đối chiếu tâm lý: tìm ra nguyên nhân lớn nhất có khả năng cản trở bạn hoàn thành mục tiêu, sau đó tìm cách ngăn chặn, không cho chúng có cơ hội làm gián đoạn quá trình.
Nhắc nhở bản thân luôn tuân theo kế hoạch của ngày hôm nay.
2. Bài học hiệu suất: tạo ra cho mình một trạng thái làm việc tốt nhất
Sau khi đã đặt ra được mục tiêu, làm sao để có thể đạt được mục tiêu đó?
Hãy thử các cách sau:
Phân chia nhiệm vụ theo nhóm: Gom những nhiệm vụ tương tự nhau vào làm một nhóm, như vậy sẽ không tốn nhiều thời gian lục lọi lại não bộ để tìm kiếm hay sắp xếp chúng.
Phân "khu" cho lịch trình mỗi ngày. Xác định rõ khoảng thời gian tốt nhất để làm một nhóm nhiệm vụ nào đó trong ngày, dành những khoảng thời gian dài hơn cho những công việc quan trọng hơn để nó không bị gián đoạn.
Loại bỏ những việc khiến mình bị phân tâm: Hạn chế số lần gián đoạn, việc này giúp bạn tập trung toàn bộ tinh thần vào việc gì đó. Tự xây cho mình một "bãi đậu xe" giúp bạn có thể kịp thời "tóm gọn" những tác nhân bên ngoài, không để chúng có cơ hội làm bạn phân tán sự chú ý.
Bạn cho rằng danh sách việc cần làm mỗi ngày càng nhiều thì kể cả khi chúng ta chẳng có hứng thú muốn làm gì, nó cũng vẫn khiến chúng ta có ý chí để tiếp tục tiến về phía trước, tuy nhiên kiểu tạo ra những phấn khích nhất thời như vậy liệu có thể đem lại hiệu suất cao hơn?
Trên thực tế, nghiên cứu khoa học chứng minh, dù là làm việc bận rộn đến mấy nhưng vẫn dành ra chút thời gian để nghỉ ngơi thì hiệu suất công việc của chúng ta sẽ cao hơn.
Nghỉ ngơi một cách thông minh: ít nhất thì cứ sau 90 phút hãy nghỉ ngơi một lần, hơn nữa, nên sắp xếp thời gian nghỉ ngơi xen kẽ giữa các nhiệm vụ khác nhau.
Đưa ra quyết định lúc minh mẫn nhất chứ đừng quyết định khi đang chán đời: khi não bạn đang ở trạng thái tốt nhất, hãy đưa ra quyết định quan trọng nhất.
Sắp xếp thời gian nghỉ ngơi: sắp xếp thời gian họp tối đa là 25 hoặc 45 phút, đặt ra khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn giữa các nhiệm vụ.
Dành ra thời gian để suy nghĩ: sau khi hoàn thành nhiệm vụ hay kết thúc một cuộc họp nào đó, hãy dành ra 30 giây để sắp xếp lại những nhận xét, quan điểm mà bạn cho là quan trọng nhất.
Mặc dù chúng ta cố gắng sắp xếp lịch trình một cách khoa học, tận dụng tối đa thời gian, tinh thần và sức lực nhưng hiện thực luôn luôn nói với ta rằng: Công việc là thứ không thể làm hết được.
Bạn có thường xuyên cảm thấy thời gian của mình bị công việc chiếm hết, áp lực quá tải, từ đó dẫn tới việc suy nghĩ chậm chạp và cảm thấy bất an? Sau đây là một vào chiêu giúp bạn kiểm soát điều đó.
Có ý thức "chậm lại": hãy dành ra một khoảng thời gian để não của bạn hoàn toàn thư giãn, mỗi ngày dành ra 5 phút chú ý đến việc hít thở của cơ thể.
"Dọn sạch" não: viết hết mọi thứ trong đầu của bạn ra, kể cả những chuyện vụn vặt nhất.
Chuyện quan trọng nhất: trước mắt, việc quan trọng nhất là việc gì? Bất kể là vì nó là chuyện phải làm trong hôm nay hay là vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến những việc khác cũng đều được.
So sánh lợi thế: Bạn ở lĩnh vực nào là có ưu thế hơn người ta? Dồn sự chú ý của mình vào việc mà bạn thấy là mình có năng lực hơn người khác nhất.
Tích cực từ chối: đối với việc mà bạn muốn giao cho người khác hoặc muốn từ chối khéo: lúc mới bắt đầu phải nhiệt tình, sau đó nói rằng bạn còn việc khác cần làm ngay, thể hiện ý muốn từ chối của mình, cuối cùng hãy kết thúc một cách "ấm áp và đầy thiện chí".
Tự động hóa các việc nhỏ nhặt hàng ngày: mỗi ngày làm cùng một chuyện vào cùng một thời điểm hoặc cùng một cách, như vậy sẽ giúp bạn có thể tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng.
