2 tiếng quan trọng nhất trong ngày: Ai đã lấy đi thời gian của bạn?
Khi bạn cảm thấy mơ hồ, hãy hỏi lại chính mình. Tránh xa cái bẫy hiệu suất, thuận theo và hòa hợp với cơ thể và tinh thần, để đại não tràn đầy năng lượng trợ giúp cho bạn, đó mới là mấu chốt để làm việc hiệu quả.
01
Thời gian, đi đâu hết cả?
Con gái tôi lúc nhỏ rất thích tôi đọc truyện cho bé nghe, có một lần, tôi đọc cho bé nghe câu chuyện có tên "Mao Mao", tiêu đề phụ là "Câu chuyện lạ kì về tên trộm thời gian và một cô bé", câu chuyện kể về một cô bé tên là Mao Mao, cô bé có một khả năng lắng nghe vô cùng tuyệt vời, có thể giải quyết các vấn đề và tranh chấp thông qua phương thức lắng nghe bạn bè.
Cô bé phát hiện ra một bí mật lớn của loài người từ ông lão thời gian, đó chính là "thời gian chính là sinh mệnh", còn sinh mệnh thì lại nằm trong tim mỗi chúng ta. Quay trở về thế giới hiện thực, Mao Mao đã dũng cảm đấu tranh lại với những người vật lộn theo đuổi hiệu suất công việc mà đánh mất đi nhân tính thuần khiết nhất của mình mang tên "Ngài Xám", và cuối cùng giành được thắng lợi.
Cuốn sách này để lại ấn tượng rất sâu đậm trong tôi, bởi khi đó, tôi thấy mình không khác những "Ngài Xám" trong truyện là bao. Mỗi ngày tôi đều rất bận rộn, quay mòng mòng suốt cả ngày, ban sáng đi làm thì bận rộn trả lời email, hội họp, công tác, viết tư liệu, gặp khách hàng, đấu thầu; chiều tối về tới nhà lại bận rộn việc nhà cửa, quản con cái, dạy con học, thỉnh thoảng tôi còn phải thức tới rất khuya. Dịp năm mới, khi tụ tập với bạn bè, họ hỏi tôi sao bận thế, tôi rất thản nhiên nói, thực sự là cũng không biết mình bận cái gì nữa.
Mãi cho tới khi cơ thể không chịu đựng được nữa, tôi mới ý thức được ra rằng mình cần phải thay đổi. Vậy là, tôi đăng kí các lớp bồi dưỡng, đi nghe thuyết giảng, đọc sách, học rất nhiều mẹo quản lý thời gian chẳng hạn như danh sách quản lý thời gian, sổ tay hiệu suất, pomodoro, kim tự tháp… Nhưng tôi cũng lại phát hiện ra rằng, nâng cao hiệu suất không giải quyết được bản chất vấn đề, tôi vẫn bận rộn, vẫn mệt mỏi, lịch trình công việc vẫn chất đầy, thời gian vẫn không đủ dùng.
Tôi ngờ hoặc, rốt cuộc là ai đã lấy đi thời gian của mình?
02
Chẳng ai lấy đi thời gian của bạn cả, chỉ có bạn mà thôi, người không biết bắt tay hòa hợp với thời gian
Grey là một trong số những người bạn của tôi, mười mấy năm trước khi quen nhau, cậu ấy chỉ là chủ một công ty nhỏ với mười mấy nhân viên, hiện tại đã trở thành chủ tịch của một công ty lên sàn chứng khoán với khối tài sản hàng nghìn tỷ đồng. Mỗi lần gọi điện hỏi cậu ấy "Bận không", cậu ấy không đi du lịch đó đây thì cũng là đang tụ tập với mấy người trong giới để "lấy chân kinh", trước giờ chưa bao giờ ca thán bận rộn.
Theo lý mà nói, một người thành công như Grey, quản hơn 1000 người, công việc đáng ra phải vô cùng bận rộn mới đúng, vậy mà cậu ấy lại có thời gian đi du lịch đó đây, trò chuyện tán phét. Còn tôi, chẳng qua cũng chỉ là quản lý của một nhóm nhỏ, quản có vài người mà lại bận rộn tới cong mông, không ngừng tăng ca thức đêm.
Đều là người, cùng có 24 tiếng đồng hồ, nhưng vì sao lại khác nhau tới như vậy?
Tôi rất tò mò nên đã hỏi Grey, cậu ấy cười haha, nói với tôi rằng:
"Thực ra cũng không có gì, một chữ thôi, "hòa". Quản lý tổ chức doanh nghiệp, phải hòa với con người; quản lý bản thân, phải hòa với cơ thể. Phải học cách bắt to bỏ nhỏ, biết ưu tiên, đánh đổi, thuận theo cơ thể và tinh thần, lắng nghe cơ thể lên tiếng, đồng thời học cách thả lỏng."
