Làm sao để tăng năng suất làm việc gấp 10 lần, hoàn thành công việc cả ngày chỉ trong 90 phút?
Sự khác biệt giữa một giờ làm việc hiệu quả nhất và một giờ làm việc kém hiệu quả là gì? Trong 1 giờ làm việc hiệu quả nhất ta có thể đạt được năng suất cao gấp 10 lần.
Chuyên gia phát triển cá nhân Steve Pavlina nói rằng: Một nhân viên điển hình ở Mỹ chỉ làm việc thực sự khoảng 90 phút mỗi ngày.
Vâng, là 90 phút, chưa bằng 20% thời gian làm việc của các bạn đâu ạ. Vậy thời gian còn lại chúng ta làm gì? Hầu hết thời gian còn lại chúng ta dành cho những hoạt động gây xao nhãng khác như đọc tin tức, lướt web, nói chuyện với đồng ngiệp, ăn uống, giải lao, kiểm tra những email không quan trọng hay thậm chí là ngồi mơ mộng vẩn vơ.
Càng ngày thì càng có nhiều công nghệ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nhưng chúng ta cũng càng có nhiều thứ để xao nhãng hơn.
Giải thích cho lý do này, Steve Pavlina đã đưa ra một quan điểm thú vị: “Vấn đề chung ở chỗ chúng ta vẫn còn áp dụng mô hình của thời kỳ công nghiệp để cải thiện năng suất cho tầng lớp trí thức. Chú trọng vào số giờ làm việc chỉ hợp lý khi năng suất làm việc mỗi giờ là như nhau. Điều này chỉ phù hợp với công việc lặp đi lặp lại nhưng không phù hợp với lao động trí thức”.
Sự khác biệt giữa một giờ làm việc hiệu quả nhất và một giờ làm việc kém hiệu quả là gì? Trong 1 giờ làm việc hiệu quả nhất ta có thể đạt được năng suất cao gấp 10 lần.
Nếu bạn hoàn thành công việc cả ngày chỉ trong 90 phút thì sao? Khoảng thời gian 90 phút ấy như thế nào?
Khoảng tập trung
Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn làm việc hiệu quả trong 90 phút, ta có thể tạm gọi đây là khoảng tập trung.
1. Chọn một loại công việc: Thay vì làm tá công việc khác nhau, hãy dành thời gian cho 1 việc thôi. Điều này giúp não bộ xử lý thông tin liên quan đến ngữ cảnh cụ thể và duy trì nó, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Đó có thể là một dự án bạn đang thực hiện, trả lời thư từ hay bất cứ công việc nào mà não bạn chỉ phải tập trung vào ngữ cảnh cụ thể.
2. Xác định vạch đích: Hãy coi khoảng tập trung là cuộc chạy nước rút về đích. Nhưng vạch đích ở đâu? Đó là một mục tiêu rõ ràng mà bạn chỉ được thực hiện trong 90 phút. Đừng lo lắng nếu đôi lúc bạn không đạt được mục tiêu. Nó chỉ giúp bạn tập trung nên hãy chấp nhận rằng đôi lúc sẽ thất bại.
Ví dụ: Viết và đăng một bài blog mới. Trả lời hết các email còn tồn động. Lên kế hoạch và sắp xếp “khoảng tập trung” của tuần tới.
3. Liệt kê các bước hành động: Liệt kê những hành động cụ thể mà bạn sẽ làm trong khoảng tập trung. Điều này có thể có ích hoặc không cần thiết tùy theo một số khoảng, khi bạn đã nắm rõ ràng các bước.
Ví dụ: Đầu tiên là xóa tất cả các thư rác từ hòm thư. Sau đó nhanh chóng trả lời các tin nhắn có thể hoàn thành trong 2 phút. Sắp xếp ưu tiên cho các tin nhắn dài hơn. Ưu tiên trả lời những tin nhắn quan trọng trước.
4. Đảm bảo không bị gián đoạn: Làm đủ mọi cách để chắc chắn rằng bạn sẽ không bị gián đoạn vì bất kỳ tính huống gì trong khoảng tập trung. Nếu cần thiết, nói trước với mọi người rằng bạn sẽ không rảnh trong 90 phút nữa. Khóa cửa phòng nếu có thể. Nếu không thể đảm bảo rằng mình sẽ không bị làm phiền trong môi trường làm việc hiện tại, hãy tìm một nơi khác để có thể tập trung. Bạn sẽ làm việc hiệu quả và tập trung hơn nếu chắc chắn rằng không bị gián đoạn công việc.
5. Hành động nhanh chóng: Suy nghĩ nhanh. Di chuyển nhanh. Làm việc nhanh. Nếu bạn thấy mình chậm chạp, hãy tăng tốc. Tưởng tượng rằng mình đang trên một đường đua, bạn phải duy trì tốc độ trong 90 phút. Sau đó bạn có thể nghỉ ngơi. Luyện tập nhiều thì việc này rất dễ dàng với bạn.
6. Loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng: Trong suốt khoảng tập trung, bạn không được làm gì khác ngoài công việc đã định. Tắt điện thoại, tắt tất cả những thông báo có thể gây nhiễu. Ngắt kết nối Internet nếu bạn không cần. Đừng có kiểm tra thư từ trong thời gian này. Đừng có ăn vặt hay uống cà phê. Chỉ sử dụng nhà vệ sinh khi thực sự cần thiết.
Nghỉ giải lao đúng cách
Nhiều người làm việc lề mề chậm chạp, những công việc có thể làm trong 90 phút thì họ mất cả 7-8 tiếng. Họ liên tục lơ đễnh và bị mất tập trung trong lúc làm việc, họ bắt đầu muộn mà kết thúc lại sớm.
Để tránh điều này, hãy dành thời gian giải lao giữa các khoảng tập trung. Sau khi kết thúc khoảng đầu tiên, đừng chuyển ngay sang khoảng thứ hai. Ghi nhận những gì mình làm được, đánh giá lại công việc và nạp năng lượng.
- Nếu bạn thấy tỉnh táo và tràn đầy năng lượng, hãy nghỉ trong thời gian ngắn thôi. Dành 5-10 phút thư giãn, đi vệ sinh, ăn trái cây tươi,..
- Nếu bạn thấy mệt mỏi, hãy ăn gì đó hoặc chợp mắt một lát.
- Nếu bạn thấy cần vận động, hãy đi dạo hoặc tập thể dục.
Bạn nên nghỉ trong bao lâu? Nghỉ đủ lâu để bạn có thể sẵn sàng tập trung trở lại. Đôi khi bạn cần vài phút, nhưng có lúc bạn cần cả giờ, đặc biệt khi tốn quá nhiều năng lượng cho khoảng tập trung trước. Trong giờ nghỉ ngơi, đừng làm gì cả, kể cả những việc lặt vặt như kiểm tra email, trừ khi đó là việc bắt buộc.
Bạn nên biết rằng nếu bạn hoàn thành một khoảng tập trung trong một ngày thì là bạn có năng suất tương tương một nhân viên văn phòng điển hình làm 8 giờ. Nếu bạn hoàn thành 2 khoảng tập trung, tức là bạn đã có năng suất gấp đôi. Và trong một ngày làm siêu hiệu quả, bạn có thể hoàn thành 5 hay 6 khoảng tập trung, có nghĩa rằng bạn hoàn thành công việc của một tuần chỉ trong một ngày.
Hãy tự mình thử nghiệm và chắc chắn bạn sẽ không muốn trở lại những ngày dài làm việc không hiệu quả nữa.
