Mô hình 5S của Toyota có gì mà được cả thế giới xem là tiêu chuẩn áp dụng vào quản trị, vận hành sản xuất?
Nhân viên làm đúng tất cả những tiêu chuẩn được đặt ra cho mình trong một không gian của mình, và 5S cung cấp tiêu chuẩn xác định mối quan hệ của anh ta với không gian đó.
Có thể xem 5S là biểu tượng cho một thế giới công nghiệp chặt chẽ, chính xác, đề cao tính hiệu quả. Đến mức, 5S ban đầu là một tiêu chuẩn kĩ thuật, về sau mới trở thành một chuẩn công nghiệp về không gian văn phòng, cuối cùng biến thành tiêu chuẩn cho nhân viên.
Mô hình 5S đưa ra cách thức tổ chức công sở bằng 5 nguyên tắc sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu, và shitsuke, dịch ra tiếng Anh lần lượt là sort (sàng lọc), set in order (sắp xếp), shine (sạch sẽ), standardize (săn sóc) và sustain (sẵn sàng). Chúng ta đang tiếp cận với một trong những lối quản trị cực đoan nhất, đòi hỏi đồng hóa hoàn toàn giữa nhân viên, tiêu chuẩn và không gian. Trong lối quản trị này, sự vận hành của một tổ chức dựa trên việc các nhân viên tuân theo các bộ tiêu chuẩn (bao gồm cả quy tắc, vai trò, chức năng, nhiệm vụ,…) trong các không gian quy ước.
Nhân viên làm đúng tất cả những tiêu chuẩn được đặt ra cho mình trong một không gian của mình, và 5S cung cấp tiêu chuẩn xác định mối quan hệ của anh ta với không gian đó:
Seiri
Sắp xếp mọi thứ trong không gian, chỉ giữ những vật dụng cần thiết cho công việc. Theo đó, cần một thao tác liệt kê, phân loại và lên danh sách các trang thiết bị và đồ vật cần thiết. Những gì nằm ngoài danh sách đó cần được dọn khỏi khu vực làm việc.
Seiton
Khâu này đảm bảo mọi vật dụng được xác định và mỗi loại vật dụng đều có một vị trí xác định trong không gian làm việc. Cần thiết lập một logic giữa các vật dụng tương ứng với vai trò của chúng trong công việc, tiện cho các nhân viên sử dụng chúng.
Seiso
Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ, đảm bảo mĩ quan để mọi nhân viên đều có động lực làm việc. Các nhân viên cần phân công một lịch quét dọn chỗ làm.
Seiketsu
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định lì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể thiết lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển.
Shitsuke
Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân, tăng năng suất chung của công ty.
Mô hình 5S chú trọng quản lí không gian trực quan một cách có hệ thống, sử dụng tất cả mọi thứ từ băng dính dán nền (để đánh dấu) đến các sổ tay ghi chú công việc. Mục đích của mô hình này không phải là tính sạch sẽ gọn gàng, mà là tối đa hóa hiệu quả công việc.
Không gian 5S chú trọng bao gồm:
* Việc quan sát
* Phân tích
* Hợp tác
* Loại bỏ những nhân tố lãng phí, thừa thãi khỏi không gian làm việc.
Một mô hình như vậy hẳn nhiên phải bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, trong đó các nhân viên luôn được động viên có ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tự giác thực hiện các công việc được giao.
Người Nhật luôn tìm cách sao cho nhân viên thực sự gắn bó với công việc của mình. Mô hình 5S ban đầu nhấn mạnh sự vận hành trong phân xưởng, theo đó người quản lí giúp người công nhân khơi dậy ý thức "công việc của tôi", "chỗ làm việc của tôi", "máy móc của tôi". Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc "chiếc máy của mình", "chỗ làm việc của mình" và cố gắng để hoàn thành tốt nhất "công việc của mình". Điều đặc biệt cần lưu ý là các nhà quản lí theo mô hình 5S đều thấy rằng:
Khi một số nhân viên làm viên một cách chính xác, tự giác, thì những nhân viên khác cũng theo hình ảnh đó mà có thêm động lực để cống hiến một cách tự nguyện.
Chính việc động viên một mối quan hệ mang tính ý thức, trách nhiệm, tự nguyện, tự giác như vậy, và chính nhờ mọi điều đó đều được động viên nhờ sự gắn bó giữa nhân viên với không gian của mình chứ không phải thông qua một mối quan hệ với nhân viên khác, nên một văn hóa công ty dựa trên những nền tảng đó nhanh chóng được hình thành. Văn hóa công ty và ý thức trách nhiệm cao lại tạo ra các giao tiếp cởi mở, sự hợp tác nhuần nhuyễn giữa các bộ phận và ý thức sáng tạo ở mỗi cá nhân.
Mô hình 5S thỏa mãn mọi yêu cầu của giao tiếp tích cực. Do đó ngày nay, mô hình 5S được xem là mô hình kiến tạo không gian làm việc mang tính trực quan, kiểm soát thị giác. Dĩ nhiên một mô hình kiến tạo không gian chính là một mô hình quản trị, và ở điểm ấy mô hình 5S lại càng trở nên đắt giá.