Quả là cao nhân, một câu nói thôi mà khiến tôi ngộ ra rất nhiều. Ngẫm lại bản thân, cái gì tôi cũng lo lắng, cũng muốn nhúng tay vào, hoàn toàn không thuận theo quy tắc tự nhiên của cơ thể và tinh thần, có thể không bận không mệt ư?
03
Hiệu suất cao, là biết thả lỏng đúng lúc, chứ không phải cứ quay mòng mòng là tốt
Cuốn sách "2 tiếng quan trọng mỗi ngày" đã khiến tôi nhớ tới mình của quá khứ. Mặc dù tác giả Josh.Daivs dùng một lượng lớn không gian để nhắc tới 5 sách lược lớn giúp nâng cao hiệu suất công việc, cụ thể và rất rõ ràng, nhưng thứ gợi mở nhất cho tôi đó là việc ông chỉ ra những hố hiệu suất, đồng thời giải thích bằng khoa học, và nói cho chúng ta một đạo lý mà ta hay bỏ qua và xem nhẹ, đó là: "thiên nhân hợp nhất", hoặc là "thuận thiên thì sống, nghịch thiên thì chết", cụ thể là phải đối xử thật tốt với bản thân, có vậy mới đạt được hiệu quả tốt nhất, rồi từ đó hiện thực hóa mục tiêu cho ra năng suất cao của mình, nếu không, nó sẽ phản tác dụng.
Chúng ta không phải máy móc, không thể luôn duy trì được trạng thái làm việc năng suất cao mãi được. Mà dù có là máy móc, thì cũng cần thời gian tra dầu, bảo dưỡng để có thể dùng được thật lâu dài.
Việc lấp đầy lịch trình và chạy quá tải rõ ràng cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe, từ đó ảnh hưởng đến cơ thể và tâm trạng của chúng ta, làm giảm hiệu quả công việc và tạo thành một vòng luẩn quẩn. Tuy nhiên, trong cuộc sống thực, sự thật đơn giản này lại thường bị chúng ta bỏ qua.
Vì vậy, tác giả ở phần mở đầu đã nhấn mạnh rằng, trước tiên, nhất định phải từ bỏ đi cái chấp niệm "hiệu suất", có được tiền đề này, mới có thể nói tới việc làm sao để tạo điều kiện, làm sao để sử dụng sách lược để bản thân có được 2 tiếng làm việc hiệu quả nhất mỗi ngày.
Tác giả trong cuốn sách, chia sẻ 5 sách lược:
1. Ý thức được "điểm lựa chọn" của bản thân.
2. Quản lý năng lượng tâm lý của bản thân.
3. Đừng đấu tranh vô nghĩa với những việc khiến bạn phân tâm.
4. Chắm sóc thật tốt sức khỏe thể chất và tinh thần.
5. Để môi trường làm việc phục vụ cho bạn.
Mỗi một sách lược đều thông qua khoa học để giúp chúng ta ý thức được tầm quan trọng của việc luôn phải hài hòa với cơ thể.
04
Sách lược 1: Ý thức được "điểm lựa chọn" của bản thân
Mỗi ngày, chúng ta đều cần phải xử lý một lượng lớn công việc, giữa các nhiệm vụ sẽ có khoảng thời gian rảnh rỗi, và những lúc rảnh rỗi này chính là điểm lựa chọn của bạn. Thần kinh não bộ của chúng ta làm việc theo nguyên tắc ít kháng cự nhất, khi chúng ta rơi vào trạng thái "quên mình", sau đó đột nhiên bị gián đoạn, thì tiếp theo đó, não thường sẽ có xu hướng tự động đưa ra lựa chọn, và như vậy, sẽ thường chỉ khiến mọi việc trở nên rối rắm hơn.
Vì vậy, vào những "lúc rảnh rỗi", đừng chỉ chăm chăm nghĩ tới việc xông về phía trước, hãy lùi lại một bước, tĩnh tâm lại để suy nghĩ và quyết định nhiệm vụ tiếp theo mà mình nên làm là gì thì sẽ hợp lý hơn.
Sách lược 2: Quản lý năng lượng tâm lý
Năng lượng của não là có hạn, không thể lúc nào cũng ở trong trạng thái tốt nhất, vì vậy, phải biết "ra tay đúng lúc đúng nơi", dùng những lúc tràn đầy năng lượng và nhiệt huyết nhất đi giải quyết những việc quan trọng nhất. Chúng ta đều biết kế hoạch, chấp hành, không ngừng bị quấy nhiễu, thay đổi nhiệm vụ, xã giao, điện thoại tới từ người lạ, ngồi lâu… tất cả những việc này đều sẽ làm tiêu hao tinh thần, vậy nếu cảm thấy mệt mỏi, không có động lực làm việc, chúng ta nên làm sao?
