Làm thế nào để từ chối người khác?
Những người lãnh đạo khi nhận được yêu cầu hay lời nhờ vả từ người khác, thì việc nói "không" cũng sẽ phải đắn đo, suy nghĩ, và cũng cần phải có "kĩ năng từ chối" để không làm mất hòa khí.
Tránh động đến lòng tự trọng của người khác, để họ giữ thể diện của mình
Con người ai cũng có lòng tự trọng. Khi một người có yêu cầu đối với người khác thì ít nhiều họ cũng có tâm lí bất an. Nếu ngay lập tức nói "không được" thì sẽ chạm đến lòng tự trọng của họ, khiến cho họ càng lo lắng, mất bình tĩnh, tạo ra những cảm xúc trái chiều, từ đó gây ra những hậu quả không tốt. Do vậy, không nên ngay lập tức trả lời thẳng "không được" mà nên tôn trọng thành ý của đối phương. Trước hết bạn cần bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm với người nói, sau đó nói rõ về hoàn cảnh thực tại của bạn, lí do bạn không thể nhận lời. Bởi đã nói trước như vậy nên người nghe có thể đồng cảm với bạn, họ sẽ tin lí do bạn đưa ra, tin việc bạn từ chối là bất khả kháng.
Khi từ chối một ai đó, không những bạn phải xem xét trạng thái phản ứng có thể xảy ra của họ mà còn cần chuẩn bị cách diễn đạt chính xác và hợp lí. Ví dụ khi bạn từ chối một ai đó mà lại kể ra tất cả những khuyết điểm của họ thì sẽ làm tổn thương rất lớn đến lòng tự trọng của họ. Trái lại, bạn có thể khen những ưu điểm của họ trước, sau đó mới chỉ ra các khuyết điểm, nói rõ lí do không thể không xử lí như vậy. Từ đó, họ sẽ dễ dàng lắng nghe bạn hơn, thậm chí còn rất cảm kích.
Giảm bớt kì vọng của đối phương với bạn
Đa số mọi người khi có việc muốn nhờ cậy thường tin tưởng rằng, bạn có thể giải quyết tốt vấn đề của họ và chính họ cũng luôn đặt kì vọng rất lớn vào điều này. Thông thường, khi kì vọng càng lớn thì càng khó để từ chối. Khi từ chối yêu cầu nào đó, nếu càng nói nhiều về thế mạnh của mình hoặc quá khoe mẽ về bản thân thì sẽ càng làm tăng kì vọng của đối phương và càng khó khăn hơn trong việc từ chối.
Nếu như biết cách nói một cách khéo léo về những điểm hạn chế của mình thì bạn có thể giảm bớt được kì vọng của họ. Từ đó, bạn sẽ có cơ hội nói nhiều hơn đến những thế mạnh của người khác, và dần dần chuyển mục tiêu của họ sang đối tượng khác. Đây không chỉ là cách từ chối khéo léo mà còn giúp họ tìm được giải pháp tốt hơn, giúp họ thấy thoải mái và hài lòng vì đã có được thành công ngoài mong đợi, thay vì cảm thấy thất vọng và phiền não như ban đầu.
Từ chối bằng cách nói nhẹ nhàng
Khi bạn muốn từ chối một ai đó, có thể liên tiếp sử dụng kính ngữ để khiến người nghe có dự cảm "sẽ bị từ chối", từ đó có sự chuẩn bị tâm lí trước.
Trong khi nói chuyện mà từ chối người khác, nhất định cần phải nghiên cứu kĩ. Việc từ chối một cách khéo léo sẽ khiến đối phương tâm phục khẩu phục; nếu từ chối một cách cứng nhắc vừa khiến họ không hài lòng, thậm chí còn có thái độ giận dỗi, ganh ghét đối với bạn. Do vậy, cần nhớ rõ rằng, khi từ chối một ai đó, nhất thiết không được làm tổn thương lòng tự trọng của họ. Cần thiết phải cho đối phương hiểu rõ rằng, việc bạn từ chối là bất đắc dĩ. Bạn cảm thấy rất đáng tiếc và áy náy trong lòng. Hãy cố gắng để lời từ chối của bạn thật nhẹ nhàng, hòa nhã.
Làm cho đối phương hiểu rõ hoàn cảnh của bạn
Thông thường, khi một người muốn nhờ người khác giúp đỡ, họ sẽ luôn hi vọng người đó có thể đáp ứng yêu cầu của họ mà không nghĩ đến những phiền phức và rủi ro có thể xảy
ra. Nếu việc người đó cần bạn giúp gây bất lợi và có khả năng gây ra hậu quả xấu, thì hãy nói với họ, điều này sẽ khiến cho họ tự đặt mình vào hoàn cảnh để đánh giá, từ đó ngừng hi vọng và yêu cầu đối với bạn.
Trong giao tiếp, chỉ cần còn một tia hi vọng để đạt được mục đích không ai có thể dễ dàng để mình bị từ chối. Nguyên nhân là do tác động của tâm lí. Tục ngữ có câu: "Chưa thấy quan tài chưa nhỏ lệ". Khi từ chối một ai đó, hãy đặt vấn đề thực tế nhất ra trước mắt họ, thì dù là người kiên trì đến đâu cũng phải từ bỏ ý định của mình.
Cần đặt mình ở thế chủ động, đứng về phía có lợi
Cho dù nói thế nào thì việc từ chối một ai đó luôn khiến bạn ở thế bị động. Bởi lẽ rất khó để biết được ai và khi nào họ sẽ nhờ đến bạn, mà một khi họ đã đề xuất yêu cầu, thì lại luôn muốn nhận được câu trả lời trực tiếp. Tuy nhiên trong một vài trường hợp, trực tiếp đến gặp đối phương để từ chối một cách lịch sự có thể khiến cho họ thấy biết ơn, và từ đó bạn sẽ giành được thế chủ động.
Trực tiếp đến gặp và từ chối một cách lịch sự có ba ưu thế: thứ nhất, có thể lấy lòng nhiệt tình để làm ấm lòng đối phương, để lời từ chối không khiến cho quan hệ giữa hai bên trở nên lạnh nhạt; thứ hai, biểu thị được sự hết mình vì đối phương khi đã không quản khó khăn để đến tận nơi, qua đó cũng giúp cho đối phương có thể hiểu mình hơn; thứ ba, chuyển được từ thế bị động sang thế chủ động, lấy cách cầu trợ mà khiến đối phương chấp nhận lời từ chối, vừa giữ được lòng tự trọng của mình, vừa không làm ảnh hưởng đến tình cảm của đối phương. Đặc biệt, đối với những yêu cầu của người bề trên, nếu không thể chấp nhận thì việc đến gặp mặt trực tiếp và xin lỗi là cách tốt nhất có thể.
Bản thân cần có thái độ chân thành
Từ chối là một việc không hề thoải mái. Từ chối một cách nhẹ nhàng là cách để giảm nhẹ căng thẳng giữa hai bên. Đặc biệt, khi lãnh đạo từ chối cấp dưới thì càng phải lấy thái độ thật lòng, giọng điệu quan tâm để đưa ra lí do từ chối, như vậy mới khiến người khác tâm phục khẩu phục. Khi kết thúc cuộc trò chuyện, cần phải bày tỏ rõ thiện ý bằng việc bắt tay, đưa tiễn… Một lần từ chối thành công cũng có thể gieo một hạt giống hi vọng vào việc bắt tay hợp tác lần nữa và làm sâu sắc hơn các mối quan hệ trong tương lai.
