Top những ứng dụng giúp quản lý nhân viên làm việc từ xa mùa Covid-19: Theo dõi từ thời gian, năng suất đến web truy cập, chụp ảnh màn hình, được cả Apple, Verizon tin dùng
Từ miễn phí đến trả phí, các doanh nghiệp Việt có thể lựa chọn sử dụng những công cụ này để đảm bảo năng suất, tiến độ công việc dù nhân viên làm việc từ xa.
Dịch Covid-19 đang diễn biến khó lường và nguy hiểm, khiến nhiều công ty phải yêu cầu nhân viên làm việc từ xa để hạn chế tập trung đông người, giảm nguy cơ lây nhiễm. Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh là làm sao quản lý và theo dõi năng suất, hiệu quả của người lao động khi họ làm việc tại nhà.
Để giải quyết bài toán này, nhiều ứng dụng theo dõi công việc đã ra đời, với chi phí phải chăng và dễ dàng sử dụng.
1. Time Doctor
Time Doctor là một trong những công cụ theo dõi thời gian tốt nhất trong năm 2019, được nhiều công ty công nghệ lớn sử dụng như Apple, Verizon hay PwC.
Với Time Doctor, nhà quản lý có thể tính toán những chỉ số như:
- Các nhiệm vụ nhóm mà nhân viên đang thực hiện;
- Thời gian họ dành cho từng nhiệm vụ;
- Các trang web họ truy cập;
- Những lần họ đăng nhập và đăng xuất.
- Quản lý công việc - phân bổ nhiệm vụ dựa trên mức độ năng suất của mỗi nhân viên.
- Chấm công.
Ví dụ, bất cứ khi nào nhân viên của bạn truy cập vào những web không hiệu quả, ứng dụng sẽ tự động gửi cho họ một cửa sổ, hỏi xem họ có còn làm việc hay không. Lời nhắc nhỏ này thường đủ để đưa nhân viên ra khỏi trang web, mạng xã hội và trở lại làm việc.
Hay khi bàn phím hoặc chuột ngừng hoạt động trong 3 phút, Time Doctor sẽ tự động cho rằng nhân viên đang nghỉ và tạm dừng bộ hẹn giờ.
Ngoài ra còn có các chức năng khác như chụp ảnh màn hình làm việc ngẫu nhiên, cung cấp các báo cáo thời gian, năng suất chi tiết.
Chi phí: 9,99 USD/tháng, áp dụng chiết khấu theo số lượng.
2. Toggl
Ngoài những tính năng cơ bản như theo dõi thời gian và cung cấp các báo cáo tổng hợp, một tính năng thú vị của Toggl là ghi lại mọi chương trình và trang web bạn đã truy cập trong thời gian trên 10 giây, từ đó cung cấp dữ liệu về trang web mà bạn dành nhiều/ít thời lượng nhất.
Đặc biệt, Toggl còn có chức năng "phát hiện nhàn rỗi". Nó sẽ thông báo về thời gian nhân viên đã rời khỏi máy tính, nhưng bạn có thể quyết định xóa hoặc lưu lại.
Tuy nhiên, có lo ngại rằng sự kiểm soát chặt chẽ này dù sẽ được các nhà quản lý rất ủng hộ nhưng lại gây áp lực với nhân viên.
Như một nỗ lực để giảm bớt căng thẳng, Toggl cung cấp chế độ đồng hồ bấm giờ Pomodoro, nhắc nhở bạn nghỉ ngơi và tránh làm việc quá sức.
Chi phí: 9 USD - 49 USD/người/tháng tùy độ đa dạng của các tính năng.
3. RescueTime
Không giống như các công cụ khác, RescueTime không phải ứng dụng theo dõi thời gian mà là nền tảng đo lường năng suất nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi thời gian bạn dành cho một công cụ hoặc trang web cụ thể trong giờ làm việc;
- Có thể chặn các trang web được coi là mất tập trung. Danh sách các trang web phi năng suất này có thể được tùy chỉnh bởi mỗi cá nhân;
- Cho phép nhân viên thiết lập mục tiêu năng suất của mình và thông báo nếu bạn đang dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ nào đó;
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về việc sử dụng thời gian để giúp cải thiện mức năng suất của nhân viên.
Chi phí: RescueTime có hai gói giá:
- Lite (miễn phí): kế hoạch này nhằm vào các soloprene, những người cần một bộ tính năng hạn chế.
- Premium (9 USD/người/tháng): bao gồm tất cả các tính năng cao cấp mà ứng dụng cung cấp.
4. Harvest
Đây là công cụ đặc biệt phù hợp cho những công ty có khối lượng đơn hàng, giao dịch lớn với khách hàng mỗi ngày. Nhờ khả năng lập hóa đơn nâng cao, Harvest có thể tích hợp liền mạch với các quy trình thanh toán của bạn.
Tính năng nổi bật:
- Có thể tạo hóa đơn và xử lý thanh toán theo múi giờ thông qua Paypal hoặc Stripe.
- Tự động đồng bộ hóa trên các thiết bị để theo kịp các mẫu công việc linh hoạt.
- Nhiều tùy chọn cài đặt để điều chỉnh tỷ lệ thanh toán và xử lý, theo dõi khách hàng mà bạn làm việc cùng.
Điểm yếu của công cụ này là không thể chụp ảnh màn hình để theo dõi tiến độ của dự án và nhân viên.
Chi phí: Harvest cung cấp cho các cá nhân sử dụng miễn phí cho 2 dự án mỗi tháng. Tuy nhiên, đối với các công ty có nhân viên toàn thời gian, chi phí là 12 USD/người dùng/tháng, đi kèm một số tính năng nâng cao hơn.
5. TopTracker
Top Tracker đặc biệt phù hợp với những người làm việc tự do hay startup, công ty nhỏ.
Tính năng nổi bật:
- Hẹn giờ chụp ảnh màn hình làm việc;
- Theo dõi mức độ hoạt động - của bàn phím và chuột;
- Tạo dự án và phân bổ nhân viên cho mỗi dự án;
- Kiểm soát quyền riêng tư để nhân viên xem xét/từ chối ảnh chụp màn hình;
- Báo cáo năng suất chi tiết, có thể trích xuất dưới dạng PDF, CSV.
Thiếu sót lớn nhất của TopTracker là không tích hợp được với những công cụ khác.
Chi phí: Miễn phí
Ứng dụng TopTracker đã được nhiều startup Việt Nam sử dụng trong thời gian qua.