Vậy thì hãy thuận theo quy luật của đại não. Trước tiên, phân tích ra những việc dễ khiến tâm lý của chúng ta mệt mỏi nhất. Thứ hai, bạn có thể phân loại các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng, xử lý những việc quan trọng nhất sẽ là việc đầu tiên mỗi ngày, xử lý email theo lố tại một thời điểm đã đặt ra, đồng thời chuẩn bị trước những việc quan trọng trước một ngày để giảm bớt gánh nặng. Ngoài ra, hãy hít thở thật sâu, cười tươi và ngủ trưa để nhanh chóng nạp lại năng lượng. Cuối cùng, phải học cách điều chỉnh cảm xúc để đưa ra những lựa chọn chính xác.
Sách lược 3: Đừng đấu tranh vô nghĩa với những việc khiến bạn phân tâm
Khi bị làm phiền, hầu hết mọi người đều sẽ tự nói với chính mình rằng "không được phân tâm!". Nhưng trên thực tế, bộ não vốn không thể duy trì sự tập trung trong một thời gian dài, bởi vì "khả năng bị phân tâm" là năng lực tự nhiên mà tổ tiên truyền lại cho chúng ta.
Công việc đòi hỏi sự tập trung, nhưng cấu trúc của não xác định rằng khả năng tập trung lại rất dễ bị xao nhãng, vậy, cách tốt nhất là bỏ đi những thứ gây xao lãng đó, tiếp theo là sử dụng các bài tập thiền hoặc các kỹ thuật khác để giúp tăng cường sự tập trung. Nếu là bạn chủ động mất tập trung thì sao? Tương tự, hãy thuận theo não bộ, cho phép nó phân tâm một lúc, rồi hít một hơi sâu, sau đó nhẹ nhàng kéo nó trở lại với chủ đề đang thực hiện.
Sách lược 4: Chăm lo cho thể chất và tinh thần của bạn
Người ta thường nói: trăm bước sau ăn, 99 tuổi sống thọ. Tập thể dục và chế độ ăn uống không chỉ thúc đẩy sức khỏe thể chất, mà còn cải thiện đáng kể năng lượng tinh thần. Tập thể dục có thể tăng cường chức năng điều hành liên quan đến tự kiểm soát, tăng cường sự chú ý, ổn định lượng đường trong máu, giảm lo lắng, tăng cường cảm xúc tích cực, bên cạnh đó, chế độ ăn uống thích hợp cũng có tác động tích cực trong việc giúp tăng cường khả năng tập trung chú ý, khả năng chấp hành, khả năng tư duy và ghi nhớ. Căn cứ vào mong muốn bộ não sẽ làm gì sau khi ăn và vận động để quyết định trước đó nên ăn gì và hoạt động thể chất ra sao, và quan trọng là hãy làm chủ cảm xúc của bản thân.
Sách lược 5: Để môi trường làm việc phục vụ cho bạn
Trong sách lược thứ năm, tác giả tiết lộ cho chúng ta môi trường làm việc mà não bộ yêu thích. Chẳng hạn như yên tĩnh là môi trường làm việc tốt nhất, còn có ai bên cạnh cứ liến thoắng cái miệng là môi trường làm việc khó chịu nhất; nếu bạn cần động lực thì nghe nhạc ở một âm lượng vừa phải cũng ok; hay thay vì là đen vàng, hãy chuyển sang ánh sáng trắng để có thể tỉnh táo hơn; một không gian làm việc gọn gàng, rộng rãi và di động giúp làm việc hiệu quả hơn; đặt cây cảnh hoặc ảnh gia đình ở bàn làm việc cũng có thể tiếp thêm năng lượng tinh thần cho chúng ta.
05
Tóm lại, phải biết bắt tay hòa hợp với cơ thể và tinh thần của chính mình.
Nắm bắt các hành động trọng điểm khi ở trạng thái tốt nhất, thay vì để cứ chăm chăm vào hiệu suất và để chúng dần dần giết chết sức sống của bạn.
Ai lấy đi thời gian của bạn?
Khi bạn cảm thấy mơ hồ, hãy hỏi lại chính mình. Tránh xa cái bẫy hiệu suất, thuận theo và hòa hợp với cơ thể và tinh thần, để đại não tràn đầy năng lượng trợ giúp cho bạn, đó mới là mấu chốt để làm việc hiệu quả.
Trên thực tế thì cũng không có gì nhiều, chỉ hai từ thôi, "hòa hợp".
