Bạn đang làm việc tại nhà - WfH? Hệ thống thông minh này sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách cực kỳ, cực kỳ hiệu quả!

Tính đến thời điểm hiện tại thì tôi làm việc tại nhà được 1 năm rồi, và đôi lúc tôi thấy bản thân mình bị phân tâm bởi những công việc vô bổ, trong khi đáng lý ra mình nên tập trung làm những công việc mang lại hiệu quả. Trong suốt năm đó, tôi đã thử rất nhiều giải pháp nhưng não tôi chỉ muốn làm mãi 1 việc duy nhất: chơi Fire Emblem (một trò chơi điện tử).

Hệ thống mà tôi sắp đề xuất là một hệ thống được tạo ra để giúp bạn không còn bị cuốn vào những hoạt động vô bổ như chơi game, xem TV. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh hệ thống mà tôi đưa ra đây để phù hợp với nhu cầu riêng của bạn.

Hãy bắt đầu với một ví dụ thực tế mà tôi đã thực hiện nhé (Tôi sẽ cung cấp cho bạn mẫu này cuối bài viết để bạn có thể sử dụng)

Giờ để tôi giải thích cho bạn cách hoạt động của nó.

- Cột thứ nhất chỉ là "đánh số ngẫu nhiên" được hệ thống tự tạo ra khi tôi thiết lập một bản ghi như thế này. Bạn có thể bỏ qua mục này.

- Cột thứ 2 là những nhiệm vụ tôi cần phải làm hoặc những mục tiêu tôi muốn hoàn thành.

- Cột thứ 3 là số thời gian tôi cho phép bản thân làm những việc vô bổ trong ngày (hoặc ngày hôm sau) nếu tôi đã hoàn thành xong nhiệm vụ.

- Cột thứ 4 sẽ cho biết liệu tôi đã hoàn thành nhiệm vụ hay chưa.

- Cột thứ 5 sẽ cho biết liệu tôi đã dùng số thời gian tôi được cho phép làm việc vô bổ hay chưa.

- Và 2 mục cuối cùng là để ghi chú và đính kèm file.

Đơn giản thôi: Tôi không cho phép bản thân làm những việc vô bổ trong thời gian làm việc (từ 7h sáng đến 7h tối) trừ khi tôi đã làm xong những nhiệm vụ mình phải làm.

Khi tôi thêm một nhiệm vụ nào đó, tôi sẽ đưa ra số phút cụ thể (Tôi gọi đó là "bộ đếm giờ") và nó cho phép tôi dành thời gian cho những hoạt động vô bổ nếu tôi "cho phép".

Ví dụ, trong hình trên, tôi cho phép mình có 14 phút để làm những việc vô bổ. Về cơ bản, tôi đã chơi Fire Badge 14 phút trong giờ làm việc. Nếu tôi không có hệ thống này, tôi đã chơi cái game này cả ngày rồi. Đó, bạn thấy tôi nghiện game đến mức nào.

Tại sao cách làm này lại có hiệu quả.

1. Có phần thưởng cho những hành vi tốt

Trong sâu thẳm, chúng ta chỉ là động vật, chúng ta thích được thưởng! Và phần thưởng đó thậm chí còn quý báu hơn nếu bạn làm việc chăm chỉ để đạt được. Hệ thống này tạo ra một "khao khát" tích cực trong bộ não của bạn.

Nếu bạn tin tưởng vào hệ thống và chấp nhận luật của nó, bộ não của bạn sẽ muốn hoàn thành nhiều việc hơn, để nó nhận được phần thưởng mà nó rất khao khát. Trong trường hợp của tôi, bộ não của tôi đã tiết ra rất nhiều hóc môn hạnh phúc (dopamine) khi được chơi Fire Emblem.

2. Cho phép bạn có thời gian giải lao.

Trong cuốn sách Time Off (Thời Gian Nghỉ Ngơi), John Fitch & Max Frenze sẽ chia sẻ tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi và làm việc hiệu quả. Là một người quan tâm sâu sắc đến lĩnh vực khoa học thần kinh, tôi hiểu tầm quan trọng của việc phân chia thời gian, lúc nào cần tập trung và lúc nào không cần.

