Từ cuộc đổi ngôi ngoạn mục của các tập đoàn lớn nhất thế giới, doanh nghiệp bình thường nhất muốn bứt phá trong kỷ nguyên 4.0 sẽ cần những công cụ này
Năm 2013, nghĩa là chỉ cách đây 5 năm, top 5 tập đoàn lớn nhất thế giới tính bằng giá trị vốn hóa thị trường (market capitalization) chỉ có 1 công ty công nghệ, còn lại là 4 công ty thương mại.
Top 5 năm 2018, tức là chỉ sau đó 5 năm, cả 5 công ty này đều là công ty công nghệ, và đều là những cái tên chắc chắn đã ăn sâu vào cuộc sống hàng ngày của chúng ta: Apple, Alphabet (của Google), Microsoft, Amazon và Tencent.
Cuộc đổi ngôi này đã chứng minh tầm quan trọng và khả năng ứng dụng công nghệ sâu rộng vào trong mọi mặt của đời sống. Ngày nay, chúng ta có thể hoàn thành chương trình đại học mà không cần đến giảng đường, có thể đặt món mà không cần đến cửa tiệm, có thể mua sắm chỉ bằng vài cú click chuột và dễ dàng có được sự chăm sóc tốt nhất từ y tế mà không cần xếp hàng hay thậm chí là đến bệnh viện. Công nghệ từng ngày từng giờ vẫn tác động và làm thay đổi cách chúng ta học tập, giải trí, tiêu dùng, thậm chí làm thay đổi cả những thói quen và nền tảng văn hóa.
Riêng với đời sống doanh nghiệp, công nghệ trong những năm gần đây không chỉ đem tới những thay đổi tích cực trong cách thức vận hành và quản trị mà còn tạo ra những ưu thế cạnh tranh giúp doanh nghiệp tăng trưởng bứt phá.
Trong một nghiên cứu của Andrew McAfee đồng giám đốc Sáng tạo về Kinh tế Kỹ thuật số tại Trường Quản lý MIT Sloanđược đăng tải trên tạp chí Harvard Business Review, thì từ giữa những năm thập niên 90s đã có sự tương quan giữa mức độ đầu tư (cả về số lượng và chất lượng) vào công nghệ của các doanh nghiệp và mức độ cạnh tranh trên thị trường. Các doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng phần mềm để củng cố hay thậm chí thay đổi toàn bộ hệ thống vận hành thì có thể bứt lên với tốc độ chưa từng có và thống lĩnh thị trường. Ngược lại, các công ty không chịu thích nghi hoặc chậm thay đổi thì đều bị bỏ lại phía sau hoặc biến mất khỏi thị trường.
Bằng cách nào công nghệ có thể tạo ra sự khác biệt quá lớn giữa các doanh nghiệp?
Sự thật là, chỉ trong khoảng thời gian từ năm 2000 đến năm 2014, 52% trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất nước Mỹ đã biến mất, hoặc là bị phá sản hoặc là bị mua lại. Người ta đã nghiên cứu để xem bằng cách nào mà công nghệ có thể tạo ra một khoảng cách quá lớn giữa người thắng và kẻ thua trong một số lĩnh vực cụ thể như ngành bán lẻ sách, phim ảnh, tuyển dụng, và dịch vụ cho thuê phòng nghỉ, khách sạn.
Một ví dụ điển hình trong ngành bán lẻ sách có thể kể đến như Amazon và Borders. Trước khi internet xuất hiện và trở nên phổ biến, thì lợi thế cạnh tranh của Borders là cung cấp đa dạng các đầu sách và tạo ra nhiều lựa chọn nhất có thể tại hệ thống cửa hàng rộng lớn của mình. Nhưng với sự phát triển của internet chúng ta hoàn toàn có thể giới thiệu bất cứ cuốn sách nào đến với độc giả mà không cần tốn chi phí để duy trì một cửa hàng. Người mua cũng dễ dàng tìm thấy bất kỳ cuốn sách nào trên web chỉ trong vài giây, đặt mua nó trong một vài lần nhấp chuột và nhận được nó trong một vài ngày.
