Trong khi bạn bè bận làm khóa luận, thi tốt nghiệp, chuẩn bị CV để xin việc, tôi đã có thể mua được một căn nhà nhỏ Hà Nội nhờ 6 thứ sau

Năm thứ tư đại học, tức là năm tôi hai mươi hai tuổi, trong khi nhiều bạn bè khác còn đang tất bật với khóa luận, thi tốt nghiệp và ti tỉ loại CV xin việc thực tập đủ cả, tôi đã có thể mua được một căn nhà nhỏ tại Hà Nội cho riêng mình. Bạn nghĩ số tiền mua nhà ấy từ đâu mà ra? Làm bằng lái xe với tiền lãi hai mươi ngàn một chiếc ư? Hay công việc đa cấp mà người ta vẫn rêu rao không cần làm gì vẫn ra tiền tỉ? Hay làm MC với cát sê vài trăm ngàn một chương trình? Không. Tất cả đều không phải. Số tiền ấy là do tôi dành dụm mà có được sau vài năm dấn thân vào nghề sự kiện.

Nếu ví nghề sự kiện như một thiên đường thì ai sẽ là những người "đủ tốt" để bước lên thiên đường ấy, trở thành những "đứa trẻ nơi thiên đường"? Người làm nghề cần có những yếu tố nào để có thể đạt được những thành công và từng bước chạm tới những đỉnh vinh quang của nghề sự kiện?

Kiến thức

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đương nhiên ban đầu bạn phải có những kiến thức nhất định về nghề tổ chức sự kiện như biết cách lập kế hoạch, biết xây dựng ý tưởng, cách triển khai công việc. Tuy nhiên để hoàn chỉnh bức tranh khổng lồ với nhiều mảnh ghép li ti đó, người làm nghề phải có kiến thức rộng ở tất cả các lĩnh vực, từ kinh doanh, âm nhạc, điện ảnh đến thời trang... Bởi lẽ đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết của mỗi event họ tổ chức.

Bên cạnh đó kiến thức cũng là một yếu tố cần cho người làm sự kiện ở kỹ năng viết và nói. Nghề sự kiện đòi hỏi bạn phải viết rất nhiều, từ đề án, hồ sơ chương trình đến kế hoạch truyền thông cho sự kiện… Cũng tương tự như vậy, kỹ năng nói cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Khả năng giao tiếp giúp bạn có thể truyền đạt ý tưởng của mình một cách chính xác nhất, giúp ích trong các cuộc đàm phán với khách hàng và cả trong việc tạo dựng các mối quan hệ - một yếu tố vô cùng quan trọng góp phần tạo nên thành công.

Tuy nhiên ở Việt Nam chưa có trường lớp nào đào tạo bài bản về nghề sự kiện. Bởi vậy học hỏi từ những người đi trước, từ những điều ta mắt thấy tai nghe, hay từ chính những trải nghiệm của bản thân là cách hữu hiệu nhất để bồi đắp kiến thức và kỹ năng làm nghề, giống như cách mà một người trái ngành trái nghề như tôi đã từng áp dụng. 

Để có kiến thức và kinh nghiệm nhằm tổ chức thành công một sự kiện trong dự án "Thắp sáng miền Ký ức" thực hiện cho Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, trong bốn ngày, tôi đã đọc, nghiền ngẫm và gần như thuộc lòng cả ba quyển sách: Nhật ký Đặng Thùy Trâm, Tài hoa ra trận, Viết tiếp tuổi 20. Vì đối với những dự án liên quan tới lịch sử chỉ cần một sai sót nhỏ như mốc thời gian thì nội dung của chương trình sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. 

Tự mình trải nghiệm cũng là một cách hay ho để học hỏi. Tôi đã từng phải chinh phục đỉnh Fansipan, tham gia đào tạo khổ luyện trong doanh trại quân đội, trải nghiệm trong những trò chơi mạo hiểm khác như nhảy dù, nhảy cầu, lướt ván hay tham gia đua ngựa và đua xe phân khối lớn… để có được kinh nghiệm giúp ích cho việc xây dựng ý tưởng chương trình.

Kỹ năng lập kế hoạch

Không riêng gì trong nghề mà ngay cả trong cuộc sống hằng ngày, khi muốn thực hiện bất cứ dự định gì bạn cũng cần phải lên kế hoạch, từ khái quát cho tới chi tiết. Kế hoạch càng chi tiết thì khả năng thành công càng cao.

Làm sự kiện nhiều năm đến nay tôi đã hình thành được thói quen lập kế hoạch cho bản thân mình, không chỉ theo tháng theo năm mà còn theo từng ngày. Mỗi buổi sáng sau khi thức dậy, tôi đều lên một list các công việc cần làm trong ngày hôm đó, vừa giúp bản thân ghi nhớ vừa khiến cho khối lượng công việc khổng lồ được xâu chuỗi lại và sắp xếp logic để có thể thực hiện hiệu quả hơn.

Có thể ví người lập kế hoạch như một kỹ sư lắp ráp trong một "nhà máy sản xuất sự kiện". Người lập kế hoạch là người chi phối cả chương trình, làm nên "ba-rem" để cả ekip "chạy" theo. Chính vì vậy kế hoạch có chuẩn, lắp ráp có chính xác thì máy móc mới có thể làm việc. Và kỹ năng lập kế hoạch tốt giống như chất bôi trơn khiến cho quy trình ấy có thể vận hành trơn tru, hiệu quả.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Mỗi event được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ cái bandrol treo ngay ngắn, sàn nhà không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho người tham dự và khách hàng. Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng tránh để hư hao, mất mát. Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kĩ lưỡng, chú trọng đến những chi tiết nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn.

Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra có thể ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện. Bên cạnh đó sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm đạo diễn event diễn ra một cách suôn sẻ.

Có một cách để rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình là thói quen nhìn mọi thứ trong sự kiện bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính. Hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay cô PG vừa nhai kẹo cao su vừa đón khách, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của event và uy tín của chính mình.

Kỹ năng quản lý

Bản chất của sự kiện là cộng gộp của nhiều yếu tố có chọn lọc, như tôi đã nói nghề sự kiện giống như trò chơi ghép hình. Sự kiện có hàng tỉ hạng mục nên người đạo diễn cần có khả năng quản lý để xâu chuỗi từng chút từng chút một.

Kỹ năng quản lý là tố chất thiết yếu ở một người làm sự kiện. Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện, phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Nhiều công việc nhỏ nhặt cộng gộp với nhau như thế, người đạo diễn sự kiện nếu không có tư tuy quản lý hay sắp xếp hợp lý thì không thể đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.

Phân chia công việc và nhân sự hợp lý cũng là một khía cạnh thể hiện năng lực quản lý. Người đạo diễn sự kiện phải biết phân công việc cho từng người sao cho phù hợp, thuận tay với người đó. Người quản lý giỏi tin tưởng khi giao việc, không giao việc rồi quay lại giám sát, hối thúc hay ôm đồm làm luôn công việc. Khi giao việc thì truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình, không để người nhận việc hiểu sai và triển khai sai, thứ hai là có deadline rõ ràng để người được yêu cầu thực hiện đúng thời hạn

Một yếu tố quan trọng nữa là quản lý thời gian. Một event diễn ra có ba giai đoạn chính: lên kế hoạch, triển khai kế hoạch và tổ chức event. Nếu quản lý thời gian không hợp lý, dành quá nhiều thời gian cho một giai đoạn nào đó mà lơ là hai giai đoạn kia thì bạn sẽ không đủ thời gian để giải quyết khối lượng công việc bị dồn đọng lại đáng ra phải giải quyết trước đó, và sự chuẩn bị cập rập thì sẽ mang đến một event với kết quả thất bại.

Giải quyết khủng hoảng

Nghề sự kiện rõ ràng là một nghề nguy hiểm, là nghề cân não. Dù cho bạn có tính toán kĩ lưỡng thế nào đi chăng nữa thì khủng hoảng là vấn đề mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng gặp phải. Bạn lên kế hoạch hàng tháng trời để chắc chắn sự kiện của bạn sẽ đi theo đúng kế hoạch và không gặp rủi ro gì. Bạn thường xuyên liên lạc với MC chương trình, bạn làm việc với nhà cung cấp rất nhiều năm và tin rằng họ làm ăn rất uy tín, đúng giờ thế nhưng danh sách khách mời đã vượt quá so với dự kiến. Vậy làm sao để giải quyết sự cố trên? Các nhà tổ chức sự kiện phải đối đầu với rất nhiều những vấn đề "trời ơi đất hỡi" diễn ra từng giây từng phút.

Khủng hoảng cũng có thể xảy ra sau khi sự kiện kết thúc. Một sự kiện có nhiều cái mới, cái lạ và đột phá thường nhận được những ý kiến trái chiều, trong đó nhiều người không tiếc lời chỉ trích, chê bai, thậm chí coi sự kiện của bạn là "lố bịch" hay "thảm họa". Chính vì vậy người cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có kỹ năng giải quyết khủng hoảng để có thể xử lý sự cố một cách kịp thời, tránh những tổn hại không đáng có.

Sáng tạo

Nếu kiến thức, kỹ năng quản lý hay lập kế hoạch có thể học hỏi và tích lũy dần thì sáng tạo lại là yếu tố liên quan nhiều hơn tới thiên bẩm. Hay nói cách khác, nếu các yếu tố trên là điều kiện cần thì sáng tạo là điều kiện đủ để bạn có thể thành công trong nghề sự kiện.

Sức sáng tạo của nghề tổ chức sự kiện đôi khi thể hiện ở cái "điên" của người làm nghề. Bản thân cái mới không phải lúc nào cũng được chấp nhận, nhất là khi cái mới được cho là rơi "vào tay" những người trẻ. Người tung hô tán thưởng, kẻ chê bai giễu cợt. Nhưng quan trọng hơn tất cả là phải dám bứt phá, dám đổi mới và không đi theo lối mòn.

"Thiên tài một phần trăm là bẩm sinh, chín mươi chín phần trăm là mồ hôi, nước mắt." Có một điều hiển nhiên là không ai trong chúng ta sinh ra đã là một thiên tài, điều quan trọng là ý chí phấn đấu, quyết tâm và khát khao chinh phục đỉnh vinh quang của mỗi người. Cho dù xuất phải điểm có thấp nhưng chỉ cần bạn luôn giữ được trong mình ngọn lửa đam mê, khát khao chiến thắng và quan trọng là luôn phấn đấu không ngừng nghỉ thì bằng cách này hay cách khác, bạn cũng sẽ bước chân tới được thiên đường!

(*) Nội dung tham khảo cuốn: Nghề sự kiện- Thiên đường nơi địa ngục. Tác giả: Lê Trần Đắc Ngọc.

Lê Trần Đắc Ngọc