Có phải bạn thường tìm những giải pháp cho những vấn đề của mình trong khi bạn không hề chủ động muốn nghĩ đến nó không?

Tại nơi làm việc, người ta sẽ không thích bạn nghỉ giải lao, nhưng mà điều đó là không nên. Khi làm việc tại nhà, hãy cho phép bản thân được nghỉ giải lao, nhưng mà phải biết kiềm chế.

3. Nó thúc đẩy bạn phải đạt được nhiều hơn.

Điều buồn cười xảy ra với tôi là tôi không thích dùng ngay "thời gian được nghỉ ngơi". Tôi muốn tích trữ nó. Và tôi thích thấy mục thời gian được cho phép đó ngày càng tăng nhiều lên. Tôi muốn mình có nhiều thời gian được chơi hơn, và do đó tôi tự động muốn bản thân hoàn thành được nhiều việc hơn. Có nghĩa là tôi đã có động lực cho mình.

Tôi càng không muốn làm việc gì đó, thì việc đó lại càng quan trọng, và nếu tôi hoàn thành được thì tôi sẽ cho phép bản thân được nhiều thời gian chơi hơn. Ví dụ, tôi có xu hướng trì hoãn việc trả lời một số tin nhắn mặc dù chúng rất quan trọng. Đối với những nhiệm vụ không có deadline như này, tôi sẽ nâng tổng số thời gian được thưởng (được nghỉ ngơi) lên. Đây là một cách tuyệt vời để tôi tích lũy thời gian chơi và hoàn thành những việc mình không muốn trước.

Tích lũy "bộ đếm thời gian"

Đây là một điều tôi khuyến khích những ai làm việc tại nhà và làm việc tự do nên tuân theo. Số thời gian mà bạn kiếm được không nhất thiết phải trong 1 ngày. Ví dụ như tôi, tôi thích tích lũy thời gian đủ 24 giờ, để tôi có thể tự thưởng cho mình nguyên 1 ngày nghỉ, 1 ngày chỉ làm việc vô bổ mà tôi thích.

Và nếu bạn nghĩ như vậy là lười biếng, thì không. Hãy nghĩ lại lý do vì sao bạn lại làm những việc này. Bạn đã muốn làm được nhiều việc hơn là bình thường để bạn tích lũy được nhiều thời gian nghỉ hơn. Và nếu bạn có được 1 ngày nghỉ, thì nó hoàn toàn xứng đáng với những gì mà bạn đã làm.

Làm thế nào để chọn được giá trị cho bộ đếm thời gian.

Đây là một mục khá chủ quan. Đối với tôi, viết được 1 bài thì sẽ được thưởng 10 phút. Nếu bài viết càng dài thì thời gian thưởng càng nhiều. Đây là những điều tôi sẽ xem xét để quyết định thời gian thưởng:

- Gấp: Việc càng gấp, thưởng càng nhiều.

- Quan trọng: Việc càng quan trọng, thưởng càng nhiều.

- Động lực: Tôi càng không có động lực để làm việc đó, thời gian thưởng càng nhiều.

- Thời gian: Việc càng mất thời gian, thưởng càng nhiều.

Và nếu có nhiều hơn 1 yếu tố:

- Cứ mỗi nhiệm vụ quan trọng, gấp và đòi hỏi nhiều thời gian nhưng tôi lại không có động lực làm, tôi sẽ đặt ra một mức thưởng cực kỳ lớn.

- Ngược lại, tôi sẽ không thưởng cho bản thân một giây nào nếu việc đó không gấp hoặc không quan trọng hoặc tôi hoàn toàn thích làm nhiệm vụ đó.

Đối với tôi, viết 1 bài viết rất là quan trọng, và mất nhiều thời gian nữa, và tôi hoàn toàn có động lực, tôi muốn viết. Thế nên, nó đáng giá 10 phút thưởng. Đó là mức thưởng cho một bài viết mất từ 2-3 tiếng để viết. Nếu bài nào tôi bắt buộc phải viết (và rất gấp) nhưng tôi lại không có động lực, tôi thưởng cho mình 20 phút nghỉ.