Jeff Bezos của Amazon đã hình dung ra điều này từ rất sớm và cố gắng để tạo ra những trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng, dĩ nhiên Amazon đã trở thành ông trùm trong ngành bán lẻ trực tuyến, mở rộng ra gần như mọi loại sản phẩm chứ không chỉ dừng lại ở thị trường sách. Trong khi Borders đang từ một doanh nghiệp trị giá 3,2 tỉ đô la vào năm 2000 đã chính thức phá sản vào năm 2011.
Blockbuster và Netflix, 2 hãng cho thuê phim, đĩa DVD đình đám nhất của Mỹ vào những năm 2000 cũng là một ví dụ. Blockbuster thời điểm đó đang tạo ra doanh thu hơn 4,9 tỷ đô la, nhưng đến năm 2013 đã phải đóng cửa. Trong khi Netflix chấp nhận ứng dụng công nghệ để tạo ra những trải nghiệm tiện lợi nhất cho khách hàng đã trở thành công ty truyền thông có tiếng với doanh thu 4,4 tỷ đô la. Netflix cho phép khách hàng của họ đặt hàng trực tuyến thay vì phải lái xe đến tận nơi để thuê DVD, phát triển dịch vụ giao hàng tại nhà, và khách hàng không bao giờ phải trả phí thuê trễ, thậm chí sau này họ còn tiến hành truyền phát video để gia tăng trải nghiệm cho khách hàng.
Gần đây nhất chúng ta có thể biết tới Airbnb - hệ thống đặt phòng, khách sạn trực tuyến trên toàn thế giới. Đây là minh chứng cho thấy công nghệ có thể mang đến cơ hội to lớn giúp tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho người dùng và giúp công ty tăng trưởng vượt bậc. Chỉ trong vòng chín năm, Airbnb đã được định giá 31 tỷ đô la, trong khi Marriott được định giá 9 tỉ đô la dù đã hoạt động từ năm 1927. Trong khi AirBnb không sở hữu bất cứ một phòng nghỉ nào nhưng vẫn có thể trở thành ông trùm về dịch vụ đặt phòng trực tuyến với hơn 3 triệu danh sách phòng nghỉ trên toàn thế giới, còn Marriot sau khi đã sáp nhập với Starwood, số phòng nghỉ chỉ dừng lại ở con số 1,3 triệu phòng.
Hẳn là chúng ta đã thấy được điều gì xảy ra và bằng cách nào mà một công ty có doanh thu hàng tỷ đô có thể phá sản chỉ trong khoảng 1 thập kỷ. Đây chính là sức mạnh của công nghệ
Điều đáng nói ở đây là trong khi các doanh nghiệp khá thành công trong việc tạo ra những trải nghiệm hào hứng và thú vị cho khách hàng nhờ vào công nghệ thì các sản phẩm và dịch vụ phần mềm phục vụ cho chính nội bộ doanh nghiệp lại chưa đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên.
Có một điều rất dễ nhận ra, trong khi chúng ta có thể dành hàng giờ để lướt Facebook, không thể ngừng nghịch ngợm với Snapchat, và mong chờ được trải nghiệm các ứng dụng mới trên store, thì chúng ta lại ngán ngẩm trước những màn hình khô khan và nặng nề của giao diện phần mềm dành cho doanh nghiệp và không mấy tích cực áp dụng công nghệ vào trong quá trình làm việc, cũng như ít có được những trải nghiệm hài lòng với phần mềm B2B
Điều này cũng dễ lý giải, khi mà chúng ta đã loại bỏ được ma sát khỏi các quy trình mua bán như trong truyền thống để cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng thì chúng ta lại chưa tạo ra được một quy trình làm việc tối ưu, hiệu quả, đơn giản hơn nhờ vào các ứng dụng công nghệ. Và đây là lúc chúng ta cần tập trung để tìm ra lời giải cho các bài toán quản trị và vận hành trong doanh nghiệp, điều này chắc chắn sẽ tạo ra sức mạnh cộng hưởng giúp các doanh nghiệp có thể cạnh tranh và tạo ra những bước tăng trưởng đột phá
Vậy đâu là loại hình phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên công nghệ 4.0?
