Quy tắc về năng suất giúp tạo ra 80% kết quả mà bạn mong đợi

Làm việc hiệu quả là hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng giúp chúng ta tiến gần hơn đến mục tiêu. Nhưng những gì chúng ta đang làm là cho phép bản thân trì hoãn những việc quan trọng này.

Lên kế hoạch, ghi rõ ngày tháng lên lịch thì dễ, nhưng thực tế thì không thể tránh khỏi việc bạn sẽ chẳng tơ tưởng gì đến deadline, cứ mặc cho nó trôi qua trong khi bạn vẫn còn một số nhiệm vụ chưa hoàn thành.

Mọi người đều cố gắng làm tốt hơn mỗi ngày, nhưng thực tế phũ phàng là chỉ khi bạn cam kết 100% bạn sẽ chắc chắn thực hiện nó thì bạn mới thấy nó quan trọng. Các mục tiêu ưa thích và danh sách việc cần làm hàng tuần sẽ không giúp ích được gì nếu bạn không thể cam kết thực hiện chúng.

Chẳng có một hội thảo online, khóa học trực tuyến, sách điện tử hay cố vấn nào có thể giúp bạn nếu bạn không hoàn thành công việc trên thực tế.

Nhiều người nghe hoặc đọc những chiến lược và mẹo tăng năng suất nhưng lại không áp dụng được. Họ quay lại cuộc sống của mình, không thay đổi bất cứ điều gì và nhận được kết quả tương tự như trước đây: không hoàn thành công việc.

‘Nguyên tắc Pareto’ nói rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% công việc bạn làm. Những người làm việc hiệu quả hiểu rõ điều này - vì vậy họ dành thời gian chất lượng cho những công việc đó."

Những quy tắc năng suất này có thể giúp bạn thực hiện nhiều công việc có giá trị cao hơn.

1. Bạn chỉ có thể đạt được tiến bộ nếu bạn bắt đầu ngay hôm nay, ngay bây giờ!

Rào cản lớn nhất đối với nhiều người trong chúng ta chỉ đơn giản là sự bắt đầu. Hãy thực hiện những quyết định quan trọng. Bạn có thể trở nên vĩ đại và thành công như bạn có thể tưởng tượng nếu bạn xây dựng tư duy đó, bạn cần thúc đẩy bản thân bắt đầu thực hiện hết những quyết định quan trọng.

"Nghĩ thì dễ. Hành động mới khó. Hành động như những gì đã mường tượng là khó nhất. " Johann Wolfgang Von Goeth nói.

Bạn có mọi thứ bạn cần để tạo ra sức ảnh hưởng trên thế giới nếu bạn có thể vượt qua lý do "tại sao bạn nên trì hoãn nhiệm vụ đó". Đừng nghĩ quá xa về tương lai.

Sử dụng những gì bạn có ngay bây giờ, ngay tại vị trí bạn đang đứng và chứng kiến sự kỳ diệu của việc hoàn thành công việc.

Peter H. Diamandis nói, "Ngay bây giờ, và ngay lần đầu tiên, một cá nhân nếu có đam mê và quyết tâm có thể tiếp cận công nghệ, trí tuệ và vốn cần thiết dù cho có bất kỳ thử thách nào."

Đừng có tìm thời cơ chín muồi. Bạn đang chờ đợi một thời điểm hoàn hảo để thực hiện nhiệm vụ đó hoặc bắt đầu dự án đó? Không có thời điểm nào là thời điểm tốt nhất để làm bất cứ điều gì. Thời điểm hoàn hảo là bây giờ. Bạn có thể đã tự nhủ với bản thân rằng bây giờ không phải là thời điểm tốt nhất vì lý do X, Y, Z.

Napoleon Hill từng nói, "Đừng chờ đợi: thời gian sẽ không bao giờ là‘ vừa hợp’. Hãy bắt đầu từ nơi bạn đứng và hành động với bất kỳ công cụ nào bạn có sẵn và những công cụ tốt hơn sẽ xuất hiện trong quá trình bạn hành động."