Thực tế, tôi chưa bao giờ thưởng cho mình nhiều hơn 15 phút đối với 1 nhiệm vụ đơn lẻ. Tôi sẽ cố gắng nhất có thể chia nhỏ công việc thành nhiều mục, thời gian hoàn thành mỗi mục mất khoảng 25 phút hoặc ít hơn. Thế nên thời gian thưởng cũng được chia ra nhỏ lẻ, ví dụ thưởng 1 phút đến 3 phút nghỉ ngơi.

Mỗi ngày, tôi cố gắng giới hạn tổng thời gian thưởng là +60 phút nếu tôi hoàn thành tất cả mọi việc tôi bắt buộc phải làm; và trong đó có một số nhiệm vụ khá là gấp. Thực tế, phần lớn tôi tự thưởng mình tối đa +40 phút / ngày.

Làm thế nào bạn có thể áp dụng cách này nếu bạn làm việc cho công ty.

Nếu bạn không phải là người trực tiếp quản lý thời gian của bản thân, bạn vẫn có thể sử dụng hệ thống này. Đối với những công ty làm việc từ xa, hầu hết có một khoảng thời gian nhất định bạn phải có mặt (giống như giờ hành chính).

Thường thì khoảng thời gian đó rơi vào khoảng từ 10h sáng đến 3h chiều. Ngoài khung giờ làm việc chính đó ra, công ty còn mong đợi bạn làm thêm trong thời gian làm việc hiệu quả nhất của riêng bạn. Nếu công ty bạn không vậy, thì hãy nói với sếp. Chỉ khi nào nhân viên được phép làm việc trong vùng thời gian hiệu quả của họ thì công ty mới đạt được những thành tựu đáng kể.

Vì vậy, để áp dụng hệ thống này cho chính mình khi làm việc cho một công ty, hãy xác định được giờ hành chính. Trong khoảng thời gian (hành chính) đó, đừng thiết lập thời gian thưởng, dù bạn có đồng ý với khoảng thời gian đó hay không. Nhưng hãy thưởng nếu bạn làm việc ngoài giờ.

Nếu như bạn muốn tích lũy thời gian thưởng cho được 1 ngày nghỉ, thì hãy đưa ra bằng chứng chứng minh với sếp của bạn về những thành tựu ngoài lề mà bạn đạt được, và yêu cầu sếp cho bạn một ngày nghỉ. Tốt hơn hết, hãy nói cho họ biết là bạn đang làm thêm giờ, nhiều hơn họ mong đợi, ngay tại thời điểm bạn bắt đầu, để khi bạn yêu cầu một ngày nghỉ, sếp của bạn không bị ngạc nhiên.

Tự kiểm soát là một điều rất quan trọng khi bạn làm việc từ xa. Sẽ có nhiều thứ làm bạn phân tâm hơn khi bạn làm việc tại nhà so với khi bạn đến chốn công sở. Một số thứ không nằm trong tầm kiểm soát của bạn (ví dụ: con cái, thú cưng), nhưng cũng có những thứ bạn có thể kiểm soát. Đối với những thứ có thể kiểm soát, bạn có thể dùng hệ thống mà tôi đưa ra.

Và quan trọng là, đừng ép bản thân phải làm việc hết năng suất 100%. Nhưng mà kiểm soát bản thân khi phát hiện mình đang bị phân tâm cũng không kém phần quan trọng. Cân bằng 2 điều trên rất là khó, và bạn cần phải luyện tập rất nhiều, nhưng hệ thống mà tôi đề cập trên có thể giúp bạn.

Vậy, hãy thử nó trong vòng 1 tháng xem, và nhớ hãy điều chỉnh trong quá trình thử nghiệm, cũng hãy nhớ kiểm soát thời gian của bản thân!

Bạn có thể làm được!

Đây là mẫu bạn có thể tham khảo:

Mộc Dương