Chiến lược làm việc hiệu quả của người thông minh và lười
Việc biết được đâu là điều quan trọng sẽ giúp bạn tạo ra một cái khung làm việc hằng ngày của mình.
Một ngày của bạn sẽ rất dễ bị phá hỏng nếu bạn không xác định những việc ưu tiên. Kết quả cuối cùng thường là bạn sẽ tập trung vào những công việc đem lại giá trị thấp và không tạo ra được những kết quả nào đáng kể.
Trên thực tế, những người thông minh và lười đều có chiến lược làm việc tối ưu để đạt hiệu quả tốt nhất. Nguyên tắc cốt lõi của chiến lược này rất đơn giản: Hãy tạo ra thói quen liên hệ mọi công việc với một mục tiêu.
Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một việc gì đó, hãy tự hỏi bản thân liệu công việc đó có phù hợp với kế hoạch dài hạn của bạn không. Nếu nó liên quan trực tiếp đến một mục tiêu đã được viết ra, thì bạn hãy dành thời gian để thực hiện nó. Song, nếu nó không hề liên quan đến một mục tiêu cụ thể nào, thì đừng ngần ngại ủy quyền hay bỏ qua nó hoàn toàn.
Việc biết được đâu là điều quan trọng sẽ giúp bạn tạo ra một cái khung làm việc hằng ngày của mình. Bạn sẽ không còn phải loay hoay với một công việc bất kỳ nào nữa, mà bạn sẽ hành động bởi bạn biết nó phù hợp với kế hoạch dài hạn đến mức nào.
Bạn có thể áp dụng thói quen này bằng cách thường xuyên đặt ra những mục tiêu S.M.A.R.T., là viết tắt của: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable), Liên quan (Relevant) và Giới hạn thời gian (Time-bound).
Đây là cách nó vận hành:
Cụ thể
Bạn có 6 câu hỏi: Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Cái nào và Tại sao. Việc trả lời những câu hỏi trên sẽ cung cấp cho bạn cách nhanh nhất để tạo ra một mục đích rõ ràng với một kết quả có thể đo lường được:
* Ai: Ai có liên quan?
* Cái gì: Bạn muốn đạt được cái gì?
* Ở đâu: Bạn sẽ hoàn thành mục tiêu ở đâu?
* Khi nào: Khi nào bạn muốn thực hiện nó?
* Cái nào: Những yêu cầu và hạn chế nào có thể xuất hiện khi bạn thực hiện nhiệm vụ? * Tại sao: Tại sao bạn làm nó?
Đây là một ví dụ điển hình về một mục đích cụ thể:
“Vào ngày 16 tháng 5, tôi sẽ gửi đến cấp trên của tôi một bài thuyết trình vô cùng ấn tượng kéo dài 15 phút, trong đó cập nhật về dự án Nexus.”
Ví dụ này cực kỳ rõ ràng. Đến cuối ngày 16, bạn sẽ biết bạn có đạt được nó hay không.
Đo lường được
Khía cạnh thứ hai trong việc đặt ra mục tiêu S.M.A.R.T. là tạo ra một kết quả có thể đo lường được. Một lúc nào đó, bạn muốn biết – mà không hề nghi ngờ – rằng bạn đã đạt được mục tiêu.
Ví dụ, “Thuyết trình” không phải là một kết quả có thể đo lường được. Trong khi đó, “Thuyết trình 15 phút” lại có thể đo lường.
Hãy cụ thể hóa hết mức có thể những mục tiêu của bạn. Đừng chỉ nói bạn sẽ “học cách nói trước đám đông.” Thay vào đó, hãy tạo ra hàng loạt thước đo mà tập trung vào sự cải thiện liên tục.
Có thể đạt được
Hãy chắc rằng những mục tiêu của bạn là những mục tiêu có thể đạt được. Hãy đặt ra những mục tiêu mang tính thách thức, nhưng có thể được hoàn thành nếu nỗ lực. Với ví dụ trên, bạn không nên đặt ra mục tiêu thuyết trình tại một hội nghị quốc gia trong một khoảng thời gian quá ngắn nếu bạn chưa bao giờ diễn thuyết trước đám đông. Một mục tiêu khả quan hơn đó là hãy trình bày thật tốt trước một lượng khán giả nhỏ hoặc trong một sự kiện nhỏ tại địa phương.
Điều đó không có nghĩa là bạn nên tránh theo đuổi những mục tiêu lớn. Mỗi khi hoàn thành một
nhiệm vụ gì đó, hãy tạo ra mục tiêu mới, thách thức hơn. Hãy liên tục thúc đẩy bản thân bằng những việc mà bạn nghĩ rằng nó khả thi với cuộc sống của bạn. Có thể chỉ một năm, bạn sẽ thấy bản thân mình đang đứng trên bục diễn giả của một hội nghị quốc gia ấy chứ.
Liên quan
Mọi mục tiêu đều cần phải liên quan đến những gì bạn muốn. Bạn không nên làm chúng theo nguyện vọng của bố mẹ, chồng/vợ hoặc bạn bè. Chúng chỉ nên tập trung vào những kết quả mà bạn thực sự mong mỏi mà thôi.
Bạn sẽ cần phải trở thành người thích hành động. Khi các mục tiêu xuất phát từ đam mê cá nhân thì hoàn thành chúng hàng ngày sẽ dễ hơn nhiều.
Giới hạn thời gian
Hãy ép những mục tiêu của bạn vào một khung thời gian cụ thể. Ví dụ bạn có thể đặt ra hai mục tiêu: một mục tiêu ngắn hạn cho tháng tới và một mục tiêu dài hạn cho ba tháng. Việc đặt ra mục tiêu sẽ giúp chúng luôn được xếp vị trí hàng đầu trong tâm trí bạn và tăng khả năng thành công của chúng.
Một mục tiêu không phải là, “Tôi sẽ thuyết trình.” Thay vào đó, nó phải giống như: “Vào ngày 16 tháng 5, tôi sẽ thuyết trình một bài ấn tượng dài khoảng 15 phút cho sếp của tôi.”
Không phải chỉ nên đặt ra mục tiêu trong công việc. Trên thực tế, nó nên là một phần trong mọi quyết định mà bạn đưa ra trong cuộc sống như học tập, nghề nghiệp, sức khỏe, sở thích, tài chính.
Bạn không cần phải tập trung vào tất cả những điều trên cùng một lúc. Thay vào đó, sẽ tốt hơn nếu bạn tạo ra những mục tiêu cho từng lĩnh vực trong cuộc sống mà hiện tại có một ý nghĩa mang tính cá nhân.
Với việc thiết lập nên những mục tiêu S.M.A.R.T., bạn sẽ tạo ra được một danh sách những việc hiện tại đóng vai trò quan trọng trong cuộc đời bạn. Bất kể khi nào bạn cảm thấy bị cám dỗ, mong muốn bắt đầu một thứ gì đó mới, bạn sẽ có một bộ khung giúp bạn đưa ra được những quyết định khôn ngoan. Nếu công việc đó đủ quan trọng, hãy thực hiện nó, nếu không, hãy quyết tâm loại bỏ nó.