Nhưng nếu bạn để đến ngày mai, bạn vẫn sẽ tìm cho mình một cái cớ khác. Làm quen với nó đi. Làm rõ lại mục tiêu của bạn (hay bỏ đi những mục tiêu mờ nhạt của bạn).

2. Không có một quy tắc năng suất nào có thể phù hợp với tất cả mọi người

Đừng giới hạn bản thân trong một quy tắc năng suất duy nhất.

Trong số những người làm việc hiệu quả, ai ai cũng đều có một hệ thống để hoàn thành công việc riêng cho mình. Phương pháp phù hợp với tôi không nhất thiết phải phù hợp với bạn. Sau nhiều năm sử dụng các hệ thống khác nhau và viết về chúng, tôi có thể nói rằng không có một hệ thống năng suất nào phù hợp với tất cả.

Có những hướng dẫn và những quy tắc rất hay, nhưng bạn có thể tự mình xác định và điều chỉnh cho phù hợp với bản thân.

Khi hệ thống của bạn khiến bạn cảm thấy thoải mái và tự tin rằng nó rất rõ ràng, bạn có thể theo dõi công việc mà không bỏ sót bất kỳ điều quan trọng nào, thì hãy cứ làm theo phương pháp đó.

Nếu bạn thử một hệ thống và nó không hợp với bạn, điều đó không có nghĩa là hệ thống bị hỏng. Chỉ là nó không phù hợp với bạn. Vậy thì hãy thử cái khác. Hãy tập trung vào kết quả, chứ không phải tập trung vào hệ thống.

Getting Things Done (GTD), The SMART Method, Timeboxing, Biological Prime Time, Personal Kanban, Pomodoro Technique, Getting Things Done, and Eating Live Frogs là một số hệ thống năng suất phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay.

Tất cả các hệ thống này được thiết kế để thực hiện một việc: hoàn thành nhiệm vụ. Sau khi dùng thử một hệ thống trong ít nhất ba mươi ngày, bạn có thể thoải mái gắn bó với hệ thống đó hoặc thử một cái khác.

Khi bạn đã quyết định dùng hệ thống đó, bạn cần phải tùy chỉnh nó. Hãy biến nó thành của riêng bạn. Hoàn cảnh của bạn khác với David Allen, Gary Keller hay Chris Bailey. Bạn có nhu cầu riêng cho trường hợp cụ thể của mình.

3. Bạn không bao giờ có khả năng làm được tất cả.

Vince Lombardi, một huấn luyện viên bóng đá người Mỹ từng đoạt giải, nói: "Thành công đòi hỏi một mục đích duy nhất,"

Hãy làm một việc thật tốt, chứ đừng làm ba việc đều hỏng! Nhiều người muốn làm tốt công việc của mình. Và tận dụng tối đa các kỹ năng của họ. Thật khó tin khi bạn mạo hiểm và làm mọi thứ vì mục đích tiến bộ. Nhưng đôi khi kết quả thì lại là tay không.

Có thể bạn chọn cách sử dụng tốt quỹ thời gian của mình nhưng kết quả thì lại không được rõ ràng.

Bạn sẽ không thể làm mọi thứ trong tuần này hoặc tháng này. Và điều đó không sao. Miễn là bạn nhất quán và tuân thủ quy trình.

Đôi khi các ưu tiên sẽ bị thay đổi. Đó là một phần của cuộc hành trình.

Tốt hơn hết là bạn nên biết rõ mình muốn hoàn thành việc gì, hãy làm bất cứ lúc nào, miễn là bạn hoàn thành đúng thời gian, còn hơn là bạn làm một lúc nhiều việc khác nhau.

Bạn rất dễ bị cuốn vào tầm quan trọng của một nhiệm vụ, dự án hoặc công việc, và bạn luôn khiến bản thân trở nên điên rồ khi nghĩ rằng sẽ như thế nào nếu mình làm tốt hơn mong đợi và gây được ấn tượng.

