Nỗi lo của các sếp khi công ty làm việc từ xa trong đại dịch: Nhân viên xao nhãng, bảo mật thông tin bị đe doạ, mất kết nối với khách hàng
Theo một cuộc khảo sát mới đây nhất của Gartner, 82% lãnh đạo của các doanh nghiệp toàn cầu đã lên kế hoạch dài hạn cho việc tổ chức bộ máy làm việc từ xa. Trong đó có 47% sẽ cho nhân viên làm việc từ xa toàn thời gian. Tuy nhiên, vấn đề này là thử thách khá lớn đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam.
Giám đốc Nhân sự Sun House Group Phạm Thị Huệ chia sẻ: "Khi tham gia làm việc từ xa, đội ngũ nhân sự của Sunhouse thường thiếu cơ sở vật chất, dẫn đến các buổi họp hay bị ngắt quãng. Nhân viên thì hay bị sao nhãng, mất tập trung, không có hứng thú làm việc khiến hiệu quả công việc không cao. Bên cạnh đó, việc tiếp cận thông tin không kịp thời, nhanh chóng cũng là một trở ngại".
Theo nhận định của ông Hoàng Quốc Quyền - Giám đốc Đối ngoại Tiki, một trong những lo lắng nhất của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khi làm việc từ xa đó là bảo mật dữ liệu, nguy cơ xâm nhập bảo mật từ bên ngoài vào hệ thống của công ty.
Khó khăn tiếp theo chính là sự mất kết nối, không tương tác kịp với khách hàng để xử lý các yêu cầu và giao dịch. Sự phối hợp và hỗ trợ giữa các bộ phận trong cùng công ty chưa kịp thời, không nhất quán và đồng bộ khiến cho hiệu quả công việc thấp, các bộ phận không trả kết quả đúng hẹn làm cho chất lượng công việc bị giảm.
Theo các nhà quản lý, cần phải sớm đồng bộ hệ thống để toàn công ty cùng sử dụng một công cụ, một phần mềm. Bởi nếu không, khi gặp những trục trặc nhỏ sẽ ảnh hưởng và làm gián đoạn quá trình làm việc của cả công ty.
Ông David Brown - Cố vấn cấp cao Vanto Group khu vực châu Á chia sẻ, tháng 02/2019, mô hình kinh doanh của Vanto Group bị đổ vỡ và họ đã quyết định chuyển đổi toàn bộ quá trình làm việc thành trực tuyến. Đến thời điểm này doanh thu của công ty đã đạt 90% so với trước đại dịch.
Để tổ chức một buổi họp hoặc sự kiện trực tuyến hiệu quả, ông David Brown đưa ra một số lưu ý: Yêu cầu những người tham gia buổi họp/làm việc đăng nhập sớm 10 phút để xem ai bị trục trặc hay sự cố gì về đường truyền thì cần khắc phục, xử lý. Nếu cuộc họp kéo dài thì cứ sau 90 phút lại nghỉ giải lao một lần khoảng 20 phút.
Đại dịch là cơ hội cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp thay đổi, cải cách và tái cấu trúc bộ máy cũng như cách thức hoạt động để phù hợp với bối cảnh hiện nay.
Giám đốc Nhân sự Sunhouse Group Phạm Thị Huệ chia sẻ: "Ngoài những vấn đề liên quan đến quy trình, nền tảng công nghệ thông tin thì văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố rất quan trọng giúp cho đội ngũ có thể đạt được hiệu suất cao".
Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả khi làm việc từ xa, các lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao đổi với toàn thể nhân viên của mình một cách rõ ràng về thực trạng công ty trong giai đoạn này.
Theo đó, cần thẳng thắn chia sẻ những kịch bản xấu nhất có thể xảy ra và cách ứng phó với những kịch bản đó để cho toàn thể nhân viên hiểu rõ vấn đề của công ty, rồi cùng nhau gánh vác, chia sẻ trách nhiệm.
Các công ty cần đa dạng hóa các hình thức tương tác và trải nghiệm của nhân viên để họ giao lưu với nhau một cách vui vẻ, thoải mái hơn như tổ chức sinh nhật online, xây dựng hoạt động đào tạo nội bộ…