Trong danh sách nhiệm vụ của chúng ta, luôn sẽ có một vài việc được tô đậm, chẳng hạn như email đang viết dở, hạng mục vẫn chưa lên ý tưởng, hay những việc còn đang bị hoãn…Chúng ta thường để những việc này sang ngày mai, nhưng cho dù ngày mai có làm đi chăng nữa thì việc nó cũng sẽ chẳng dễ làm hơn là bao.
Vậy làm sao để cắt những cái đuôi mang tên trì hoãn đó?
Tưởng tượng một chút về lợi ích: hoàn thành nhiệm vụ sẽ tốt cho bạn và người khác ở điểm nào? Sau khi hoàn thành nhiệm vụ bạn sẽ vui vẻ ra sao? Hồi tưởng lại những lần trước sau khi hoàn thành xong nhiệm vụ, bạn có cảm giác gì, lợi ích mà bạn thu lại được là gì?
Lập kế hoạch khen thưởng ngắn hạn: nếu muốn hoàn thành một nhiệm vụ dài hạn, hãy tự thưởng cho mình ở mỗi giai đoạn nhỏ trong thời gian dài hạn đó.
Phóng đại những tiêu cực: nhấn mạnh vào cảm giác khi bạn phải trả giá vì chưa làm xong nhiệm vụ. Hãy thực hiện những lời hứa được ưu tiên trước, tốt nhất là hãy để người khác cùng tham gia với bạn.
Tự hỏi mình 5 câu hỏi vì sao: nếu như bạn phát hiện mình vẫn không muốn tiến về phía trước, hãy tự hỏi mình 5 lần "Tại sao?". Qua đó bạn có thể phát hiện ra những trở ngại nào? Bạn phải làm sao để loại bỏ những trở ngại đó?
3. Bài học xã giao: tìm kiếm mối quan hệ xã giao đem lại lợi ích suốt đời
"Họ đã làm gì", "Sao lại làm như vậy", "Sao họ lại đánh giá chúng ta", "Chúng ta làm sao để so sánh với họ" …. chắc hẳn ai ai cũng có những suy nghĩ như vậy mỗi ngày.
Cái gọi là quan hệ xã hội có thể ảnh hưởng rất lớn đến cảm xúc của chúng ta đối với cuộc sống hàng ngày, chúng ta cần thiết lập những mối quan hệ thân thiết ngay từ đầu để tạo nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ xã hội.
Đặt ý định hợp tác: ý định này cần tập trung vào chất lượng của mối quan hệ chứ không phải xuất phát từ lợi ích cá nhân.
Hạ quyết tâm tìm hiểu điều thú vị ở đối phương: đặt ra các câu hỏi có chất lượng. Khi nói về đối phương cần phải cho họ thấy mình thực sự tò mò và chân thành muốn tìm hiểu về họ.
Biến những câu hỏi mang tính khép kín, thực tế thành những câu hỏi mở, khiến đối phương chia sẻ cách nhìn và cảm giác của họ về một khía cạnh nào đó.
Tạo cảm giác gần gũi, thân thiết: tìm những chuyện hay sở thích mà cả hai cùng có hứng thú hoặc điểm tương đồng để xích lại gần họ hơn.
Có qua có lại: nếu muốn đối phương thực sự mở lòng với mình, hãy nghĩ xem nếu đổi lại là bạn, bạn có bằng lòng chia sẻ với họ không, và bạn sẽ chia sẻ với họ những chuyện gì.
Nếu xảy ra căng thẳng trong mối quan hệ và chúng ta không thể khống chế được cục diện, ta nên phản ứng lại ra sao?
Tìm tiếng nói chung: nếu xảy ra bất đồng giữa hai bên, hãy làm theo các bước sau: thể hiện quan điểm nếu bạn thực sự tin tưởng nó; xác định rõ ràng tiếng nói chung giữa hai người; ném sự bất đồng sang một bên; thảo luận xem cả hai đều có chỗ đúng; dựa trên tiếng nói chung đó, quyết định xem tiếp theo nên làm gì.
Khéo léo đặt ra những câu hỏi khó: đặt ý định về sự hợp tác, sau đó trong quá trình nói chuyện: khéo léo thông qua sự cho phép của đối phương, nói ra vấn đề mà bạn muốn đề cập, chia sẻ quan điểm của bạn, trưng cầu ý kiến của đối phương, cùng nhau thảo luận làm sao để giải quyết vấn đề đó.
3 bài học trên đưa cho chúng ta phương pháp để sống sao cho "mỗi ngày đều là một ngày vui", tuy rằng xóa bỏ thói quen cũ, hình thành thói quen mới là điều không dễ dàng, nhưng tôi vẫn chân thành khuyên mọi người hãy thử áp dụng chúng, ít nhất là một lần, từ đó tìm ra phương pháp thích hợp nhất cho bản thân mình. Dẫu sao thì cũng phải thử thì mới biết cái gì hợp với mình nhất.