4. Không làm gì hết không có nghĩa là lười biếng.

Cuộc sống là một thử thách. Đôi khi, bạn thường cảm thấy như thể mình đang làm việc liên tục mỗi ngày và lúc nào cũng có kế hoạch cũng như nhiệm vụ phải làm để đáp ứng thời hạn. Và đoán xem, khi bạn dành thời gian để thư giãn… bạn cảm thấy tội lỗi. Nhưng bạn không nên như vậy.

Năng suất là khi bạn làm được một nhiệm vụ nào đó NHIỀU HƠN để hoàn thành mục tiêu, những NHIỀU HƠN đó thật sự là rất khó để làm được. Nhiều người không thể hoàn thành được nhiều việc. Và họ càng lo lắng, căng thẳng hơn.

Lập kế hoạch nghỉ ngơi giúp bạn sảng khoái đầu óc để làm NHIỀU việc tốt hơn.

Giải lao trong công việc trí óc cũng hữu ích không kém. Theo nghiên cứu, sự chuyển hướng trong một thời gian ngắn sẽ cải thiện sự tập trung. Nghỉ ngơi cho phép bạn quay lại công việc còn dang dở với một năng lượng mới và một ý thức về mục đích.

Lần tới khi bạn cảm thấy tội lỗi vì không làm gì, hãy cân nhắc xem nó có thể mang lại cho bạn bao nhiêu hiệu quả lâu dài.

Charles Dickens viết cuốn tiểu thuyết trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 2 giờ chiều. Sau đó, ông sẽ ra ngoài đi dạo một vòng khá dài. Ông ấy đã từng nói, "Nếu tôi không thể đi nhanh và đi xa, tôi sẽ chỉ có bùng nổ và chết thôi."

Leonardo Da Vinci có một chiếc giường trong studio của mình và những người khách quen hay nói ông lãng phí thời gian, ông nói: "Nếu tôi không làm như vậy thì bạn sẽ không có được tác phẩm của tôi đâu."

Tạm dừng để suy ngẫm. Tạm dừng để cảm nhận sự tiến bộ. Tạm dừng để sáng tạo. Tạm dừng để suy nghĩ. Tạm dừng để kiểm soát. Bằng mọi cách, hãy tạm dừng. Bạn không thể làm tốt nhất công việc của mình khi cứ làm liên tục ngày này qua tháng nọ.

5. Để hoàn thành công việc nhanh hơn, hãy tìm một mô hình năng suất phù hợp nhất với cơ thể bạn

Để làm việc hiệu quả hơn và có chủ đích, hãy xem quản lý thời gian như quản lý công việc. Tư duy này có thể giúp bạn nhận ra rằng "một số nhiệm vụ có thể chờ đợi" - không phải mọi thứ đều khẩn cấp.

Khi bạn làm việc, hãy hào hứng, tận hưởng quá trình, dốc hết sức mình vào nó, làm những công việc quan trọng, có tác động lớn… và sau đó học cách thư giãn, làm mới và bổ sung năng lượng cho bản thân.

Đôi khi, nhận ra cách chuyển nguồn năng lượng của mình còn quan trọng hơn là luôn để chế độ "đang bật" cho nó. Hãy lắng nghe cơ thể của chính bạn và làm việc với nó, đừng chống lại nó là một trong những cách tốt nhất để nâng cao năng suất.

Brian Tracy gọi đây là thời gian quan trọng nhất của bạn. "Theo đồng hồ cơ thể, thời gian riêng cho bản thân chính là khi bạn tỉnh táo và làm việc hiệu quả nhất".

Lời khuyên duy nhất, quan trọng nhất về năng suất mà bạn cần tuân theo là: Hãy làm công việc ưu tiên cao nhất trong những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn. Nói cho dễ hiểu là hãy theo dõi năng lượng, động lực và sự tập trung của bạn để biết được thời gian, địa điểm và cách bạn làm việc hiệu quả nhất.

Mai Lâm