Những rủi ro tiềm ẩn khi vận hành bộ máy kế toán thủ công
Mới đây, Base.vn đã tổ chức buổi hội thảo online với chủ đề “Số hoá vận hành bộ máy kế toán để giảm thiểu rủi ro về thuế”, nhằm cung cấp bức tranh toàn cảnh về các quy trình vận hành kế toán trên nền tảng số. Sự kiện đã thu hút hàng trăm kế toán trưởng cùng lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý các cấp.
Hội thảo với sự tham gia của hai diễn giả chính từ Base.vn là ông Vũ Văn Cường, từng giữ vai trò Phó phòng kế toán tại Tập đoàn FPT, hiện là Kế toán trưởng tại Base.vn; ông Trương Quốc Thắng, Trưởng phòng Dữ liệu.
"Nỗi đau" từ bộ máy kế toán thủ công
Tại nhiều doanh nghiệp, Kế toán là bộ phận phải phối hợp thường xuyên nhất với các phòng ban khác. Tuy nhiên, quy trình liên phòng ban này thường không được quản lý chặt chẽ, những sai sót về hồ sơ chứng từ, hóa đơn thanh toán,... không được phát hiện kịp thời, dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng về sau.
Ở góc độ Kế toán trưởng, ông Vũ Văn Cường chỉ ra nguy cơ khi doanh nghiệp không quản lý bộ máy kế toán một cách khoa học: "Các phòng ban khác chuyển hồ sơ về bộ phận kế toán chậm trễ, thiếu sót,... trong khi khối lượng công việc của bộ phận kế toán rất lớn, điều đó có thể khiến nhiều văn bản bị ‘treo’. Trên thực tế, với mỗi hóa đơn không được lập đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể bị phạt tới 8 triệu đồng. Với các doanh nghiệp lớn mỗi ngày xử lý hàng chục, hàng trăm hóa đơn thì thiệt hại có thể rất lớn".
Bên cạnh đó, với kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn xây dựng hệ thống dữ liệu cho hàng chục doanh nghiệp Việt Nam, ông Trương Quốc Thắng đánh giá: "Nhiều doanh nghiệp khẳng định rằng họ có dữ liệu, tuy nhiên, chu kỳ và tần suất nhập dữ liệu lại rất thấp, theo khoảng thời gian được tính bằng quý; hoặc khi doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện báo thuế thì bộ phận Kế toán mới thu thập và xử lý dữ liệu. Với tần suất như vậy, lãnh đạo đã tách biệt câu chuyện quản trị doanh nghiệp và quản trị tài chính, khi đó hoàn toàn bị động trước các quyết định kinh doanh."
Số hóa vận hành kế toán: Từ dữ liệu bộ phận đến bức tranh tài chính doanh nghiệp
Dựa trên trải nghiệm vận hành thực tế tại Base, hai diễn giả đã chia sẻ về cách thức sử dụng công nghệ để giải quyết những nỗi đau trên.
Nhằm tận dụng tối đa nguồn lực của bộ phận, doanh nghiệp cần công cụ có thể giúp nắm bắt tiến độ công việc trong phòng kế toán, cũng như đánh giá được hiệu suất của từng nhân viên. Điều này có thể được giải quyết trên các ứng dụng như Base Request hay Base Workflow.
Ông Cường giới thiệu quy trình duyệt đề xuất thanh toán trên Base Request
Với giải pháp quản lý đề xuất Base Request, doanh nghiệp có thể thiết lập sẵn các loại tài liệu, trường thông tin mà các bộ phận khác cần trình ký trong mỗi bộ hồ sơ thanh toán, giảm thiểu tối đa các trường hợp thiếu hồ sơ, hay phê duyệt chậm trễ.
Với giải pháp Base Workflow, bộ phận kế toán có thể dễ dàng theo dõi việc các hồ sơ nào đang còn tồn đọng. Sau khi tiếp nhận và xác nhận đủ hồ sơ bản gốc, bộ phận kế toán mới bắt đầu lập lệnh thanh toán, và các bộ phận khác khi đưa hồ sơ lên sẽ luôn nắm được hồ sơ của mình đã bắt đầu được xử lý hay chưa. Mặt khác, kế toán trưởng cũng dễ dàng quan sát được bức tranh tổng thể, từ đó đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên và xử lý vướng mắc giữa các bộ phận.
Trên hết, tất cả các ứng dụng này đều có khả năng kết nối với nhau và với các nhà kho dữ liệu để trích xuất thành các báo cáo quản trị hữu ích theo thời gian thực. Bằng cách kết hợp đa dạng dữ liệu dưới nhiều lát cắt, nhà quản trị có thể theo dõi bức tranh tổng quan: từ các báo cáo vận hành cho đến báo cáo về doanh thu.
Ông Thắng nhận định: "Nếu một khoản thanh toán không được nhìn lại, hay chỉ được nhìn lại sau 1 tháng hoặc 1 quý, chúng ta không thể biết được khoản chi ấy có thực sự cần thiết hay không, hiệu quả nó mang lại là gì, hay trong thời điểm đó chúng ta duyệt khoản thanh toán này, nhưng ở những thời điểm khác thì sao?".
Ông Thắng trình bày mẫu báo cáo từ dữ liệu trích xuất theo thời gian thực của ứng dụng Base Workflow
Về câu hỏi liệu có mâu thuẫn hay bị thêm việc khi sử dụng đồng thời phần mềm kế toán và phần mềm của Base để quản lý kế toán, ông Cường chỉ rõ doanh nghiệp cần xác định mỗi phần mềm sẽ phục vụ một bài toán cụ thể. Phần mềm kế toán giúp thu thập các khoản thu chi phục vụ báo cáo tài chính, nhưng không thể giúp kiểm tra, đối chiếu, xác thực hồ sơ chứng từ ngay tại thời điểm thực hiện lập hóa đơn. Việc bổ sung thêm khâu quản lý trên Base đặc biệt cần thiết cho kế toán trưởng và quản lý doanh nghiệp để ra quyết định và kiểm soát các quyết định thu chi kịp thời.
Một bức tranh tổng thể về bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn rất nhiều trong khía cạnh tài chính. Hệ thống kế toán cần được cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, hàng ngày và liên tục. "Nếu không, con số trong tài khoản ngân hàng của công ty mà chúng ta nhìn thấy không thực sự chứng minh được nội lực của doanh nghiệp", Kế toán trưởng của Base.vn kết luận.
Tìm hiểu bộ giải pháp số hóa vận hành tại: https://base.vn/solutions/e-office?utm_source=cafebiz
