Bẫy bận rộn: Đừng mất công chứng minh bạn là con ong chăm chỉ nữa, mà hãy trở thành một nhân viên hiệu quả!
Đừng than thở tôi quá bận rộn. Bất kỳ nhiệm vụ trong công việc hay trong cuộc sống đều có thể xếp một trong 4 loại dựa trên trả lời 2 câu hỏi: Việc này có quan trọng không? và Việc này có khẩn cấp không?
Làm thế nào bạn có thể sử dụng tốt nhất quỹ thời gian của mình khi vây quanh bạn là một đống nhiệm vụ mới? Chuyện gì xảy ra nếu bạn là nhân viên làm việc hiệu quả nhất trong nhóm? Tất nhiên là bạn sẽ trở thành nhân viên xuất sắc, được tăng lương, thăng chức, điều mà ai cũng muốn.
Nhưng điều này liệu có thể rèn luyện hay do bản năng của từng người? Câu trả lời là chúng ta có thể làm được nhờ xây dựng một số thói quen mới. Chúng sẽ giúp bạn tận dụng được tối đa 8 giờ làm việc mỗi ngày. Một khi bạn phân bổ thời gian hợp lý cho công việc bạn càng chủ động kiểm soát và đạt được những kết quả khả thi.
Hãy tưởng tượng nếu bạn đang bị ngập trong một đống việc, người duy nhất thực sự có thể kiểm soát kế hoạch chính là bản thân bạn. Vượt qua mỗi ngày bằng cách làm hết việc này đến việc khác sẽ khiến bạn kiệt sức, căng thẳng, không có động lực và sẽ không hoàn thành được mục tiêu nghề nghiệp lâu dài của mình.
Bạn phải có chiến lược quản lý thời gian nếu muốn những nỗ lực của mình phục vụ cho mục tiêu cá nhân và sự phát triển nghề nghiệp. Bạn có thể sắp xếp kế hoạch theo các ưu tiên. Các ưu tiên nên tập trung vào kết quả và liên quan tới kế hoạch chính của bạn.
Bất kỳ nhiệm vụ trong công việc hay trong cuộc sống đều có thể xếp một trong 4 loại dựa trên trả lời 2 câu hỏi: Việc này có quan trọng không? và Việc này có khẩn cấp không?
Loại 1: Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng giúp bạn giữ được công việc của mình (khủng hoảng, thời hạn chót, quan hệ công chúng).
Loại 2: Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng giúp bạn củng cố chuyên môn và thăng chức (xây dựng quan hệ, học hỏi những kỹ năng mới, đánh giá cơ hội).
Loại 3: Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng giúp nhìn nhận bạn là một người có kỹ năng làm việc nhóm (sự gián đoạn, email và điện thoại, các cuộc họp, công việc hành chính của các thành viên giữ chức vụ cao hơn trong nhóm).
Loại 4: Những nhiệm vụ không khẩn cấp và cũng không quan trọng.
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nếu bạn đang làm việc loại 2 và việc loại 1 xuất hiện, hãy hoàn thành việc loại 1, sau đó hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc loại 2. Đừng để sang ngày hôm sau.
Nhưng với loại 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc loại 2. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự, học cách từ chối khéo léo… để giảm thời gian cho những việc trên.
Nếu bạn phải chạy đi chạy lại suốt ngày, có thể 90% thời gian của bạn rơi vào loại 1 và 3. Hãy lên kế hoạch hàng tuần để hoàn thành những nhiệm vụ nhóm 2 liên quan tới mục tiêu của bạn, và dành thời gian cho những nhiệm vụ bất ngờ ở loại 1 và 3.
Những người vô trách nhiệm thường làm nhiều việc loại 4. Khi bạn chuẩn bị làm một việc thuộc nhóm loại 4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?
Khi biết quản lý thời gian, bạn sẽ không rơi vào nhóm 4 và giảm bớt thời gian ở loại 1 và 3 để dành nhiều thời gian cho loại 2.
Là một nhân viên cấp dưới phải làm thêm giờ và không được trả lương, bạn rất dễ nhụt chí nản lòng. Tuy nhiên, trang bị các kỹ năng quản lý thời gian hợp lý và tập trung vào từng nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thành được những mục tiêu lâu dài.
