Bài học từ hành trình chuyển đổi số của Decathlon: Làm sao để nhân viên đang quen thủ công với excel và email, buộc phải thích ứng với phần mềm, công nghệ và quy trình chuẩn!
Chuyển đổi số là một hành trình, hãy kiên nhẫn. Đơn giản thế này, nếu các bạn muốn một ngày nào đó trúng xổ số thì trước hết cũng phải dám mua vé số, sau đó nếu không trúng, bạn sẽ từ bỏ hay tiếp tục theo đuổi?
Được mệnh danh là thương hiệu thể thao hàng đầu nước Pháp, Decathlon đã chính thức bước chân vào thị trường Việt Nam từ những năm 1995. Tuy nhiên người tiêu dùng Việt Nam mới chỉ biết đến Decathlon trong khoảng 2 năm trở lại đây khi hệ thống bán lẻ của ông lớn này được mở rộng tại những mặt bằng lên tới vài nghìn mét vuông ở các trung tâm thương mại lớn.
Tính đến thời điểm hiện tại Decathlon đã có mặt ở hơn 50 quốc gia trải dài trên 4 châu lục với số lượng khoảng 1500 cửa hàng và có gần 90 ngàn nhân viên đang làm việc. Ở Việt Nam, cửa hàng đầu tiên được khai trương vào ngày 27/4/2018 tại Hà nội với diện tích 4.300m2, cửa hàng thứ 2 tại Hồ Chí Minh rộng 2.600m2 cũng mới được mở hồi tháng 7/2019. Số lượng nhân viên tính cả mảng sản xuất và bán lẻ khoảng 530 người.
Nhiều quan điểm cho rằng, chuyển đổi số sẽ trở nên "dễ thở" hơn với những công ty có quy mô nhỏ và vừa, hệ thống vận hành không phức tạp, cấu trúc phòng ban tinh gọn. Vậy đối với Decathlon, hoạt động chuyển đổi số đã diễn ra như thế nào?
Chúng tôi có dịp trò chuyện với anh Nguyễn Huy Phương - Trưởng bộ phận cải tiến liên tục và chuyển đổi số tại Decathlon, để hiểu hơn về hành trình này. Và việc có hẳn một chức danh phụ trách hoạt động chuyển đổi số đã phần nào giải thích được thành công của doanh nghiệp này trong việc triển khai các giải pháp công nghệ và thực hiện số hóa hoạt động vận hành và quản trị đặc biệt là hoạt động Tuyển dụng.
Chuyển đổi số không phải là câu chuyện nên hay không, mà là vấn đề tất yếu
PV: Mỗi năm Decathlon Việt Nam tuyển khoảng bao nhiêu người, đặc thù nhân sự là gì, thưa anh?
Anh Nguyễn Huy Phương: Khoảng 2 năm trở lại đây, theo số liệu thống kê thì mỗi năm Decathlon Việt Nam tuyển khoảng 100 đến 150 người tính cả tuyển mới và thay thế. Có đến 70% nhân sự dưới 35, họ đam mê thể thao, dám thay đổi và muốn tạo ra sự khác biệt. Đây không chỉ là đặc thù nhân sự ở Việt Nam mà còn là ở Trung Quốc, Ấn Độ, Pháp và Decathlon trên toàn cầu. Các bạn ấy đều mong muốn được làm việc trong một môi trường có sự tương tác và kết nối, không chỉ kết nối giữa con người với nhau mà trong cả một chuỗi cung ứng gồm nhiều giai đoạn và và quy trình phức tạp. Đây là một thách thức lớn. Cho nên, chúng tôi buộc phải đổi mới và cập nhật liên tục, không chỉ là về văn hóa, môi trường, cách thức làm việc mà còn cả về mặt công nghệ để có thể bắt kịp xu hướng, đáp ứng tốt hơn, nhanh hơn những kỳ vọng của nhân viên.
Xét dưới góc độ kinh doanh hay đứng trên quan điểm của nhân sự thì chúng ta đều cần công nghệ để tạo ra những bước đột phá
* Vậy xét ở khía cạnh kinh doanh thì sao, anh đánh giá như thế nào về vai trò của công nghệ?
- Thế giới đang đi vào giai đoạn chuyển giao, bối cảnh kinh tế ngày càng trở nên phức tạp, nhiều trật tự mới được hình thành, hành vi của người tiêu dùng thì khó đoán, thế hệ Gen Y, Gen Z dần trở thành lực lượng lao động chính, công nghệ cũng biến chuyển chóng mặt mỗi ngày.... giống như Jack Ma đã từng dùng khái niệm V.U.C.A. (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) để miêu tả. Đối phó lại với giai đoạn đặc biệt này thì 1 trong những yếu tố tiên quyết để thành công là khả năng ra quyết định nhanh và chính xác. Công nghệ lúc này sẽ tỏ rõ vai trò và sức mạnh của nó.