Chúng ta hẳn đã từng đặt câu hỏi, tại sao phải nhận đến 200 email một ngày mà vẫn không thể tìm được đúng người và xong được đúng việc? Tại sao chúng ta không thể cộng tác được với đồng nghiệp của mình dễ như cách chúng ta vẫn tạo những group chat Facebook hay liên tục tương tác, chia sẻ thông tin và trao đổi cùng nhau hiệu quả.
Dựa trên những đánh giá về nhu cầu của các doanh nghiệp, phần mềm B2B hiện nay ngoài việc chú trọng vào trải nghiệm của người dùng thì ít nhất cần đảm bảo được những nguyên tắc sau để có thể triển khai sâu rộng và tạo được ảnh hưởng tích cực đến đời sống doanh nghiệp:
- On Cloud: Công nghệ doanh nghiệp không nên tách rời với xu thế đám mây đang được triển khai rộng rãi như với các phần mềm B2C. Việc đưa các phần mềm B2B lên đám mây sẽ thúc đẩy tính cộng tác, đồng thời tiết kiệm một nguồn lực lớn cho doanh nghiệp - phù hợp làm lực đẩy cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Mobility: Với tính chất công việc ngày càng linh hoạt hơn, việc có phiên bản di động cho các phần mềm là điều kiện tối quan trọng. Từ khi các phần mềm được chuyển lên cloud thì các nhà cung cấp cũng đã rất quan tâm đến việc phát triển ứng dụng mobile cho phần mềm.
- 2-way Interaction: Đến với kỷ nguyên 4.0, phần mềm sẽ không chỉ đơn thuần mang tính chất lưu trữ dữ liệu đơn thuần, mà còn có khả năng xử lý dữ liệu tự động, đưa ra các phân tích, dự đoán, hỗ trợ quá trình ra quyết định của người dùng. Để có thể trở thành một phần không tách rời với đời sống doanh nghiệp, giao diện cần được xây dựng theo hướng ngày một thân thiện, tăng tương tác với người dùng và tạo ra được những trải nghiệm tiện lợi nhất.
Đáp ứng những kỳ vọng trên, loại hình phần mềm SaaS ra đời và đã nhanh chóng trở nên phổ biến
Mới chỉ bắt đầu phát triển trong khoảng 10 năm trở lại đây, nhưng SaaS (Software as a Service – phần mềm dịch vụ) đã đ ược các doanh nghiệp ở mọi quy mô trên thế giới ưa chuộng. Theo một khảo sát gần đây nhất từ BetterCloud, đến năm 2020, 73% doanh nghiệp thế giới sẽ chuyển sang dùng SaaS hoàn toàn. Số lượng các nhà cung cấp SaaS trên thế giới cũng tăng theo cấp số nhân trong những năm trở lại đây.
Về mặt định nghĩa, SaaS là một dạng chuyển giao phần mềm cho phép người dùng truy cập ứng dụng từ xa thông qua kết nối Internet. Người dùng chỉ cần trả một khoản phí để "thuê" dịch vụ phần mềm từ nhà cung cấp, hoặc được dùng miễn phí một số tính năng cơ bản, mà không cần phải đầu tư vào server hay chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật như khắc phục sự cố hay bảo trì hệ thống.
So với phần mềm truyền thống SaaP (Software as a Product), SaaS được coi là một bước đột phá lớn. Nếu như trước đây, doanh nghiệp dùng SaaP sẽ phải mất rất nhiều công sức để cài đặt, bỏ chi phí lớn để bảo trì và chịu rủi ro cao khi có trục trặc thì với SaaS, việc áp dụng và triển khai phần mềm vào doanh nghiệp không còn là gánh nặng.
