Làm thế nào để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần làm khi phải tham gia quá nhiều cuộc họp?
Một ngày không họp hoặc thậm chí nửa ngày cũng có thể là thời điểm lý tưởng cho bạn. Nhưng cũng có trường hợp ngày nào bạn cũng phải họp thậm chí họp cả ngày.
Mỗi buổi sáng, bạn luôn mở danh sách các nhiệm vụ hôm nay cần làm ra và nhắc nhở bản thân rằng: "Phải chuẩn bị thật tốt cho bài thuyết trình". Thậm chí bạn còn lấy bút nhớ tô thật đậm nhiệm vụ đó. Nhưng vào cuối ngày, quyết tâm của bạn đã thành mây khói vì phần lớn thời gian của bạn bị các cuộc họp chiếm mất. Và thế là bạn không còn thời gian dành cho bài thuyết trình nữa.
Vì vậy, bạn tiếp tục chờ đợi. Bạn tự nói với mình rằng chờ đến khi "thời cơ chín muồi" bạn sẽ ngồi xuống và xử lý đống nhiệm vụ đó trong một lần duy nhất. Nhưng các cuộc họp liên tục làm hỏng kế hoạch đó và nhiệm vụ chuẩn bị bài thuyết trình vẫn cứ nằm im trong danh sách các việc cần làm. Cứ như thế bạn càng trở nên mệt mỏi chán nản với nhiệm vụ đó.
Thực chất trong quá làm một loạt các nhiệm vụ, đôi khi bạn cần phải làm việc cả ngày lẫn đêm mới có thể kịp thời hạn. Tuy nhiên, quá trình này lại đem lại rất nhiều khó khăn và thế là trong đầu bạn tự động hình thành một nỗi sợ mỗi khi phải làm các nhiệm vụ khác.
Có thể bạn sẽ cảm thấy vô cùng bực bội vì rõ ràng bạn biết đâu nhiệm vụ quan trọng nhất, thậm chí biết rằng mình cần hoàn thành nó ngay lập tức nhưng các cuộc họp cứ cản trở không cho bạn không thực hiện điều đó. Nhưng tôi, một người nghiên cứu lâu năm về việc quản lý thời gian, cho rằng cho dù tình trạng này đã đeo bám bạn trong một thời gian dài, thì bạn vẫn có cách khắc phục và sắp xếp thời gian một cách hợp lý. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn hoàn thành công việc ngay cả khi bạn phải tham gia họp liên tục.
Trước hết, tôi muốn bạn hãy thử tìm ra một thời điểm "lý tưởng" để làm việc. Một ngày không họp hoặc thậm chí nửa ngày cũng có thể là thời điểm lý tưởng cho bạn. Nhưng cũng có trường hợp ngày nào bạn cũng phải họp thậm chí họp cả ngày. Và nếu cứ chờ thời điểm "lý tưởng" xuất hiện chắc có lẽ dự án của bạn sẽ "mọc rễ" ra mất. Vì vậy tốt hơn hết là bạn hãy chấp nhận điều này và tìm cách làm việc trong khi các cuộc họp diễn ra.
Tiếp theo, để có thể thực hiện các dự án lớn khi không có nhiều thời gian thì bạn hãy chia các nhiệm vụ lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn theo từng danh mục. Danh mục bạn đó sẽ giúp bạn tận dụng 30 phút nghỉ giữa giờ để làm việc. Ví dụ, để chuẩn bị cho một bài thuyết trình, bạn có thể viết ra các mục như sau:
● Đọc lại những yêu cầu của sếp ở email
● Xem các ghi chú từ cuộc họp trước
● Nói chuyện với người quản lý dự án
● Suy nghĩ về cấu trúc của bài thuyết trình
● Viết dàn bài
● Chèn biểu đồ
● Kiểm tra kỹ các trích dẫn
● Chỉnh sửa lỗi chính tả và bố cục
● Gửi cho sếp để phê duyệt
● Lên lịch họp để đánh giá nội bộ trước cuộc họp hội đồng quản trị diễn ra
● Chỉnh sửa nội dung nếu cần
● Phân phát bản thảo và chương trình họp trước khi thuyết trình
Ngoài ra những danh mục như thế này sẽ cho biết tiến độ của bạn. Thêm vào đó, khi quay lại với công việc chuẩn bị bài thuyết trình đang còn dang dở, bạn sẽ biết mình đã hoàn thành những gì và việc tiếp theo phải làm là gì.
