Bài học quản trị: Khi quyết định cắt giảm chi phí nhân sự, làm sao để ít “đau đớn“ nhất?
Dù đau đớn – ngại ngùng nhưng để giúp doanh nghiệp sống sót qua mùa dịch Covid-19, nhiều doanh chủ buộc phải tính đến giải pháp cắt giảm chi phí nhân sự. Và để bản thân không phải nhận những phản hồi tiêu cực từ nhiều nhân viên do họ quá sốc, doanh chủ cần chọn đúng người và đúng cách thông báo tin xấu.
Chắc chắn, không doanh chủ nào trên thế giới này muốn cắt giảm chi phí nhân sự bằng cách giảm lương thưởng hoặc cho nhiều nhân viên nghỉ việc. Ngoài chuyện quyết định này thể hiện việc doanh nghiệp đang gặp khó khăn hoặc đi sai hướng, doanh chủ còn phải đối diện với những ánh mắt thất vọng, hoang mang và thậm chí là căm ghét từ cấp dưới. Nhưng xui xẻo thay, vì đại dịch Covid-19, nên hầu hết doanh chủ Việt buộc phải trải nghiệm quá trình mệt mỏi kể trên.
Theo anh Nguyễn Đình Thành - Co-Founder & Tổng Giám đốc của Elite PR School, thì keywork trong mùa đại dịch này là ‘tối ưu hóa chi phí’ và cắt giảm chi phí nhân sự gần như là lựa chọn cuối cùng của các doanh chủ. Còn tối ưu như thế nào và cắt giảm bao nhiêu thì tùy tình hình của mỗi công ty như công ty đó có quỹ dự phòng hay không và quỹ dự phòng đó nhiều hay ít. Nói chung, không có công thức tối ưu hay cắt giảm cho tất cả doanh nghiệp, mà phải ‘uống thuốc tùy vào cơ địa của từng người’.
Ví dụ có người bạn của anh Thành làm trong ngành du lịch, vì công ty có quỹ dự phòng ổn nên có thể cầm cự trong khoảng 1 năm, tức là vẫn đủ trả lương cho nhân sự (từ 50% đến 70%) để duy trì được hoạt động của doanh nghiệp dù doanh thu không nhiều, trong 1 năm. Theo đó, chiến lược này có thể giúp công ty vẫn giữ được nhân viên đồng thời bật lên nhanh chóng sau khi thị trường dần hồi phục, vì trong ngành du lịch đào tạo nhân viên giỏi khá khó. Hoặc, có những công ty chỉ không có doanh thu 1 tháng là đã chết.
Để giúp doanh chủ hình dung rõ, tối ưu hóa chi phí là sẽ như thế nào, ông Thành đưa ra một ví dụ khá thú vị: với những doanh nghiệp ngành lifestyle cao cấp, thứ mà họ bán chủ yếu chính là trải nghiệm khách hàng, thế nên dù như thế nào thì doanh nghiệp mảng này cũng không thể thay hoa thật bằng hoa giả.
Tối ưu ở đây là: trước đây 2 ngày/1 lần nhân viên sẽ cắt phần gốc hoa nay sẽ là 1 ngày/1 lần; đồng thời sẽ dùng thêm các hóa chất để giúp hoa tươi lâu hơn; trước đây 1 bình hoa có thể sử dụng 5 ngày nay có thể tăng lên 7 ngày. Trước đây, khi thấy hoa hơi héo, chúng ta vứt hết vào sọt rác, nhưng nay có thể tận dụng những bông vẫn còn đẹp bỏ vào bát thủy tinh hoặc sứ chưng ở bàn tiếp khách.
Giống như 1 chiếc khinh khí cầu đang trong đà rơi xuống, chúng ta cần vứt bớt vật dụng trên đó để chúng có thể bay lên lần nữa. Sau khi đã tối ưu hóa chi phí ở tất cả mọi hoạt động kinh doanh – vận hành của doanh nghiệp mà vẫn còn phải tiếp tục cắt giảm, thì hãy nghĩ đến phần nhân sự. Tuy nhiên, tới giai đoạn này, thì giữ ai bỏ ai là một bài toán vô cùng khó khăn.
Các diễn giả trong hội thảo trực tuyến Đi làm hậu cách ly "tiếp lửa" nhân sự.
"Nếu ta xem nhân sự công ty như một thân cây gồm nhiều vòng cây, chúng ta nên tỉa từ ngoài vào. Ví dụ: nếu công ty có khoảng 300 nhân sự trong đó có khoảng 10 đến 20 nhân sự cốt cán – những người mà nếu ta để mất 2 hoặc 3 thì công ty sẽ chết, họ chính là vòng nhỏ nhất của gốc cây, những người càng ít quan trọng với công ty càng nằm xa lõi cây. Mặc dù đau đớn nhưng chúng ta vẫn phải làm, phải nhìn thẳng vào sự thật, ‘tỉa’ trước những nhân sự không mang hiệu quả tăng trưởng doanh thu cho công ty.
Hoặc thêm 1 cách nữa, chúng ta có thể căn cứ vào bảng chấm điểm qua các dự án của nhân viên để quyết định xem nên giữ ai bỏ ai. Trong 300 người, chúng ta có thể cắt 30 người ở tốp sau cùng, những người có số điểm chấm thấp nhất. Với cách này, ai cũng sẽ tâm phục khẩu phục", anh Nguyễn Đình Thành gợi ý trong hội thảo trực tuyến Đi làm hậu cách ly "tiếp lửa" nhân sự.
