Nếu bạn vẫn không quản lý được thời gian của mình, hãy đọc email từ nhân viên Google

Theo bài viết của Jeremiah Dillionm giám đốc Marketing sản phẩm của Google Apps for Work

Gần đây, tôi có gửi một email cho nhóm của mình với nội dung đưa ra một thách thức nho nhỏ về quản lý thời gian. Sự hưởng ứng của mọi người thật sự ngoài sức tưởng tượng và tôi cảm thấy cần phải chia sẻ những điều thú vị của họ cho càng nhiều người càng tốt. Nhóm của tôi thậm chí còn làm cả video minh họa như bạn sẽ thấy dưới đây.

Đây là email một nhân viên hướng gửi tới các đồng nghiệp để chia sẻ với họ về cách loại bỏ các yếu tố ngoại cảnh làm ảnh hưởng tới năng suất cũng như cách tự tạo thêm thời gian cho chính mình.

To:…

Subject: Nếu bạn không có thời gian đọc email này thì… hãy đọc nó 2 lần

Dừng lại một chút. Hít thở sâu vào. Bây giờ hãy nghĩ về cách bạn vẫn quản lý thời gian ở nhà.

Hãy tự nói với chính mình rằng tôi vẫn còn nhiều mặt có thể cố gắng hơn. Trên thực tế người ta vẫn cho rằng trong quản lý thời gian, chúng ta thường sẽ nghiêng về 2 loại người phố biến là người tạo lập (The Maker) và người quản lý (The Manager).

Thời gian hàng ngày của một người quản lý thường được cắt nhỏ ra thành các khoảng 30 phút, và cứ 30 phút một lần họ sẽ thay đổi những gì đang làm, cũng tương tự như cách chúng ta chơi trò ghép hình Tetris – chuyển các khối hình để phủ kín dần không gian.

Ngược lại, người tạo lập sử dụng phương pháp “Make Time” để sắp xếp thời gian trong ngày xếp theo kiểu xây dựng, kiến tạo dần dựa trên mức năng lượng từng ngày của họ. Thế nhưng trước đó, họ cũng cần phải suy nghĩ kỹ về kế hoạch của mình. Cách hiệu quả nhất để họ sử dụng thời gian là theo các khoảng 12 hoặc 24 tiếng một. Ngay cả một cuộc gặp chừng 30 phút cũng có thể gây ảnh hưởng tới lịch trình “Make Time” của họ.

Chúng ta cần biến mình thành những người tạo lập.

Có thể bạn sẽ nghĩ “OK, ý tưởng hay, tôi sẽ thực hiện sau…Tôi có cuộc họp bây giờ.”

Nhưng không, bạn không thể thực hiện theo cách này. Cách duy nhất bạn có thể thành công với phương pháp này là phải có mục đích rõ ràng. Hãy đặt cho mình một mục tiêu rõ ràng trước khi bắt tay vào. Bạn cần phải xác định chính xác khi nào và ở đâu bạn sẽ áp dụng chiến lược kiểm soát thời gian này cho các dự án của bạn. Hãy nhìn vào nghiên cứu dưới đây để thấy rõ tác động của phương pháp này.

- Nhóm người đầu tiên gia nghiên cứu được yêu cầu tập thể dục một lần vào tuần tới. Thế nhưng chỉ 29% trong số họ thực hiện.

- Nhóm thử nghiệm thứ hai cũng nhận được yêu cầu tương tự với thông tin chi tiết về tầm quan trọng của việc tập thể dục đối với sức khỏe (chẳng hạn như bạn có nguy cơ tử vong sớm nếu không…). Kết quả là 39% số này tập thể dục.

- Nhóm thứ ba được yêu cầu tập thể dục tại một địa điểm cố định, trong một khoảng thời gian nhất định nào đó họ lựa chọn. Kết quả là có tới 91% số này thực hiện được.

Chính vì vậy, để thúc đẩy bản thân vào điều gì đó, bạn hãy khiến lịch trình của bạn càng cụ thể càng tốt, bao gồm cả thời gian và địa điểm bạn có thể thực hiện và lý tưởng nhất là cả những việc bạn sẽ làm.

Có thể bạn sẽ lại nghĩ: “Tôi có thể bắt đầu áp dụng điều này vào…thứ sáu, sau khi các cuộc họp đã diễn ra hết được không?

Bạn hoàn toàn không nên làm vậy. Nhiều cuộc họp có thể được cắt ngắn với ít người tham gia hơn, thậm chí một số cuộc họp không đáng phải diễn ra chút nào. Hãy tận dụng những thời gian đó cho các hoạt động khác của bạn. Đừng trì hoãn việc áp dụng phương pháp mới kia tới tận một hôm cuối nào đó, bởi thời gian bạn chọn thực sự rất quan trọng. Mức năng lượng của bạn sẽ sớm cạn kiệt sau một tuần làm việc căng thẳng, chính vì vậy mà hãy lên kế hoạch thật cẩn thận. Xem thêm video dưới đây:

Để áp dụng phương pháp Make Time, bạn hãy lên kế hoạch cho những việc sau:

Thứ Hai: Ngày đầu tiên đi làm sau cuối tuần, hãy chọn những công việc không yêu cầu quá cao như đặt mục tiêu, sắp xếp thời gian, lên kế hoạch cho cả tuần.

Thứ Ba, Tư: Thời điểm năng lượng lên cao – hãy giải quyết những vấn đề khó khăn nhất, viết lách, lên ý tưởng cho các hoạt động Make Time trong tuần.

Thứ Năm: Năng lượng của bạn bắt đầu giảm sút, hãy lên kế hoạch cho các cuộc họp, đặc biệt là khi bạn cần thống nhất lại các công việc với đồng nghiệp

Thứ Sáu: Mức năng lượng thấp nhất trong tuần – hãy làm những công việc nhẹ nhàng và xây dựng quan hệ với đồng nghiệp cũng như những người xung quanh.

Điều cần ghi nhớ là hãy luôn hướng kế hoạch Make Time của bạn về buổi sáng, trước khi bạn chạm đến ngưỡng mỏi mệt vào buổi chiều. Hãy xếp những việc mang tính chất quy trình, lặp lại vào buổi chiều thay cho sáng.