Một cách khác là hãy cố định một khoảng thời gian và đó là thời gian bạn dành riêng cho việc hoàn thành các công việc cần thiết. Ví dụ: một số khách hàng của tôi sẽ bỏ ra một hoặc hai giờ vào mỗi buổi sáng để tập trung làm việc. Một số người khác sẽ đánh dấu "bận" 1-2 tiếng vào buổi chiều trong thời gian biểu mỗi tuần của họ. Hãy sắp xếp thời gian cho các công việc cần hoàn thành ít nhất là 1 giờ/ngày, nếu nhiều hơn thì càng tốt. Có thể lịch họp sẽ trùng lịch làm việc của bạn nhưng nếu được bạn hãy cố bảo vệ khoảng thời gian đó.
Tuy nhiên để có thể hoàn thành dự án một cách tốt nhất, bạn cần phải quyết định trong khoảng thời gian đó bạn sẽ làm gì trước. Nếu bạn không làm như vậy, thì có thể bạn sẽ làm theo phán đoán mà thường thì phán đoán không có hiệu quả tốt.
Bạn sẽ có rất nhiều cách khác nhau để quản lý thời gian. Một trong số đó là lên lịch cho các dự án ngay khi được giao. Ví dụ: Bạn vừa nhận được một dự án và được giao nhiệm vụ trình bày thông tin mới nhất về dự án đó cho hội đồng quản trị. Ngay khi nhận dự án này, bạn có thể lập tức chỉnh sửa thời gian biểu của mình sao cho bạn có đủ thời gian để chuẩn bị cho dự án và hoàn thành nhiệm vụ thuyết trình. Tôi cũng là người thường xuyên sử dụng cách này khi làm việc để sắp xếp thời gian dành cho việc viết bài và cho khách hàng,...
Một cách khác để giải quyết vấn đề này là xem xét và đánh giá các công việc ưu tiên của bạn hàng tuần. Bạn có thể tự làm việc này một mình hoặc nếu được thì bạn nên làm theo nhóm. Sau khi bạn xác định được nhiệm vụ nào ưu tiên làm trước, thì hãy sắp xếp thời gian phù hợp để làm các nhiệm vụ đó. Điều này sẽ giúp bạn có một kế hoạch cụ thế và giúp bạn có một tuần làm việc với nhiều tiến bộ tích cực. Sau đó khi bắt tay vào làm, bạn hãy chú ý đến các danh mục những nhiệm vụ nhỏ mà bạn đã phân chia từ nhiệm vụ lớn và nhớ hoàn thành nó trước.
Ngoài ra, hãy nhớ đánh dấu và ghi chú những gì bạn đã hoàn thành. Bạn có thể viết thêm lưu ý hoặc những thông tin cần thiết vào danh sách nhiệm vụ của mình, chẳng hạn như: "Gửi thư thoại cho người quản lý dự án nếu chưa nhận được phản hồi vào thứ Sáu." Và, tất nhiên, hãy đánh dấu hoặc xóa các mục như thế này khi bạn khi bạn đã xử lý xong.
Tôi biết bạn vẫn rất mong các cuộc họp không ngốn quá nhiều thời gian của bạn. Nhưng nếu điều đó không thể thực hiện được thì bạn vẫn có thể hoàn thành các nhiệm vụ kể cả phải họp cả ngày bằng cách sử dụng các mẹo này.