* Anh có thể nói rõ hơn về việc chúng ta ra quyết định dựa trên công nghệ là như thế nào không?
-- Chúng ta cần công nghệ để tìm ra nhiều điểm chạm hơn với khách hàng, nắm bắt được thói quen và sở thích của họ. Chúng tôi vẫn thường quan sát, thu thập thông tin, thiết kế sản phẩm, đưa vào phòng thí nghiệm để kiểm tra, cho khách hàng sử dụng thử. Sau đó, dựa trên những phản hồi từ người dùng về màu sắc, mẫu mã thiết kế, sự thoải mái và mức độ an toàn, chúng tôi mới điều chỉnh lại và sản xuất hàng loạt.
Công đoạn cuối cùng là đưa đến các kho hàng, hệ thống bán lẻ của Decathlon rồi mới đến tay người tiêu dùng. Quy trình khép kín này không thể vận hành nếu thiếu sự tham gia của công nghệ, những dữ liệu chúng ta thu được trong suốt quá trình này, sẽ hỗ trợ chúng ta đưa ra quyết định chính xác chứ không phải dựa theo cảm tính. Mặt khác chúng ta cũng cần ứng dụng công nghệ để đổi mới cách thức vận hành trong nội bộ nhằm gia tăng giá trị, tính hiệu quả cũng như cải thiện năng suất lao động.
Xét dưới góc độ kinh doanh hay đứng trên quan điểm của nhân sự thì chúng ta đều cần công nghệ để tạo ra những bước đột phá. Ban lãnh đạo và những người đứng đầu đều ý thức được vấn đề này, chỉ có điều đứng trước một sự thay đổi, làm thế nào để chúng ta thành công và ai sẽ là người nhận trách nhiệm tiên phong để thực hiện. Kể cả câu chuyện về Tuyển dụng mà ngày hôm nay chúng ta sẽ bàn về cũng vậy.
Chúng ta phải có một lộ trình rõ ràng
* Trước đây, khi chưa áp dụng công nghệ thì bộ phận Tuyển dụng đã làm việc như thế nào?
- Trước đây người ta dùng một công cụ thần thánh là excel, tất cả đều quản lý ứng viên trên đó, qua mỗi vòng thì sẽ có một người ghi chú lại toàn bộ thông tin của ứng viên và chia sẻ lại cho người khác. Cách làm thủ công này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu tuyển dụng ít vì nó đơn giản và không tốn chi phí gì. Nhưng đối với công ty có quy mô khoảng 500 đến 600 nhân sự trở lên, mỗi năm tuyển từ 100 đến 200 người, nhiều bộ phận và các cấp tham gia chung vào quy trình tuyển dụng, thì cách làm đó không hiệu quả.
Bởi vì không phải file excel nào cũng được lưu lại một cách khoa học và có tính hệ thống, thậm chí mỗi người hoặc mỗi phòng ban lại có cách quản lý thông tin ứng viên khác nhau. Khi ứng viên chuyển qua phòng ban khác thì toàn bộ ghi chú cũ sẽ bị mất đi hoặc không được cập nhật. Cũng khó khăn để biết được ứng viên này đã nộp vào công ty bao nhiêu lần, lịch sử ứng tuyển ra sao, họ đã đi qua vòng nào, những người trước đánh giá ứng viên này như thế nào. Chúng ta không có cách nào khai thác và sử dụng hiệu quả những tài nguyên cũ.
Nếu chỉ bỏ tiền để mua một công cụ tốt là đủ thì nhiều doanh nghiệp không phải trăn trở đến vậy.
* Hẳn là anh và đội ngũ Tuyển dụng đã gặp nhiều khó khăn?
- Đúng vậy, thêm nữa, giới hạn của excel và email chính là việc không thao tác được nhanh chóng, dữ liệu bị phân tán, tính tự động hóa và khả năng thông báo "real time" cũng không được hỗ trợ. Cấp quản lý phải chờ đợi rất lâu để có được danh sách 3 đến 4 bạn ứng viên tham gia phỏng vấn, có khi kéo dài tới cả 1 tháng. Không phải quá trình đó lâu mà thực chất có một độ trễ nhất định trong việc chia sẻ trao đổi thông tin, mọi thứ không được "real time" cho nên công việc thường bị gián đoạn.
* Nói vậy có nghĩa là chỉ cần một công cụ có thể giải quyết được hết những vướng mắc này thì mọi thứ sẽ vận hiệu quả?
- Đây là điều kiện cần. Nếu chỉ bỏ tiền để mua một công cụ tốt là đủ thì không nhiều doanh nghiệp phải trăn trở đến vậy. Tuy nhiên, tôi đồng ý với việc lựa chọn được một công cụ tốt sẽ giúp con đường số hóa của doanh nghiệp bớt gập ghềnh.
