4 cách sử dụng mạng xã hội vào truyền thông nội bộ
Nhiều nghiên cứu cho thấy, trung bình một người tiêu tốn khoảng 3 giờ/ngày trên các trang mạng xã hội và hơn 50% người lao động sử dụng mạng truyền thông nội bộ.
Một nghiên cứu do Weber Shandwick kết hợp với KRC Research thực hiện cho thấy sau khi trải qua một sự thay đổi tại nơi làm việc (như công ty gặp khủng hoảng, tiến hành M&A, hay có nhân viên bị sa thải…), 55% số người được hỏi cho rằng họ muốn được kết nối mạng xã hội nhiều hơn.
Theo đó, các công ty nên tận dụng truyền thông xã hội (social media) như một công cụ quản lý, đặc biệt trong trường hợp công ty có một sự thay đổi nào đó. Vấn đề là nhà lãnh đạo cần có một kế hoạch truyền thông nội bộ hợp lý và đầy đủ để tạo ra một "không gian" an toàn cho các nhân viên tiếp cận với những người họ tin tưởng để bày tỏ ý kiến nhằm sớm vượt qua sự xáo trộn trong trong tâm lý và công việc.
Sau đây là 4 cách để công ty tận dụng tốt công cụ này:
1. Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên
Khi công ty có sự thay đổi, một việc quan trọng mà nhà lãnh đạo cần làm là cho nhân viên thấy được kế hoạch phát triển của công ty đồng thời truyền cảm hứng cho nhân viên để họ tiếp tục công việc của mình.
Phương tiện truyền thông xã hội giúp cuộc đối thoại giữa các cấp, các bộ phận chức năng trong tổ chức trở nên dễ dàng, kịp thời hơn. Nghiên cứu cho thấy việc CEO tham gia mạng xã hội sẽ cho phép nhân viên có nhiều cơ hội để giao tiếp trực tiếp với lãnh đạo. Mặt khác, việc tham gia mạng xã hội cũng giúp các CEO hiểu được những gì đang xảy ra trong công ty.
CEO Zappos Tony Hseih đã công bố sẽ sa thải 8% nhân viên ngay trên blog cá nhân sau khi gửi một email thông báo nội bộ. Động thái này được các nhân viên đánh giá cao vì sự minh bạch của vị lãnh đạo, tạo điều kiện cho nhân viên có một cuộc trao đổi thẳng thắng với Tony trên Twitter.
Cuộc trò chuyện cởi mở đã giúp Zappos có cái nhìn sâu sắc và phương án tốt nhất để xử lý các vấn đề nhạy cảm, có sự khích lệ chu đáo, hỗ trợ tương tác giữa cấp quản lý và các nhân viên. Thậm chí, những nhân viên bị sa thải còn được hỗ trợ để tìm công việc tại công ty khác.
2. Cho nhân viên định hình tương lai
Khi có sự thay đổi trong công việc, mọi nhân viên đều cảm thấy mơ hồ, lo lắng. Lúc này truyền thông nội bộ sẽ là nơi để các nhân viên nêu ý kiến của mình nhằm góp phần định hình các kế hoạch tương lai của công ty, hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi.
CEO Cisco John Chambers từ chức Chủ tịch vào tháng 7/2015 và người thay thế là Chuck Robbins. Hai nhà đồng sáng lập công ty đã gửi lời cảm ơn đến John và đồng thời hỏi ông rằng: “Ông có lời khuyên nào dành cho Chuck Robbins khi ông ấy trở thành CEO kế nhiệm không?”. Trong vòng 4 ngày, hai bài viết trên mạng truyền thông nội bộ đã nhận được 1.000 bình luận và 20.000 lượt xem.
Tập đoàn IBM và BASF cũng đã sử dụng cách thu thập ý kiến từ nhân viên để xác định lại giá trị công ty và có ý tưởng để cắt giảm chi phí hoạt động.
