Là sếp, bạn nên làm gì khi nhân viên tốn nhiều thời gian la cà trên Internet, Facebook?
Bạn muốn tránh tình trạng nhân viên dành quá nhiều thời gian trên Internet hãy thông báo cho họ một bản ghi nhớ hoặc có một cuộc nói chuyện ngắn trong cuộc họp.
Internet chắc chắn đã và đang giúp cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể mua sách, đặt vé máy bay, máy vi tính và nhiều vật dụng khác chỉ bằng một cái click chuột. Bạn có thể tán gẫu trên các trang cá nhân, chia sẻ video về các thành viên trong gia đình, tìm lại bạn học cấp ba thất lạc từ lâu, xem các chương trình truyền hình yêu thích mà không cần phải đi đâu. Và vì đường truyền Internet ở công ty không bị giới hạn, sức cám dỗ của các hoạt động ngoài công việc là quá lớn đối với mọi người.
Giải pháp
Bạn muốn tránh tình trạng nhân viên dành quá nhiều thời gian trên Internet bằng cách phát cho họ một bản ghi nhớ hoặc có một cuộc nói chuyện ngắn trong cuộc họp nhân viên:
Các vị, một trong những vấn đề trong cuộc họp của chúng ta hôm nay chính là việc sử dụng Internet quá nhiều cho các mục đích cá nhân. Đối với việc sử dụng Internet, tôi muốn các bạn ghi nhớ hai vấn đề quan trọng. Đầu tiên, kết nối Internet ở công ty chỉ được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh của công ty. Mọi hoạt động cá nhân đều bị giới hạn và nhìn chung là tối thiểu hóa, và nếu vì các lý do cá nhân, các bạn hãy sử dụng Internet vào giờ nghỉ giải lao hoặc nghỉ trưa.
Tất nhiên, có thể có những trường hợp ngoại lệ, và mỗi lần như vậy, các bạn cần có sự đồng ý của tôi. Nhưng tôi không hề muốn những ngoại lệ này trở thành thói quen. Các vị đã hiểu rõ vấn đề chưa? [Rồi]
Tốt. Còn nữa, tôi không muốn bị mang tiếng, nhưng các bạn hãy nhớ là công ty có bộ lọc hệ thống của nhân viên và có thể bật chúng lên nếu chúng tôi nghi ngờ mọi người dành quá nhiều thời gian lướt web hoặc xem các trang web không đúng quy định. Tuy nhiên, tôi không có thời gian để làm điều đó và cũng không muốn làm các bạn cảm thấy hoang mang. Nhưng nếu nghi ngờ có người lạm dụng Internet, chỉ cần gọi tới phòng IT, tôi sẽ biết được các bạn đã vào trang web nào và thời gian lên mạng là bao lâu.
Công ty được phép làm vậy. Vì thế, hãy đóng lại mọi trang web không liên quan đến công việc. Tất cả các bạn đều hiểu các quy tắc này và yêu cầu của chúng tôi rồi chứ? [Vâng]
Được rồi, giờ chúng ta tiếp tục cuộc họp.
Một lần nữa là phương thức "phòng còn hơn chống", và sớm đưa ra lời tuyên bố như thế này luôn xóa đi những hoài nghi và hiểu lầm ngay từ ban đầu. Vậy với những người lạm dụng hệ thống bằng cách sử dụng quá nhiều thời gian trên Internet vì mục đích cá nhân, dù bạn đã nhắc nhở chung từ trước thì sao? Nếu mới chỉ nhắc nhở các nhân viên một tuần trước đó, bạn hoàn toàn có thể tiến hành xử lý ngay. Nếu thời gian nhắc nhở là một năm hoặc lâu hơn hay trước đó bạn chưa thông báo cho nhân viên các nguyên tắc trên, bạn đơn giản cho rằng họ không biết quy định và tự do truy cập Internet vì mục đích cá nhân trong giờ làm việc. Trong các tình huống đó, cuộc nói chuyện có thể diễn ra như sau:
Anthony, tôi cần nói chuyện về thời gian sử dụng Internet của anh. Đó chỉ là những suy nghĩ của tôi, vì vậy anh không cần che giấu khuyết điểm hoặc thanh minh điều gì cả. Khi đến bàn làm việc của anh, tôi nhìn thấy anh đang truy cập vào các trang thương mại. Có lẽ anh nghĩ là mình đã hoàn thành tất cả các công việc và có thể dành một chút thời gian lướt web. Nhưng theo cách nhìn phiến diện của tôi, anh có thể đang gặp phải vấn đề về nhận thức. Và tôi cũng như mọi người có thể nhận ra một điều đó là anh đã dành quá nhiều thời gian để truy cập vào các trang cá nhân trong giờ làm việc.
Điều tôi nghĩ liệu có đúng không? [Vâng, nhưng..] Được rồi, tôi không muốn ngắt lời anh, nhưng anh không phải bảo vệ hành động của mình. Tôi chỉ nói với anh những ý kiến chủ quan dựa trên những điều tôi quan sát được gần đây, và tôi muốn thông báo với anh thực tế là những người khác có lẽ cũng có những suy nghĩ tương tự.
Vấn đề nhận thức chỉ trở thành thực tế khi được chứng minh, và tôi không muốn anh phải biện minh cho bản thân hay cho năng suất lao động của mình bởi mọi người có lẽ cũng chỉ nghĩ rằng chị đang làm các công việc cá nhân trong giờ hành chính mà thôi.
Anthony, còn một điều nữa, các nhân viên thường không biết công ty của chúng ta- trên thực tất cả các công ty- đều có thể biết được các trang web mà nhân viên họ đã truy cập. Bộ lọc có thể cho chúng tôi biết nhân viên đã vào trang web nào và thời gian bao lâu. Tôi không muốn làm anh hoang mang, nhưng anh nên biết điều này. Vậy anh có thể đảm bảo là sẽ chỉ truy cập Internet trong giờ làm việc khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công việc và giới hạn thời gian sử dụng Internet vào các việc cá nhân được không? [Vâng, được] Tốt, cảm ơn vì đã cùng tôi thảo luận về vấn đề này. Các vấn đề khác trong cong việc của anh thì sao?
Cuộc nói chuyện rất chuyên nghiệp và dễ chịu này là phương thức trao đổi trực tiếp mà bạn cần ghi lại, cũng như các vấn đề về nhận thức này sẽ dễ dàng được tháo gỡ. Tuy nhiên, nếu bạn nghi ngờ Anthony đang dành quá nhiều thời gian lướt web hoặc truy cập vào các trang không đúng, hãy yêu cầu quản lý bảo mật dữ liệu ở phòng IT bật hệ thống thanh lọc.
(*) Nội dung tham khảo cuốn sách: 101 tình huống nhân sự nan giải.