Có không ít doanh nghiệp phải trả giá đắt cho việc mua một công cụ không phù hợp. Hệ quả là không những tiến độ bị đình trệ, ngân sách lãng phí, mà còn tạo ra tâm lý phản kháng chống đối từ phía nhân viên.
Thậm chí, về sau nghe đến công nghệ hay chuyển đổi số là nhân viên sợ hoặc né tránh không sử dụng. Vì công cụ lúc này không giúp cho họ làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra áp lực và thêm việc cho họ. Ví như họ phải nhập rất nhiều số liệu đầu vào để ra được báo cáo cho cấp quản lý, điều mà trước giờ họ không phải làm. Hoặc mất quá nhiều thời gian để làm quen và sử dụng công cụ, hoặc thao tác trên phần mềm khó khăn hay hệ thống không ổn định… Tất cả sẽ trở thành rào cản đối với nhân viên. Đó là lý do tôi phải dành rất nhiều thời gian nghiên cứu tìm hiểu trước khi lựa chọn và áp dụng bất cứ công cụ nào.
* Vậy công cụ tốt là điều kiện cần, thế còn điều kiện đủ là gì thưa anh?
- Chính là chiến lược, là quy trình, là văn hóa, đặc biệt là quyết tâm của những người đứng đầu. Chúng ta phải có một lộ trình rõ ràng, thời điểm nào thì sử dụng, triển khai toàn bộ hay triển khai thí điểm từng bộ phận, phòng ban. Quy trình đã minh bạch rõ ràng chưa, có phù hợp để đưa lên hệ thống hay cần phải điều chỉnh lại. Trong quá trình triển khai thì đội ngũ ban lãnh đạo có quyết liệt không, có làm gương không, có động viên để anh em sử dụng không. Tôi cho rằng đây chính là những yếu tố quan trọng.
Ra quyết định sau một chuyến đi
* Vậy ở Decathlon thì anh đã bắt đầu như thế nào?
- Sau nhiều trăn trở và những nỗ lực không thành, tôi quyết định đại diện cho đội ngũ Tuyển dụng của Decathlon Việt Nam đi khảo sát mô hình của 3 nước Pháp, Ấn Độ và Trung Quốc để xem Decathlon ở đó họ giải quyết bài toán tuyển dụng như thế nào.
* Tại sao anh lại chọn đi khảo sát tại những nước đó, mà không phải những quốc gia khác, có điều gì đặc biệt sao?
- Pháp là nước khởi nguồn của Decathlon nên chắc chắn có nhiều bài học về cách quản lý tuyển dụng nói chung, Ấn Độ là nước khá tương đương với Decathlon Việt Nam về cả dân số và quy mô doanh nghiệp còn Trung quốc là nơi hội tụ đầy đủ các yếu tố về cách quản lý - văn hóa - dân số trẻ - ứng dụng công nghệ.
Điều khiến tôi ấn tượng nhất là ở Trung Quốc, họ có hơn 10.000 nhân viên, hơn 200 cửa hàng bán lẻ và 4 văn phòng sản xuất, có mặt ở hơn 30 thành phố nhưng bộ phận Tuyển dụng chỉ khoảng 10 người. Tôi tò mò điều gì khiến họ có thể tiết kiệm được nguồn lực và tối ưu hóa được công việc đến vậy. Có rất nhiều bài học tôi đã rút ra về cách tổ chức, quy trình quản lý... nhưng có 1 điểm chung tôi phát hiện ra là ở Pháp, Trung Quốc, Ấn độ sau này tôi biết thêm cả Bangladesh, họ đều sử dụng một phần mềm quản trị Tuyển dụng gọi đúng là ATS (Apply Tracking System).
Điều khiến tôi ấn tượng nhất là ở Trung Quốc, họ có hơn 10.000 nhân viên, hơn 200 cửa hàng bán lẻ, 4 văn phòng sản xuất, có mặt ở hơn 30 thành phố nhưng bộ phận Tuyển dụng chỉ khoảng 10 người.
* Có vẻ đây chính là câu trả lời?
- Nhưng cũng không hề dễ dàng, thời điểm đó, ở Việt Nam khái niệm ATS còn khá mới mẻ, ít có doanh nghiệp nào biết và áp dụng theo mô hình này, chứ chưa nói đến việc có đơn vị nào nghiên cứu và làm ra sản phẩm tương tự. Tôi cũng nghĩ đến chuyện mua phần mềm ở Trung quốc hoặc Ấn Độ rồi về triển khai cho Decathlon Việt Nam. Nhưng sau khi cân nhắc đến chính sách bảo hành, kế hoạch triển khai, các vấn đề bảo trì hệ thống, hay những dịch vụ chăm sóc sau bán hàng thì tôi khá lo ngại.
