Thuê xe cá nhân không hóa đơn - khi nào được tính chi phí, khi nào bị loại trừ.
Thuê xe cá nhân không có hóa đơn vẫn có thể được tính chi phí, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn bị xuất toán vì không chứng minh được sử dụng thực tế.
“Không có hóa đơn thì khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lệ hay không?” là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp khi thuê xe của cá nhân không đăng ký kinh doanh (vì thế không có hóa đơn).
Chính suy nghĩ phải có hóa đơn mới được hạch toán chi phí đã khiến không ít doanh nghiệp hoặc bỏ luôn khoản chi này, hoặc tìm cách “hợp thức hóa” hóa đơn để tránh rủi ro về thuế. Tuy nhiên, thực tế lại không hoàn toàn như nhiều người nghĩ.
Hiện nay, pháp luật thuế không quy định bắt buộc cá nhân không kinh doanh phải xuất hóa đơn thì doanh nghiệp mới được tính chi phí thuê tài sản. Theo Khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ bao gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì bổ sung thêm chứng từ nộp thuế thay theo quy định.
Điều đó đồng nghĩa rằng, về nguyên tắc, doanh nghiệp vẫn có thể được tính chi phí thuê xe của cá nhân dù không có hóa đơn, miễn là giao dịch phát sinh thực tế và có đủ hồ sơ chứng minh theo quy định.Nhưng cũng chính ở đây, nhiều doanh nghiệp lại bắt đầu hiểu sai vấn đề.
Không ít trường hợp cho rằng chỉ cần ký hợp đồng thuê xe và chuyển khoản đầy đủ là đã “an toàn” khi quyết toán thuế. Thực ra khi cơ quan thuế kiểm tra, thứ họ quan tâm thường không chỉ nằm ở bộ hồ sơ trên giấy, mà là bản chất thực tế của giao dịch.
Nói cách khác, cơ quan thuế sẽ không chỉ nhìn vào việc doanh nghiệp có thuê xe hay không, mà sẽ nhìn sâu hơn vào việc chiếc xe đó có thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh hay chỉ là một khoản chi được dựng lên để hợp thức chi phí. Đây mới là lý do khiến nhiều doanh nghiệp bị xuất toán chi phí thuê xe trong thực tế.
Ví dụ, một doanh nghiệp thuê xe của giám đốc với giá 25 triệu đồng mỗi tháng. Hồ sơ ban đầu nhìn khá đầy đủ: có hợp đồng thuê xe, có chứng từ chuyển khoản, có giấy đăng ký xe. Nhưng trong suốt quá trình sử dụng, doanh nghiệp lại không có bất kỳ tài liệu nào thể hiện chiếc xe phục vụ công việc như lịch điều xe, kế hoạch công tác, hồ sơ gặp khách hàng hoặc nhật trình sử dụng thực tế.
Trong trường hợp này, cơ quan thuế hoàn toàn có thể đặt nghi vấn rằng chiếc xe chủ yếu phục vụ mục đích cá nhân thay vì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Và khi doanh nghiệp không chứng minh được mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động tạo ra doanh thu, khoản chi đó rất dễ bị loại khi quyết toán thuế, dù hồ sơ ban đầu tưởng như không thiếu gì.
Thực tế, đây cũng là điểm mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót nhất. Họ tập trung nhiều vào việc có hóa đơn hay không, nhưng lại quên mất rằng điều kiện cốt lõi để một khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ không chỉ nằm ở chứng từ, mà còn nằm ở việc khoản chi đó phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều này cũng được quy định rất rõ tại Mục a, b Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Theo đó, khoản chi được trừ phải là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Chính vì vậy, trong nhiều trường hợp, một bộ hồ sơ “đẹp” vẫn chưa đủ nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lý của giao dịch. Đặc biệt với các trường hợp thuê xe của giám đốc, cổ đông hoặc người có liên quan, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ hơn rất nhiều do đây là nhóm giao dịch có rủi ro cao về việc hợp thức chi phí.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm về hình thức thanh toán. Đối với các khoản chi thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thuế, nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thì vẫn có nguy cơ bị loại chi phí dù giao dịch phát sinh là có thật.
Trên thực tế, để giảm rủi ro khi quyết toán thuế, ngoài hợp đồng thuê xe và chứng từ thanh toán, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường chuẩn bị thêm các tài liệu thể hiện quá trình sử dụng xe phục vụ hoạt động kinh doanh như lịch điều xe, kế hoạch công tác, hồ sơ khách hàng hoặc nhật trình sử dụng xe thực tế. Đây không phải là yêu cầu bắt buộc được liệt kê cụ thể trong luật, nhưng lại là những tài liệu có giá trị rất lớn khi giải trình với cơ quan thuế.
Cuối cùng, điều mà nhiều doanh nghiệp đến lúc quyết toán thuế mới nhận ra là vấn đề đôi khi không nằm ở chuyện có hóa đơn hay không. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có chứng minh được rằng giao dịch đó là thật và khoản chi đó thực sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình hay không.
