Làm sao để bạn không bị chìm nghỉm vì quá tải công việc?
Thay vì cố gắng nhồi nhét mọi hoạt động vào một khoảng thời gian nào đó, bạn có thể phát triển thói quen xử lý từng công việc một.
Khi quá tải, chúng ta thường sẽ làm nhiều công việc cùng một lúc để kịp tiến độ. Tuy nhiên, việc đa nhiệm này lại có hại nhiều hơn là có lợi. Thường khi bạn phải phân tán sự tập trung, bạn sẽ chỉ nỗ lực nửa vời và thu về được kết quả nửa vời. Thay vì cố gắng nhồi nhét mọi hoạt động vào một khoảng thời gian nào đó, bạn có thể phát triển thói quen xử lý từng công việc một.
Thói quen này đòi hỏi bạn phải tập trung vào việc khép kín cái vòng dự án/quy trình càng sớm càng tốt. Tức là hằng ngày, bạn hãy thực hiện ngay tức khắc mọi công việc xen vào hành trình của bạn.
Ví dụ, rất nhiều người có thói quen đọc e-mail trên điện thoại. Song, nếu bạn làm theo nguyên tắc giải quyết từng công việc một, bạn sẽ loại bỏ ứng dụng e-mail trên điện thoại của mình và chỉ đọc những tin nhắn đó khi bạn đã sẵn sàng thực hiện chúng.
Việc xử lý từng công việc cũng là một chiến lược hiệu quả dành cho những dự án dài hạn. Nó là phương pháp phổ biến của những người phải bắt đầu nhiều công việc cùng một lúc. Chiến lược thông minh hơn là tập trung hoàn thành một dự án trước khi bắt đầu một dự án khác. Thói quen này không chỉ giúp bạn hoàn thành được nhiều công việc hơn, mà còn làm tăng thêm động lực làm việc của bạn.
Giả sử bạn là một chuyên gia đồ họa, nhận thu nhập thụ động từ mỗi dự án được hoàn thành. Hiện tại, bạn có 5 tuần để hoàn thành 5 dự án. Hãy chọn phương án mà bạn thấy hiệu quả hơn:
Phương án A: Thực hiện mỗi dự án một chút và hoàn thành cả 5 dự án vào tuần thứ năm.
Phương án B: Hoàn thành mỗi tuần một dự án.
Nếu chọn phương án B, bạn đã đúng.
Và đây là lý do...
Trong tuần 1, bạn hoàn thành dự án 1. Tuần 2, bạn hoàn thành dự án 2 và nhận được tiền từ dự án 1. Tuần 3, bạn hoàn thành dự án 3 và nhận được tiền từ dự án 1 và 2. Và cứ thế cho đến hết tuần 4 và 5.
Đa phần mọi người không có thu nhập thụ động. Nhưng bạn vẫn có thể thu được những lợi ích của việc xử lý từng công việc một trong cuộc sống của mình. Khi bạn có thói quen hoàn thành từng công việc một, bạn sẽ khép kín được nhiều hơn những chiếc vòng đang hút lấy năng lượng tinh thần của bạn và tạo ra động lực để bạn làm việc xuất sắc hơn.
Áp dụng thói quen
Thói quen tập trung xử lý từng việc một sẽ cần có thời gian để phát triển. Thực lòng mà nói, tôi vẫn thi thoảng đãng trí và lại quay lại thói quen làm một đống việc cùng lúc. Tuy nhiên, tôi luôn đạt được kết quả tốt hơn khi tôi hoãn hoặc loại bỏ những việc khác để chỉ tập trung vào một việc duy nhất.
Cách tốt nhất để thực hiện được “thói quen thực hiện từng việc một” đó là làm theo hướng dẫn sau:
1. Bắt đầu một công việc mà phải làm hằng ngày chỉ khi bạn cam kết hoàn thành nó. 2. Ưu tiên những dự án dựa trên tính cấp bách và lợi ích về lâu dài.
3. Hãy thực hiện dự án A cho đến khi nó hoàn toàn được hoàn thành.
4. Tiếp tục làm vậy với dự án B, C, D và E.
5. Tránh sa vào việc đa nhiệm bằng cách đánh giá và phân tích các ưu tiên dự án hiện tại của bạn hằng tuần.
Bạn sẽ nhận ra rằng thói quen này có một tác động diệu kỳ tới hiệu suất của bạn. Hơn thế nữa, bạn sẽ tránh được việc trì hoãn bởi bạn tạo nên được động lực cho công việc và cảm thấy hào hứng khi thời hạn hoàn thành đang tới gần.