So với dòng sản phẩm SaaP, SaaS thể hiện ưu thế vượt trội.
Những ứng dụng SaaS đáng lưu ý có thể tạo nên sự thay đổi đột phá cho doanh nghiệp trong năm 2019
1. Phần mềm quản lý công việc
"Công việc" (Work) là đơn vị chung cơ bản nhất của tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp. Tất cả chúng ta, dù ở bộ phận nào, đều đang thực hiện một "công việc" nào đó và có thể là sẽ thực hiện một số công việc cùng nhau. Ở góc độ quản lý, người lãnh đạo luôn muốn nắm được cấp dưới của mình đang làm "công việc" gì và hiệu quả "công việc" đó như thế nào. Vì vậy, một phần mềm quản lý công việc chính là công nghệ cơ bản và quan trọng hàng đầu trong một doanh nghiệp.
Như thế nào là một phần mềm quản lý công việc lý tưởng?
• Capture: Phần mềm QLCV phải có khả năng thâu tóm toàn bộ các công việc diễn ra trong phòng ban/tổ chức. Nhà quản lý có thể thấy được ngay nhân viên đang làm những gì, và bản thân nhân viên cũng nắm được những công việc nào mình đang phải đảm nhận.
• Organize: Như chính cái tên của nó, phần mềm QLCV phải giúp người dùng lên kế hoạch, phân công công việc, theo dõi được tiến độ làm việc, để đảm bảo tất cả các đầu việc được tiến hành triệt để và hiệu quả.
• Collaborate: Đặc biệt nó phải cho phép sự cộng tác linh hoạt giữa các thành viên. Bất kỳ thành viên nào cũng có quyền nắm được những công việc đang diễn ra có liên quan đến họ, họ có thể tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến vì công việc chung.
• Report & Review: Tính năng không thể thiếu của một phần mềm QLCV là nó phải có khả năng xử lý và phân tích dữ liệu.
Một số phần mềm quản lý công việc có thể tham khảo: Asana, Base Wework, Trello
Giao diện phần mềm quản lý công việc giúp nắm bắt toàn bộ bức tranh công việc. (Ảnh: dự án Base Wework)
2. Phần mềm xử lý yêu cầu và đề xuất
Được tổ chức phần lớn theo cấp bậc (hierarchy), các doanh nghiệp hiện nay cần giải quyết một lượng lớn yêu cầu đề xuất để hoạt động vận hành được diễn ra đúng quy trình.
Hãy thử tưởng tượng, một trưởng phòng với 10 nhân viên cấp dưới, hàng ngày phải ký duyệt 9 đề xuất tờ trình (xin nghỉ ốm, xin cấp chi phí công tác, phê duyệt kế hoạch,...); việc này không chỉ tốn thời gian mà còn gây áp lực cho nhà quản lý khi phải xử lý các đề xuất này kịp thời và liên tục
Đối với nhân viên, thủ tục xin ký duyệt phức tạp, "hành là chính" có thể tạo ra nhiều cản trở và độ trễ trong công việc. Nhiều khi, những chậm trễ này khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng chính lợi nhuận của mình.
Lúc này, công nghệ chính là lời giải tốt nhất. Doanh nghiệp cần một giải pháp giúp họ số hóa quy trình, xử lý đề xuất, để các yêu cầu này có thể được chuẩn hóa, phê duyệt ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào trong thời gian nhanh nhất và thông báo được tới tất cả những người có liên quan.
Một trong những phần mềm phổ biến được nhắc tới nhiều trong thời gian gần đây chính là phần mềm Base Request với những tính năng như:
• Chuẩn hóa quy trình xử lý đề xuất: Tạo mẫu form đề xuất, phân loại đề xuất, phân định trách nhiệm các thành viên có liên quan và thành viên trực tiếp xử lý đề xuất
• Số hóa quy trình xử lý đề xuất: Tự động lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, hiển thị thông báo tới các cá nhân liên quan theo thời gian thực. Có thể trích xuất dữ liệu và in đề xuất để đảm bảo tính hiệu lực của văn bản
• Minh bạch quy trình và các thông tin đề xuất: Người dùng theo dõi được tiến độ xử lý đề xuất; tự do trao đổi và tương tác giữa các thành viên
• Có phiên bản điện thoại với hệ thống notifications để xử lý đề xuất được linh hoạt và tức thời, mọi lúc mọi nơi
Phần mềm quản lý yêu cầu và đề xuất. (Giao diện ứng dụng Base Request).
3. Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng
Hoạt động quản trị quan hệ khách hàng là một chiến lược kinh doanh quan trọng của phần lớn các doanh nghiệp. Suy cho cùng, bất kỳ thương hiệu nào cũng đều mong muốn củng cố sự hài lòng và gia tăng lòng trung thành của khách hàng, để từ đó giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Để tối ưu hoạt động quản trị quan hệ khách hàng này, sự tham gia của công nghệ là điều không thể thiếu.
Do đó, các phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management Software - CRM Software) ra đời, có chức năng thu thập, báo cáo và phân tích các tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng/khách hàng tiềm năng. Bên cạnh các thông tin liên lạc, thông tin nhân khẩu học; phần mềm này còn lưu trữ lại các thông tin về lịch sử tương tác, thói quen, hành vi của khách hàng; từ đó cung cấp cho doanh nghiệp một chân dung toàn diện nhất về khách hàng/khách hàng tiềm năng đó.
Những dữ liệu này sẽ được sử dụng cho rất nhiều chức năng của doanh nghiệp: giúp đội ngũ Kinh doanh quản lý sales pipeline hiệu quả hơn; giúp đội ngũ Marketing đưa ra các dự đoán dễ dàng và chính xác hơn; và giúp đội ngũ Chăm sóc khách hàng thực hiện công việc của mình tốt hơn.
Một số tính năng chính của các phần mềm CRM:
• Quản lý contact khách hàng/khách hàng tiềm năng
• Quản lý lịch làm việc với khách hàng
• Quản lý công việc, nhắc nhở những công việc cần làm
• Báo cáo: báo cáo về năng suất làm việc / báo cáo các chỉ số về hiệu quả kinh doanh / báo cáo về
• Một số tính năng khác: Quản lý hóa đơn, quản lý deal, quản lý các kênh tương tác như email và điện thoại…
Một số phần mềm CRM bạn có thể tham khảo: Hubspot, Pipedrive
Giao diện phần mềm quản trị quan hệ khách hàng Hubspot.
4. Phần mềm tuyển dụng
Hoạt động tuyển dụng luôn là một công việc phức tạp, liên quan đến rất nhiều thao tác, công cụ. Có thể kể đến như: tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban. Tìm kiếm ứng viên trên rất nhiều "mặt trận": mạng xã hội Facebook, LinkedIn; hàng chục website việc làm; đôi khi là tổ chức sự kiện; tham gia networking,... Trao đổi với ứng viên trên Facebook, Email, điện thoại. Tổng hợp và Screen (hàng trăm) CV ứng viên. Sắp xếp lịch phỏng vấn…Tổng hợp hồ sơ ứng viên, báo cáo hiệu quả tuyển dụng.
Tuy nhiên, trước nay, tuyển dụng chỉ được nhìn nhận như là một nhiệm vụ của bộ phận hành chính-nhân sự, nên vẫn chưa có sự đầu tư xứng đáng dẫu rằng hiệu quả nó mang lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nhân sự và từ đó là năng lực kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhưng đã đến lúc, doanh nghiệp cần xem Tuyển dụng như một lợi thế cạnh tranh và có sự đầu tư hợp lý về công nghệ nếu không muốn trở thành kẻ thua trong "cuộc săn nhân tài" kỷ nguyên số.
Trong khoảng 10 năm trở lại đây, thế giới đã rất phổ biến với công nghệ quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System . Nó hiện được sử dụng bởi 70% doanh nghiệp SMEs và 95% doanh nghiệp top Fortune500 trên thế giới.
