Phần mềm Robot RPA - Cách làm việc của tương lai với mọi doanh nghiệp?

RPA - đòn bẩy cho phương thức lao động thời 4.0

Sự phát triển của thời đại số đang bắt nhân sự phải đa năng hơn và thường xuyên bị quá tải bởi khối lượng công việc. Một nhân sự cùng lúc phải đảm nhận cả những công việc văn phòng nhàm chán như khai báo, nhập liệu đến những công việc phức tạp cần đến tư duy, sáng tạo. Họ phải làm việc với nhiều hệ thống rời rạc, kết nối các loại quy trình để thực hiện nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Sự đa nhiệm đó không làm cho năng suất lao động tăng lên mà chỉ đang làm người lao động khó tập trung hơn dẫn đến dễ sai sót hơn. Cả doanh nghiệp và người lao động đều không được hưởng lợi từ cách làm việc này.

Để cải thiện tình hình trên, các nhà lãnh đạo và người lao động đang tìm kiếm các giải pháp công nghệ nhằm nâng cao hiệu suất lao động và giảm tải công việc cho nhân sự. Một trong những giải pháp đó là RPA (phần mềm Robot tự động hóa quy trình).

Với khả năng có thể thay con người thực hiện các công việc thủ công không cần trí tuệ như nhập dữ liệu, thu thập thông tin,… một cách chính xác và nhanh hơn gấp nhiều lần, RPA giúp cải thiện năng suất, giảm tỷ lệ lỗi và giải phóng con người để họ thực hiện công việc có giá trị cao hơn mà robot không thể thực hiện.

RPA khác với hệ thống cần xây mới hay giải pháp cần tùy chỉnh trước khi sử dụng, công cụ này có tính tương thích cao với các ứng dụng và hệ thống hiện có nên dễ dàng áp dụng và mang lại lợi ích một cách nhanh chóng, vượt qua chi phí mà doanh nghiệp cần đầu tư. Đây chính là lý do tại sao RPA thường được coi một trong giải pháp có hiệu quả tức thì với ROI (Return On Investment) cao và là phân khúc phát triển nhanh nhất của phần mềm doanh nghiệp (theo báo cáo Gartner năm 2019)

RPA dành cho tất cả các doanh nghiệp và hỗ trợ tất cả nhân sự?

Năm 2018, Deloitte cho rằng gần như mọi công ty trên thế giới sẽ sử dụng RPA vào năm 2023.

Đồng quan điểm trên, ông Hiromasa Kubota, Giám đốc Kinh doanh giải pháp phần mềm, Công ty NTT DATA Việt Nam – đơn vị cung cấp giải pháp RPA WinActor, cho rằng, mọi doanh nghiệp với mọi quy mô đều có thể sử dụng RPA. Tuy nhiên, theo ông, các doanh nghiệp càng có khối lượng công việc (có tính lặp đi lặp) nhiều thì việc ứng dụng RPA sẽ càng đem lại hiệu quả cao.

Trên thực tế, RPA có thể áp dụng vào tất cả các doanh nghiệp và gần như tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp đều cần 1 robot để thực hiện các công việc thủ công nhàm chán trong quy trình làm việc của mình hằng ngày.

Một nghiệp vụ điển hình mà tất cả các doanh nghiệp đều có là xử lý hóa đơn trong hoạt động tài chính – kế toán. Mỗi ngày doanh nghiệp đều gửi và nhận rất nhiều hóa đơn đến khách hàng và từ các đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Những xử lý theo quy tắc có tính thường xuyên này nếu được thực hiện bằng Robot RPA có thể đẩy nhanh tốc độ và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Hay trong doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống quản lý độc lập như ngành tài chính ngân hàng, viễn thông, bán lẻ,… RPA có thể để tự động kết nối dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau để tạo thành các quy trình nghiệp vụ được tự động hóa hoàn toàn từ đầu đến cuối một cách nhanh chóng với chi phí đầu tư thấp.

Tại thị trường Việt Nam, các doanh nghiệp lớn như SHB, Acecook, Bostom Pharma thậm chí cả cơ quan hành chính công của chính phủ,... đã từng bước áp dụng RPA vào hoạt động của mình.

Chia sẻ về những yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng RPA thành công, Ông Naritoshi Masuda, CEO của NTT DATA Việt Nam, nhà cung cấp giải pháp RPA WinActor cho các doanh nghiệp và tổ chức nêu trên, cho rằng, điều quan trọng nhất là cần lựa chọn dòng RPA dễ sử dụng cho mọi đối tượng và có tính linh hoạt cao để đảm bảo cho doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ được công nghệ và đáp ứng được nhu cầu sử dụng thay đổi theo thời gian. Bên cạnh đó, với những doanh nghiệp không có nhiều sự hỗ trợ về CNTT, việc đồng hành với nhà cung cấp có trang bị đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu và kinh nghiệm triển khai lâu năm sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp mở rộng quá trình tự động hóa của mình.

Ánh Dương