Mặt khác, cắt giảm chi phí nhân sự không chỉ bằng cách cho nhân viên nghỉ luôn mà có thể giảm lương, làm việc cách tuần xen kẽ, nghỉ tạm vài tháng không lương. Có chị Giám đốc nọ đã xác định ngay từ đầu mùa dịch là sẽ cho từ 70% đến 80% nhân viên nghỉ tạm không lương 3 tháng, nên sau khi hết giãn cách chỉ cho khoảng 20% nhân viên đi làm lại. Những nhân viên trong diện nghỉ dài hạn đang cố xoay xở bán cái này cái kia để tiếp tục sinh tồn đợi ‘ngày mai trời sáng’.
Cũng theo anh Thành, khi thông báo tiến trình cắt giảm chi phí nhân sự cho nhân viên, thì nội dung quan trọng nhưng cách thể hiện nội dung cũng quan trọng không kém. Sau khi một người bạn trong ngành event của anh Thành quyết định giảm khoảng 70% lương nhân viên từ giờ cho đến cuối năm, anh Giám đốc đó đã chuẩn bị một bài phát biểu hết sức công phu, đề cập đến tình hình kinh tế thế giới tới tình hình kinh tế Việt Nam khó khăn như thế nào, rồi mới đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và quyết định kể trên.
Trong suốt mùa dịch Covid-19, dù doanh nghiệp hầu như không có doanh thu, song người chủ nói trên không hề cho nó ‘ngủ đông’. Trên Fanpage của doanh nghiệp đã tổ chức đủ loại hoạt động, ví dụ như thi đọc sách, thử thách làm những việc mình muốn mà vẫn chưa làm được, chia sẻ kinh nghiệm học tập – làm việc…; cổ vũ nhân viên liên tục tương tác cùng nhau và với công ty, khiến nhân sự thấu hiểu nhau hơn cũng như không quá bi quan trong suốt mùa dịch.
"Theo tôi, tâm thế của người chủ doanh nghiệp là vô cùng quan trọng trong những lúc xảy ra khủng hoảng như thế này; nếu người chủ mãi nhăn nhó than thở, thì tinh thần của nhân viên không thể tốt. Ngoài ra, nếu doanh chủ không khéo léo trong việc thông báo tin xấu, sẽ khiến nhân viên bị cho nghỉ có cảm giác: doanh nghiệp đã bỏ rơi họ khi gặp khó khăn . Điều này sẽ ảnh hưởng rất xấu đến thương hiệu cũng như gây cản trở cho doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng sau này’, Founder Elite PR School chia sẻ kinh nghiệm.
Anh Phan Sơn - Chuyên gia Quản trị nhân sự, Nguyên Quản lý Nhân sự Tập đoàn VinGroup
Hoàn toàn đồng ý với quan điểm của đồng nghiệp, anh Phan Sơn - Chuyên gia Quản trị nhân sự, Nguyên Quản lý Nhân sự Tập đoàn VinGroup, thì: đầu tiên khi muốn cắt giảm chi phí, các doanh chủ cần nhìn vào các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp - cắt chi phí của những hoạt động chưa hoặc không triển khai; phải tới tình huống bắt buộc mới đụng tới phần nhân sự.
Dù thế, tối ưu chi phí nhân sự không đồng nghĩa với sa thải hay cắt giảm số lượng nhân sự, mà có thể là cắt các khoản phụ cấp không xài trong giai đoạn dịch như điện thoại – đi lại; làm việc luân phiên dựa theo lượng công việc đang có; giảm lương thưởng – thường thì sẽ đi dần từ tầng lớp lãnh đạo cao cấp đến thấp.
"Quan trọng nữa, cách nói như thế nào. Nhiều doanh chủ sợ rằng, khi mình thông báo tin cắt giảm lương sẽ khiến nhân sự chán nản song thỉnh thoảng tình hình diễn ra ngược lại. Người Việt thường rất đoàn kết trong lúc gặp khó khăn. Nên nếu chúng ta truyền thông nội bộ tốt, công ty có văn hóa tốt, có khi việc cắt giảm này khiến nhân sự trong công ty gắn bó và đoàn kết hơn. Nếu nhân sự hiểu và cùng đồng thuận thì con số bao nhiêu cũng không quan trọng", anh Phan Sơn khẳng định.
Còn theo ông Nguyễn Thành Nam - Founder FUNiX (thuộc Tổ chức Giáo dục FPT), thông báo tin xấu – ví dụ như tin cắt giảm chi phí nhân sự, là một kỹ năng mà tất cả doanh chủ cần phải học, vì chẳng ai bảo đảm doanh nghiệp của mình mãi tốt. Có thể nói, đại dịch Covid-19 khiến rất nhiều doanh chủ buộc phải thực hành kỹ năng đó.
Nhận xét về bản thân, ông Nguyễn Thành Nam cho rằng mình không giỏi lắm trong việc thông báo tin xấu, ví dụ: sau khi thông báo vắn tắt với cấp dưới thông tin họ bị giảm lương hoặc bị sa thải, ông vội quay ngoắt đi do không đành lòng hoặc không giỏi an ủi, khiến cuộc hội thoại hụt hẫng. Theo ông, thì phụ nữ vẫn là người giỏi về truyền đạt tin xấu hơn đàn ông, nên trong doanh nghiệp mà mình quản lý, ông Nam thường để chị em phụ nữ làm điều đó.
