Gửi email 'khác thường' cho cấp trên, chàng thực tập sinh 24 tuổi trở thành COO sau 6 tháng

4 năm trước, Raven Beria (24 tuổi), là thực tập sinh tại Inpac Wealth Solutions, một công ty quản lý tài sản ở Hawaii.

Beria yêu thích công việc này, tuy nhiên cấp trên chỉ nhìn nhận anh vì công việc anh đang làm chứ không phải việc anh có khả năng làm. Thời điểm đó, nhiệm vụ của anh là tổ chức sự kiện và dịch vụ trợ giúp đặc biệt. Dù vậy, anh biết rằng mình có thể đóng góp nhiều hơn vào các sáng kiến toàn công ty như nguồn nhân lực và trải nghiệm khách hàng.

Hầu hết các thực tập sinh ở vị trí của Beria chỉ dành thời gian để làm công việc được giao và có thể là gặp người quản lý để hiểu hơn về khả năng thăng tiến. Còn Beria, anh có cách tiếp cận táo bạo hơn.

Thay vì suy nghĩ như thực tập sinh hay thậm chí là nhân viên, Beria đã suy nghĩ như một nhà tư vấn: Làm thế nào để bản thân trở thành đối tác cần thiết đối với cấp trên thay vì chỉ là một người đơn thuần được giao nhiệm vụ để hoàn thành?

Sau khi tham khảo một cuốn sách, Beria đã soạn thảo một đề xuất về cách anh sẽ giúp công ty phát triển cùng một bản tóm tắt điều hành và gửi cho người đứng đầu công ty.

Và kết quả là email đó đã thay đổi hoàn toàn sự nghiệp của Beria. Đề xuất đó dẫn đến một cuộc gặp với cấp trên của Beria để thảo luận về tương lai của công ty và cách anh thực hiện hóa những ý tưởng đó.

Cuối cùng, Beria được thăng chức từ thực tập sinh lên giám đốc hoạt động và sáu tháng sau, anh được bổ nhiệm vào vị trí giám đốc vận hành. Quan trọng hơn cả, việc này đã cho anh một cái nhìn mới về cách tiếp cận công việc trong phần đời còn lại của mình. Anh chia sẻ: "Thay vì coi bản thân là một nhân viên hay giám đốc vận hành, giờ đây, tôi xem công ty như thể đó là khách hàng của mình và tôi là nhà tư vấn".

Dưới đây là những lý do email của Beria hiệu quả đến vậy:

1. Đừng đòi hỏi quyền lợi từ sếp, hãy nêu ra điều bạn có thể cống hiến

Beria không tập trung vào điều mình muốn mà tập trung vào điều mà cấp trên của anh cần. Thay vì yêu cầu thăng chức hay vị trí mới ngay lập tức, anh đề cập đến tầm nhìn của cấp trên và cách anh có thể giúp hoàn thành nó.

2. Trình bày cụ thể, đừng nói suông

Thay vì miêu tả suông, Beria đã thể hiện khả năng của mình bằng cách đính kèm kế hoạch cụ thể làm bằng chứng hữu hình về điều anh có thể hoàn thành trong tương lai. Nhờ đó, cấp trên của anh cảm thấy thoải mái hơn khi chuyển anh sang vai trò mới.

3. "Làm thế nào?"

Hầu hết mọi người khi muốn được thăng chức thường miêu tả "điều gì" và "lý do" của công việc mà họ muốn nhưng Beria đã tiến xa hơn bằng cách đặt ra câu hỏi "như thế nào?".

Anh ấy vạch ra điều sẽ xảy ra với các nhiệm vụ đang được giao và cách anh cùng sếp của mình làm việc để đưa công ty tiến về phía trước. Việc này giúp cấp trên của Beria dễ hình dung mối quan hệ công việc mới của hai người và nói "có" dễ dàng hơn với việc thăng chức.

Đây là email của Beria:

Troy,

Ngài có tầm nhìn rộng lớn cho Inpac. Câu hỏi là chúng ta sẽ làm thế nào để biến nó thành hiện thực?

Trong bức thư này, tôi muốn:

Làm rõ tầm nhìn của ngài

Liệt kê một số trở ngại chúng ta cần vượt qua

Cung cấp kế hoạch chi tiết và danh sách hành động cần làm để đưa chúng ta đến nơi ngài muốn

Tôi đã thức nhiều đêm để suy nghĩ về việc thực hiện những gì ngài muốn. Và tôi nghĩ rằng nó có liên quan đến sự phân bổ nguồn lực của tôi và cách tôi được tận dụng.

Tôi muốn giống như một đối tác làm việc vì lợi ích cao nhất của ngài để giúp thực hiện tầm nhìn của ngài. Điều này đồng nghĩa với việc (tôi sẽ làm) ít công việc theo định hướng nhiệm vụ hơn và nhiều công việc tập trung vào dự án hơn liên quan đến phát triển kinh doanh và nguồn lực. Tôi cho rằng đây là điểm mạnh của bản thân và Inpac là nơi tôi cảm thấy hạnh phúc nhất khi làm việc.

Quan trọng nhất, ngài có thể thuê người làm những việc như lập kế hoạch sự kiện hay marketing nhưng khó có thể thuê người dành thời gian và nỗ lực cho định hướng chiến lược tổng thể về tương lai của Inpac.

Thời gian sau này, tôi muốn báo cáo với ngài theo cách khác. Vì đây là những dự án cấp cao, chúng ta sẽ hợp tác bằng cách sử dụng một bộ hồ sơ duy nhất.

Cuối mỗi thứ 6, tôi sẽ cung cấp một bản tóm tắt thực thi dài một trang về những việc chính tôi đã làm và điều tôi cần từ ngài để thực hiện tầm nhìn của ngài. Ngài có thể xem xét vào cuối tuần và chúng ta có thể thảo luận trong các cuộc họp chiến lược vào đầu tuần sau.

Bản tóm tắt của tôi liên quan đến 4 dự án lớn về:

Quản lý thực hành

Trải nghiệm khách hàng

Quản lý nhân tài

Nguồn nhân lực

Bằng những cách trên, chúng ta có thể cùng nhau làm việc để đưa Inpac phát triển hơn nữa.

Hãy cùng nhau bắt tay vào công việc thôi!

Mộc Tiên