3. Thắt chặt tình cảm và tạo không gian xử lý khủng hoảng
Khi chúng ta dùng chữ “cộng đồng” để miêu tả về phương tiện truyền thông xã hội, nghĩa là chúng ta định nghĩa rằng đó là nơi mà mọi người có thể đến để thảo luận, hợp tác và trao đổi kinh nghiệm. Hình thức này trở nên rất hữu ích cho những công ty đang trải qua những thay đổi quy mô lớn.
Khi Pfizer tiến hành cuộc cải tổ lớn vào năm 2007, họ đã tìm đến 10 nhân viên và nói chuyện với họ. Họ chọn những người đại diện trong từng cơ cấu tổ chức, và chia sẻ những kinh nghiệm thực tế trước máy quay. “Nhật ký video” này được thực hiện trong suốt 3 tháng. Nội dung video được ghi ra đĩa CD để toàn bộ nhân viên của Pfizer sẽ nhìn vào hành trình, kinh nghiệm đối mặt với các khó khăn của đồng nghiệp mình nhằm thay đổi sự hiểu biết, tăng sự tự tin của nhân viên.
4. Giúp nhân viên thay đổi hành vi
Mạng xã hội hay truyền thông nội bộ giúp nhà lãnh đạo và nhân viên có phương tiện thuận lợi để khen ngợi và nhận những lời tán thưởng của nhau. Ví dụ, Công ty Symantec đã hợp tác với Globoforce để tung ra nền tảng xã hội sau khi sáp nhập, giúp nhân viên chia sẻ văn hóa công ty trong cách làm việc. Kết quả là gần 40% nhân viên đã được công nhận những nỗ lực vào dịp tổng kết cuối năm, khiến mức độ hài lòng của nhân viên tăng thêm 16%.
Một số công ty khác sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để thay đổi hành vi của nhân viên gồm: thay đổi cách làm việc, thúc đẩy kết nối nhân viên với nhau hay với người hướng dẫn để nâng cao kỹ năng.
Để đưa được truyền thông xã hội vào doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần đánh giá các công cụ truyền thông hiện tại của công ty. Công ty nên sử dụng nền tảng mạng xã hội mà nhân viên quen thuộc, hoặc sử dụng những công cụ phổ biến như Google Hangout, WebEx hay Kaltura. Các công cụ được chọn phải hỗ trợ việc chuyển đổi ngay lập tức và phục vụ nhu cầu dài hạn của công ty.
Tiếp theo, lãnh đạo công ty cũng cần có sự điều chỉnh. Hãy chắc chắn rằng xây dựng mạng xã hội nằm trong kế hoạch chuyển đổi của công ty và có sự tham gia của các giám đốc điều hành. Sau đó, công ty xây dựng một đội ngũ nhân viên có tầm ảnh hưởng – những người có thể tham gia điều hành mạng xã hội nội bộ này.
Phương tiện truyền thông xã hội trở thành phương tiện bổ sung không thể thiếu trong doanh nghiệp. 88% nhân viên sử dụng một mạng xã hội nào đó tại nhà và cũng mong muốn có trải nghiệm tương tự tại nơi làm việc. Do đó, truyền thông xã hội là một phần không thể thiếu trong bất kỳ kế hoạch thay đổi nào. Việc mời nhân viên đóng góp ý kiến vào quá trình chuyển đổi có thể giúp lãnh đạo công ty ngăn chặn những bình luận tiêu cực, giúp quá trình chuyển đổi của công ty diễn ra trơn tru hơn.
Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng mạng truyền thông nội bộ, công ty sẽ không thể lôi kéo tất cả nhân viên tham gia vào sự chuyển đổi lớn của công ty. Vẫn luôn cần có những cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa quản lý với nhân viên để có sự hỗ trợ kịp thời, duy trì lòng tin và thúc đẩy tinh thần nhân viên, tăng hiệu quả của cuộc chuyển đổi.