Chúng ta có thể dễ thấy những lợi ích cơ bản mà một phần mềm Applicant Tracking System có thể mang lại
• Quản lý dữ liệu ứng viên tự động và khoa học: Dữ liệu này không chỉ là hồ sơ ứng viên mà còn bao gồm tất cả những thông tin gắn liền với quá trình ứng tuyển của ứng viên như thời gian ứng tuyển, lịch sử ứng tuyển, các trao đổi với nhà tuyển dụng, các nhận xét đánh giá,... Tất cả những dữ liệu này được thu thập tự động và tập trung phục vụ cho quá trình sàng lọc, tìm kiếm nhanh chóng.
• Hệ thống hóa quy trình tuyển dụng. Dễ dàng theo dõi trạng thái và tiến độ tuyển dụng theo thời gian thực của từng vị trí theo Hiring Pipeline và Dashboard
• Tự động hóa các giao tiếp với ứng viên, giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng
• Cộng tác dễ dàng giữa các thành viên của hội đồng tuyển dụng
• Thiết lập và quản lý lịch phỏng vấn giữa ứng viên và nhà quản lý
• Tự động xử lý số liệu và trích xuất báo cáo tuyển dụng chi tiết theo thời gian thực
Một tín hiệu đáng mừng là trong những năm gần đây, Việt Nam cũng đã có những doanh nghiệp xây dựng và phát triển phần mềm tuyển dụng với chất lượng tương đương các ứng dụng ATS quốc tế, nhưng giá thành lại hợp lý hơn và phù hợp hơn với các doanh nghiệp trong nước như Base E – Hiring, đang được hơn 200 doanh nghiệp sử dụng như VIB, VPBank, The Coffee House, McDonald’s, Decathlon,...
5. Phần mềm kế toán và xử lý chứng từ
Hoạt động tài chính là nghiệp vụ cơ bản của tất cả các doanh nghiệp, dù là mô hình tự kinh doanh hay các tập đoàn với quy mô hàng nghìn nhân sự. Các phần mềm kế toán giúp tự động hóa và chuẩn hóa các nghiệp vụ này, từ đó cắt giảm chi phí, cung cấp các báo cáo chi tiết để ra được các quyết định tài chính chính xác hơn.
Nhiều doanh nghiệp có thể quen thuộc với các phần mềm kế toán và xử lý chứng từ, tuy nhiên phần lớn chỉ là các phần mềm on-premise được cài đặt sẵn trên hệ thống và mang tính chất lưu trữ (record) dữ liệu. Với loại hình SaaS, các phần mềm kế toán có thể tự động tổng hợp các lịch sử giao dịch của doanh nghiệp (nếu được tiến hành online), tạo và tùy chỉnh các mẫu vận đơn, hóa đơn dựa trên giao dịch đó.
Một số tính năng chính của phần mềm kế toán-xử lý chứng từ:
• Nghiệp vụ kế toán: các module như sổ cái chung, tính toán tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, tài sản cố định và đối chiếu ngân hàng.
• Lập hóa đơn và vận đơn tự động
• Lên kế hoạch dự trù ngân sách và dự báo tài chính
• Quản lý tài sản cố định
• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý hệ thống bảng lương
Một số phần mềm kế toán và xử lý chứng từ bạn có thể tham khảo: FreshBooks, Sage 50Cloud, NetSuite ERP
Giao diện module Vận đơn của phần mềm kế toán và xử lý chứng từ Freshbooks.
Kỷ nguyên 4.0 tới đi cùng với đó là những cơ hội cạnh tranh bứt phá giúp rút ngắn khoảng cách giữa các doanh nghiệp, nhưng cũng đồng thời cũng là một thách thức lớn. Việc cập nhật và triển khai các nền tảng công nghệ, kết hợp với lối tư duy làm việc đúng đắn chính là điều mà các CEO cần phải quan tâm, cũng chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể tồn tại và tăng trưởng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
