Từng lúng túng với các cuộc đàm phán, tôi đã thay đổi hoàn toàn khi học được cách dùng lợi thế để đạt được mọi thỏa thuận

Phải thú thật bản thân tôi là một người hoạt ngôn. Nhưng mỗi lần đi đàm phán với đối tác, chỉ cần có dấu hiệu căng thẳng giữa hai bên, cho dù là một dấu hiệu nhỏ nhất, hai tai tôi sẽ đỏ bừng lên và trở nên lúng túng. Thói quen tệ hại đó khiến cho đối tác của tôi dễ dàng giành được lợi thế trong việc thỏa thuận hợp đồng.

Mặc dù lí trí bảo tôi rằng đừng để những cảm xúc chủ quan lấn át công việc, nhưng tôi không thể giận dữ hay gây áp lực lên người khác được. Bởi vì tôi sợ điều đó sẽ phá hủy các mối quan hệ trong cuộc sống.

Nhưng bạn biết đấy, chúng ta không thể cứ mãi nhân nhượng với người khác. Đặc biệt là trong môi trường kinh doanh đầy khắc nghiệt. Là chủ của một doanh nghiệp và là cố vấn kinh doanh, tôi biết mình cần phải cứng rắn hơn và có các biện pháp phù hợp để xử lí với các tình huống khó chịu vẫn thường xảy ra.

Trong kinh doanh, bạn có thể bắt gặp các câu hỏi kiểu như:

- Phải làm gì khi khách hàng thanh toán không đúng hạn?

- Phải làm gì khi khách hàng muốn thay đổi các điều khoản của hợp đồng?

- Làm thế nào để yêu cầu các điều khoản tốt hơn từ nhà cung cấp?

Hầu hết các cuộc trò chuyện với khách hàng sẽ diễn ra suôn sẻ, cho đến khi bạn đưa ra bảng phí dịch vụ bên bạn.

Khi phải điều hành công việc kinh doanh và đưa ra các quyết định, tôi nhận ra rằng thương lượng là một kĩ năng sống còn của người lãnh đạo. Kể từ đây, tôi bắt đầu lao vào tìm hiểu tất cả những thứ liên quan đến kĩ năng này, thậm chí tôi còn tìm đọc tất cả những cuốn sách khó đọc nhất. Sau đó tôi bắt đầu tập tành luyện tập với các thương vụ nhỏ lẻ.

Điều thú vị là cuộc đàm phán thành công đầu tiên của tôi không đến từ công việc kinh doanh mà lại liên quan đến việc làm giấy khai sinh cho con gái. Để làm giấy khai sinh cho con, tôi đã gọi cho văn phòng chính phủ và họ yêu cầu tôi gửi 25 đô la tiền mặt và một phong bì có ghi sẵn địa chỉ và dán sẵn tem. Một khi họ nhận được, họ sẽ gửi lại cho tôi một bản sao theo địa chỉ trên phong bì. Tôi làm theo đầy đủ các chỉ dẫn đó.

Ba tuần sau, không một lá thư nào được gửi về. Vì vậy tôi gọi lại cho văn phòng để hỏi thăm.

Người phụ nữ ở đầu dây bên kia cho biết họ đã nhận được yêu cầu của tôi và cũng đã gửi giấy khai sinh của con gái tôi đi rồi. Khi tôi nói với cô ấy tôi đã không nhận được nó thì cô ấy cho hay tôi chỉ có một lựa chọn duy nhất là gửi thêm 25 đô nữa và lặp lại các bước như chỉ dẫn.

Ngay khi gác máy, tôi lập tức nhận ra mình có thể giải quyết vấn đề theo ba hướng: một là tôi có thể nổi giận, hai là gửi lại tiền và cho qua, ba là tôi sẽ thương lượng với bên cấp giấy khai sinh. Sau khi cân nhắc kĩ, tôi quyết định gọi lại cho người phụ nữ ban nãy để dàn xếp công việc. Cuối cùng, cô ấy đồng ý gửi lại cho tôi một tờ khai sinh mới, hoàn toàn miễn phí.

Sau thắng lợi nhỏ đó, tôi bắt đầu đạt được các thỏa thuận lớn hơn. Tôi đã tăng mức phí tư vấn của công ty với các đối tác. Nhờ đó doanh thu của công ty tăng thêm hơn 4.000 đô chỉ trong vòng ba tháng. Mạng lưới khách hàng của công ty cũng ngày càng được mở rộng nhờ việc sử dụng các kĩ năng đàm phán mà tôi đã học được.

Và dưới đây chính là kế hoạch 4 bước mà tôi thường áp dụng trước các cuộc đàm phán để giành thế chủ động mà không khiến đối phương mất cảm tình.

Thứ nhất, bạn phải luôn nhận thức rằng mình đang đại diện cho công ty tham gia đàm phán. Theo tôi đây là phần khó nhất. Vì sẽ có những lúc bạn quên mất điều đó và hành xử theo cảm tính cá nhân.

Thứ hai, hãy chuẩn bị một kế hoạch bằng văn bản càng chi tiết càng tốt trước khi bước vào thương lượng. Đồng thời, bạn cũng nên viết ra các mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán.

Thứ ba, hãy đặt câu hỏi khi cần thiết. Trước đây, tôi rất ngại đặt câu hỏi với đối tác vì tôi cho rằng điều đó thật bất lịch sự. Tuy nhiên, các câu hỏi thường là cách duy nhất để hai bên tháo gỡ khúc mắc và đạt được thỏa thuận trong hợp đồng. Vì vậy, trước khi gặp đối tác tôi thường viết ra 10 câu hỏi quan trọng mà mình có thể hỏi họ. Điều này giúp cho việc thương lượng giữa hai bên diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Thứ tư, luôn giữ quan điểm trung lập trong suốt cuộc đàm phán. Nếu bạn cảm thấy căng thẳng hay khó chịu, hãy tạm nghỉ giải lao để bình tĩnh lại trước khi tiếp tục cuộc nói chuyện. Khi hai bên trao đổi với nhau về điều khoản của hợp đồng, mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Bạn có thể tức giận vì điều đó. Nhưng nếu bạn vẫn muốn kí được hợp đồng thì đừng vội nổi nóng.

Hãy giữ thái độ vui vẻ và giữ tông giọng ở mức thấp nhất có thể. Thậm chí một câu nói đùa trong hoàn cảnh này sẽ giúp bạn tháo gỡ vấn đề và nhanh chóng đạt được những gì mình muốn.

Thực hiện theo các bước trên đây, bạn sẽ có được sự chủ động trong đàm phán mà vẫn giữ được thái độ hòa nhã nhất.

Theo Minh An