Bí mật đằng sau vị sếp thích họp hành: Cảm giác làm tròn bổn phận lãnh đạo khi chủ trì một 'đàn con ngoan' ngồi chung phòng họp
Theo giáo sư Phan Văn Trường, thích họp hành là một bệnh chứ không phải một khuyết điểm. Người lãnh đạo thích họp hành có nhiều lý do.
Một bài viết trên tạp chí Wall Street Journal chỉ ra rằng tần suất người bình thường chạm vào, chọc, kéo hoặc vuốt trên màn hình điện thoại cá nhân của họ là 2.617 lần một ngày. Quy ra thời gian, con số này rơi vào khoảng 2 giờ 25 phút, theo một nghiên cứu của công ty nghiên cứu ứng dụng di động Dscout Inc. Nhiều người đưa khoảng thời gian này vào trong giờ làm việc.
Jason Brown, Giám đốc điều hành của công ty quảng cáo Brown Parker & DeMarinis, là người hiểu rất rõ về điều này. Hai năm trước, ông đã dừng lại một lúc để nhìn qua phòng họp của mình khi đang thuyết trình. Đa số những người có mặt khi đó đều đang tập trung vào chiếc điện thoại của họ.
"Cuộc họp thất bại", Brown nói.
Trong cơn tức giận, Brown đã ban hành một sắc lệnh toàn công ty: "Đừng xuất hiện trong cuộc họp với tôi cùng chiếc điện thoại. Nếu ai đó vi phạm, đó sẽ là buổi họp cuối cùng của họ".
Tuy nhiên ở chiều ngược lại cũng phải thấy rằng không phải cuộc họp nào những nhân viên tham gia đều hứng thú bởi sở thích họp hành của sếp.
Theo giáo sư Phan Văn Trường, đây là một bệnh chứ không phải một khuyết điểm. Người lãnh đạo thích họp hành có nhiều lý do:
a. Có nhiều lãnh đạo rất thích tổ chức các buổi họp hàng tuần, cho rằng mình làm đầy đủ bổn phận lãnh đạo khi chủ trì một “đàn con ngoan” ngồi chung phòng họp để bàn luận và trao đổi. Tuy nhiên ít khi nội dung của buổi họp được chuẩn bị nghiêm túc nên dần dần các buổi họp trở nên loãng, lại kéo dài lê thê nên các thành viên chóng chán ngán, số người có mặt rất thất thường, ai tham gia thì lúc ra lúc vào phòng họp, chỉ nghe nửa tai và chăm chú đọc tin nhắn trên smartphone...
b. Đôi khi lãnh đạo không tự tin nên muốn nghe cộng sự bàn về các hồ sơ phải giải quyết. Đây là một mục đích chính đáng, nhưng có lẽ không cần một buổi họp khoáng đại gồm tới 20 lãnh đạo các cấp để đạt được mục tiêu, mà chỉ cần một cuộc họp nhỏ hơn giữa những người có trách nhiệm liên quan.
c. Lãnh đạo không có thì giờ (hoặc lười) đọc và nghiên cứu hồ sơ. Trường hợp này rất phổ biến. Buổi họp cho lãnh đạo cơ hội nghe cộng sự trình bày về hồ sơ, và từ đó hiểu được nội dung của các vấn đề. Không thể nào trách lãnh đạo khi họ bận việc quá, buộc phải làm việc theo cách này. Tuy nhiên về lâu về dài, các cộng sự sẽ biết khuyết điểm này và hành xử theo ý riêng, bóp méo nội dung để phù hợp với ý của họ. Thiết tưởng nếu đến lúc đó mà lãnh đạo vẫn tiếp tục bất lực thì công ty sẽ phải kết luận là lãnh đạo không đủ khả năng.
d. Bệnh họp hành như một con vi-rút, lây bệnh rất nhanh. Khi lãnh đạo cấp cao mà thích họp hành thì lãnh đạo cấp thấp cũng theo phong cách họp hành thường xuyên hơn. Thế là doanh nghiệp luôn luôn thiếu phòng họp!
Để những cuộc họp trở nên hiệu quả, mạng lưới tuyển dụng Career Builder đưa ra lời khuyên là áp dụng 5 quy tắc khá đơn giản sau:
1. Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết (agenda). Người nhận thư mời họp gồm đầy đủ thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Đồng thời, agenda gửi trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.
2. Mời đúng đối tượng
Người chủ trì cuộc họp chỉ nên mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.
3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.
4. Bám sát chủ đề và mục tiêu
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.
Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác "đến nơi đến chốn" về vấn đề đó sau.
5. Tổng kết sau khi đã thảo luận
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.
