'Nhà Máy và Studio' – Môi trường làm việc có thể tạo ra sự khác biệt năng suất tới mức nào?
Hãy chọn một cách thông minh, trộn chúng lại, nhào nặn chúng để làm sao bạn có kết quả như mình mong muốn.
Từ năm 2006 đến năm 2014, tôi dạy ở Đại học Stanford. Đây là câu chuyện kể về một trong những hoạt động diễn ra trên lớp, có tên là “Nhà Máy và Studio”. Nó là một hoạt động mô phỏng giúp học sinh hiểu được sự quan trọng của điều kiện ban đầu khi họ bắt đầu nhận quản lý một đội nhóm.
Hoạt động đó diễn ra như sau. Đầu tiên bạn chọn ra bốn người để làm việc trong Nhà Máy và bốn người khác để làm trong một Studio sáng tạo. Mỗi nhóm đều được giao công việc y như nhau: viết sách cho trẻ em 3 đến 7 tuổi. Câu truyện trong sách phải có sự hấp dẫn về mặt thương mại và có khả năng được bán được số lượng lớn.
Mỗi người còn lại trong lớp, những người không làm trong Nhà Máy hay Studio, họ đều là khán giả đứng ngoài quan sát và nhận xét những gì đang xảy ra. Khi đã phân nhóm xong rồi, bạn bắt đầu chuẩn bị thêm cho Nhà Máy một chút.
Hãy giao cho nhóm Nhà Máy một công việc nhất định, chọn ra trong số đó một người là Chủ Nhà Máy và những người còn lại có thể là Trưởng Phòng Nội Dung, Trưởng Phòng Nghệ Thuật và Trưởng Phòng Biên Tập. Đưa họ ngồi vào những chiếc ghế có bàn riêng, tách xa nhau và xếp chúng thành một hàng để khiến họ có cảm giác là họ đang làm trong một dây chuyền nhà máy. Bạn cũng có thể đặt giấy in và vài cây bút lông lên bàn. Yêu cầu những người đó đi đến vị trí của họ (trên mỗi bàn có gián mảnh giấy ghi tên chức vụ) và nói những lời này với họ: “Hiệu quả, sản xuất, cách mạng công nghiệp, phân công lao động,” và rồi để họ bắt đầu làm việc.
Sau đó hãy đến nhóm làm trong Studio. Hãy để họ làm cách xa nhóm Nhà Máy, tốt nhất là ở trong một phòng riêng. Hãy để một đống bút lông và giấy màu, giấy decal, các dây màu, giấy bạc, mắt kính đồ chơi. Nói chung là hãy khiến căn phòng trông như khu vui chơi cho học sinh mẫu giáo và những người trong đó như đang tập thiết kế. Bạn hãy nói với nhóm Studio là: “Niềm vui! Chơi! Tạo ra thứ mới! Thú vị” Hãy nói với nụ cười trên môi và hãy nói bằng cảm xúc của mình.
Tôi đã làm hoạt động này ở nhiều quốc gia khác nhau với nhiều học sinh khác nhau. Và hầu như lần nào tôi cũng thấy cùng một kết quả. Nhóm Nhà máy thì ngồi chặt vào vị trí của mình. Họ ít khi nói chuyện với nhau và chỉ có ông chủ đi qua đi lại. Quyển sách họ đang viết từ từ cũng được chuyển từ Phòng Nội Dung sang Phòng Nghệ Thuật, rồi qua biên tập, từng trang một. Nói chung là công việc của họ có tiến triển ổn định nhưng năng lượng bỏ ra làm việc rất thấp.
Hãy hỏi những người quan sát câu hỏi sau: “Theo bạn nghĩ thì cảm giác của người làm trong môi trường này nó như thế nào? Bạn có thích gì ở Nhà Máy không? Điều gì khiến bạn lo lắng?” Họ sẽ nhận thấy sự trật tự và sự tiến triển chậm chạp của công việc, nhưng hầu như không có gì sáng tạo. Đó là những gì bạn sẽ quan sát thấy ở Nhà Máy. Và tất cả những thứ bạn có thể làm để khiến mọi người hành xử như thế là hãy sắp xếp mọi thứ như tôi kể, nói vài từ với họ để họ hiểu họ phải làm gì.
Thành thật mà nói, tôi thấy kinh ngạc ở việc có thể khiến người khác hành động theo cách mình muốn dễ dàng tới vậy. Dường như ai cũng có thể bị vậy. Nếu bạn muốn làm nghiêm hơn nữa, hãy dán băng kéo dưới sàn để đánh dấu phạm vi làm việc của họ. Bạn không cần nói rằng họ không được phép ra ngoài khu đó, tự họ sẽ hiểu và sẽ cứ đứng mãi trong phạm vi đó.
Nào giờ hãy qua thăm nhóm Studio. Trong đa số trường hợp bạn lúc nào cũng sẽ thấy một mớ hỗn độn và tất cả bọn họ đều nói chuyện cùng lúc. Họ đang chơi nghịch những công cụ bạn cho. Họ dường như không làm được công việc gì ra hồn cả. Họ nói rất to. Đôi lúc sẽ có một người làm trưởng nhóm, đôi lúc không.
Hãy hỏi nhóm quan sát câu hỏi trên đây: “Theo bạn nghĩ thì cảm giác của người làm trong môi trường này nó như thế nào? Bạn có thích gì ở Studio không? Điều gì khiến bạn lo lắng?” Họ sẽ nhận thấy rằng những người trong Studio thì hạnh phúc, tràn đầy năng lượng, rất sáng tạo, thậm chí đôi lúc có ý tưởng điên rồ nữa, nhưng họ lo lắng không biết nhóm Studio liệu có làm được việc không. Đó là những thứ bạn sẽ thấy và nghe ở Studio. Hãy nhớ rằng tất cả những gì bạn làm để khiến họ cư xử như thế là do cách bạn sắp xếp ban đầu, những lời nói của bạn và một vài vật dụng nghệ thuật bạn đã đưa cho họ. Một lần nữa, chúng ta thấy để làm được điều đó nó dễ như thế nào.
Cuối cùng, nhóm Nhà Máy đọc câu chuyện của họ cho đám đông. Thường thì câu chuyện không có nội dung gì mới và hơi chán, nhưng nó vẫn là một câu chuyện và đạt đủ mọi yêu cầu đề ra. Nó hấp dẫn số đông. Nó có thể bán được. Nó có khởi đầu, đoạn giữa và kết thúc. Câu chuyện hầu như lúc nào cũng được kể bởi một người, còn những người khác thì đứng chung quanh và không nói gì cả. Phần lớn trường hợp, khoảng 80%, một vài người nào đó sẽ phàn nàn về điều kiện làm việc mặc dù không được hỏi đến.
Tiếp đó, nhóm Studio đọc câu chuyện của họ. Họ sẽ luôn có một cốt truyện thông minh, hấp dẫn, nội dung lôi cuốn, nhưng sản phẩm cuối cùng của họ thì ít khi được xem làm hoàn thành theo yêu cầu. Lúc trình bày thì mọi người tranh nhau nói, chen nhau bổ sung vào phần trình bày của người khác. Quyển sách nhìn chung về mặt thiết kế rất là lộn xộn, nhưng câu chuyện thì đặc biệt.
Lần đầu tôi làm hoạt động này, tôi không biết nó sẽ dẫn đến đâu, nhưng kết quả của nó khiến tôi vô cùng bất ngờ. Điều kiện ban đầu rất quan trọng. Hãy chọn một cách thông minh, trộn chúng lại, nhào nặn chúng để làm sao bạn có kết quả như mình mong muốn.