Bởi vì chuyển đổi số, như tôi nói ở trên không chỉ dừng lại ở việc mua một phần mềm về là mọi thứ sẽ trở nên hiệu quả. Ngoài những yếu tố mà chúng ta có thể chủ động được từ phía mình, thì chúng ta cũng cần sự hỗ trợ từ đội ngũ triển khai của bên đối tác, cần thảo luận, trao đổi và nhận được những phản hồi thật nhanh chóng khi gặp bất cứ vấn đề gì.
Tôi thử tìm hiểu xem có phần mềm nào ở Việt Nam đáp ứng được khoảng 50 đến 60% yêu cầu thôi cũng ổn rồi, nhưng thật may mắn tôi tìm thấy một phần mềm Việt Nam giống đến 80% các sản phẩm tôi từng tiếp cận ở nước ngoài là Base E-Hiring.
* Cho đến thời điểm hiện tại Decathlon đã áp dụng thành công phần mềm để giải quyết bài toán dụng chưa? Trong quá trình áp dụng và triển khai anh có gặp rào cản gì không?
- Không có bất cứ rào cản nào từ phía ban lãnh đạo, họ rất ủng hộ, chỉ cần một giải pháp phù hợp và có một người đứng ra để đảm đương. Còn từ phía nhân viên, những bỡ ngỡ ban đầu và nỗi sợ hãi khi phải thay đổi, tôi không muốn gọi đó là rào cản, tôi muốn gọi đó là thách thức. Trước đây họ đang quen với những công cụ đơn giản như excel hay email, thì giờ họ buộc phải thích ứng với công nghệ và làm theo một quy trình chuẩn. Bởi vì công cụ sinh ra là để mọi người làm việc tốt hơn, còn thời điểm giao thoa giữa con người và công cụ thì chúng ta phải có tư duy mở để chấp nhận sự thay đổi cũng để khắc phục những khó khăn trước mắt. Về ngắn hạn, có thể nó sẽ tạo ra một vài sự đình trệ trong quá trình làm việc, nhưng về mặt trung và dài hạn thì chắc chắn nó sẽ có lợi ích cho chính họ và cho công ty.
Tính đến nay cũng được hơn một năm kể từ khi Decathlon sử dụng phần mềm. 6 tháng đầu tiên tôi dành ra để nghiên cứu sản phẩm, xây dựng quy trình và làm việc với bộ phận nhân sự. Bởi vì đặc thù của Decathlon là các cấp quản lý tham gia khá nhiều vào việc tuyển dụng, cho nên giai đoạn chuẩn bị và thử nghiệm rất quan trọng. Tôi cần phải đảm bảo công cụ này thực sự vận hành ổn định và quy trình mình xây dựng phù hợp với cách thức tuyển dụng của Decathlon.
5 tháng gần đây tôi bắt đầu triển khai sâu xuống đến các bạn quản lý, thành công bước đầu là tất cả các cấp quản lý đều coi công cụ này như một phần tất yếu của công việc. Họ bắt đầu dùng thường xuyên và có những phản hồi tích cực.
* Vậy con số nào cụ thể để đo lường hoặc đánh giá mức độ hiệu quả từ khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm không, thưa anh?
- Hiện tại thì chưa có đủ số liệu để nói lên cụ thể điều gì, nhưng như tôi vừa chia sẻ, việc mọi người đón nhận và coi nó như một phần trong công việc hàng ngày đã là thành công rồi, điều này rất quan trọng, vì văn hóa ở Decathlon là không ép buộc, mọi người phải hiểu, thấy được giá trị của nó và họ sẽ tự giác thay đổi để tốt hơn. Hơn nữa những lợi ích về mặt kinh tế hoặc hiệu quả về mặt công việc thì tôi đã nhìn thấy ngay từ đầu, chỉ cần người chơi chấp nhận chơi thì chắc chắn chúng ta sẽ gặt hái được thành quả.
Chuyển đổi số là một hành trình, hãy kiên nhẫn. Đơn giản thế này, nếu các bạn muốn một ngày nào đó trúng xổ số thì trước hết cũng phải dám mua vé số, sau đó nếu không trúng, bạn sẽ từ bỏ hay tiếp tục theo đuổi? Tất nhiên tôi không muốn nói đây là vận may, tôi chỉ muốn nhấn mạnh rằng bạn đừng từ bỏ. Tương tự, để kết quả khác đi cũng đòi hỏi phải có sự thay đổi từ tư duy đến hành động (cách làm mới, quy trình hoặc về công cụ mới) và quan trọng hơn cả đó là 1 hành trình của sự cải tiến liên tục. Chuyển đổi số chắc chắn không phải là cách duy nhất, nhưng chắc chắn là 1 trong những phương pháp tạo ra sự khác biệt trong hiệu quả lao động.
* Xin cảm ơn anh!
