Hãy từ bỏ định kiến về nghề thư ký công ty, vì đây là vị trí cao cấp, nắm giữ chiến lược của cả một tổ chức
Trước đây, thư ký công ty là một công việc đầy định kiến và khá nhạy cảm trong bối cảnh tổ chức bộ máy của một doanh nghiệp chưa hoàn thiện, quy mô chưa đủ lớn, cách thức tiếp cận thị trường chưa đa dạng. Thư ký thường được hiểu là công việc "cố vấn không chính thức" cho một cá nhân giữ vị trí lãnh đạo. Tuy nhiên, quan điểm tổ chức doanh nghiệp hiện đại quy định vai trò của thư ký công ty hết sức chuyên nghiệp, có những chuẩn mực và nguyên tắc riêng.
Ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn hoạt động theo hình thức công ty cổ phần, mà nhất là công ty đã niêm yết, vị trí thư ký công ty được quy định rất rõ ràng trong bảng mô tả công việc. Xét ở góc độ pháp lý, thư ký công ty do chủ tịch HĐQT quyết định thuê, tuyển để hỗ trợ chủ tịch và HĐQT. Có thể hiểu vị trí thư ký là một thiết chế hỗ trợ mang tính cá nhân, bên cạnh các thiết chế dạng nhóm khác như ban Kiểm soát, ban Kiểm toán nội bộ.
Vị thế Thư ký công ty được khẳng định ở nhiều quốc gia, yếu tố hiểu biết luật doanh nghiệp chỉ xếp sau bằng đại học khi tuyển dụng
Các quốc gia và vùng lãnh thổ châu Á như Thái Lan, Malaysia, Singapore, HongKong đều luật hóa thiết chế thư ký công ty vào hệ thống pháp luật liên quan đến doanh nghiệp của họ, hướng đến các quy trình và chuẩn mực rõ ràng.
Cụ thể, ở Singapore, quy trình bổ nhiệm thư ký công ty rất bài bản. Khi thành lập doanh nghiệp, trong vòng 6 tháng, người có thẩm quyền phải bổ nhiệm thư ký. Vị trí này được khẳng định thuộc về một cá nhân, không thể thông qua tổ chức thứ ba.
Để bổ nhiệm thư ký công ty, HĐQT cần biểu quyết và ban hành nghị quyết. Việc bổ nhiệm thư ký cũng phải được xác nhận bằng biểu mẫu theo quy định và thông báo về chức danh bằng hồ sơ đến Cơ quan quản lý Kế toán và Doanh nghiệp, sau đó chờ chỉ định chính thức.
Về chuẩn mực, Singapore có khoản mục cụ thể trong đạo luật công ty, quy định về thâm niên, năng lực hành nghề, tư cách thành viên hiệp hội của thư ký công ty.
Chức vụ thư ký công ty theo thông lệ quốc tế có vị trí cao cấp, không phải một nhân viên bình thường. Ngoài các nhiệm vụ hỗ trợ cơ bản liên quan đến công tác và thẩm quyền HĐQT, họ còn có trách nhiệm trong bốn lĩnh vực quản trị, tư vấn, truyền thông, tuân thủ và phòng ngừa rủi ro.
Thư ký công ty được xem như hạt nhân điều phối thông tin và mối quan hệ giữa HĐQT, ban điều hành và các bên có lợi ích liên quan (điển hình như cổ đông).
Xét về kỹ năng, ngoài năng lực giao tiếp, đưa ra vấn đề thảo luận, mô tả được lo ngại và mối quan tâm chung trong công ty, giữ bí mật nghề nghiệp... thì kiến thức về luật doanh nghiệp của thư ký công ty được các nhà tuyển dụng đánh giá ở mức độ cao (87,8/100 điểm theo tài liệu do Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM - HoSE công bố), chỉ xếp sau tiêu chí có bằng đại học.
Nói về nghề của mình trong cẩm nang do HoSE phát hành, ông David Jackson - Thư ký công ty BP plc khẳng định: "Ngày nay, vai trò của thư ký công ty không chỉ là một mà bao gồm nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm. Điều này có nghĩa rằng, vai trò của họ chính là trái tim của các hệ thống quản trị tại các công ty".
Như vậy, tuân theo xu hướng quản trị hiện đại, các hệ thống tổ chức không chủ trương duy trì sự tản quyền không cần thiết cho cấp phó thì vị trí thư ký công ty ngày càng mang tính chiến lược.
Họ gần như một nhà tư vấn, một chuyên gia độc lập bởi vì là người tiếp cận đầu tiên với các thông tin đầu mối, các quy chuẩn cập nhật và nhân sự cấp cao.
Kiến thức về luật doanh nghiệp của thư ký công ty được các nhà tuyển dụng đánh giá ở mức độ cao (87,8/100 điểm theo tài liệu do Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM - HoSE công bố), chỉ xếp sau tiêu chí có bằng đại học.
Nhận diện vai trò của Thư ký công ty tại Việt Nam
Ở Việt Nam, dưới sự phát triển và hội nhập thị trường, định kiến thư ký chỉ là "phòng nhì", cánh tay chạy chọt, tiếp rượu cho sếp mỗi khi có khách khứa, lễ lạt đã bắt đầu thay đổi. Tuy nhiên, yêu cầu pháp lý và các chuẩn mực cụ thể vẫn là thách thức lớn cho vị trí thư ký công ty hiện đại.
Có 57% ý kiến theo khảo sát của The Leathwaite 2018 - Company Secretary Survey cho rằng yếu tố công nghệ và dữ liệu cần được chú trọng và cải thiện nhằm giúp thư ký công ty hoạt động hiệu quả.
Bên cạnh đó, có 40% ý kiến phàn nàn về việc thư ký công ty thiếu sự hỗ trợ tư vấn về kỹ năng lãnh đạo và 48% khẳng định khó khăn do thông tin chưa được cập nhật đầy đủ, kịp thời từ HĐQT.
Trong điều kiện thiếu hành lang pháp lý và hệ thống hiệp hội, rất khó để phát triển bộ quy chuẩn cho vị trí quan trọng này. Chính vì vậy, ở nhiều doanh nghiệp, vai trò thư ký công ty còn mang tính hình thức.
Mặc dù vậy, vấn đề quản trị rủi ro ở doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang rất cấp thiết, đòi hỏi thư ký công ty phải tham gia giúp ban điều hành nhận diện rủi ro liên quan tới các chiến lược, chương trình cụ thể.
Ngoài ra, để phòng ngừa rủi ro từ gốc, thư ký công ty còn phải tư vấn cho HĐQT thiết lập các cơ chế và nguồn lực giảm thiểu rủi ro, đồng thời xây dựng bộ tiêu chí kiểm soát.
Theo quan điểm của đơn vị kiểm toán KPMG, trong bản phác thảo 6 thành phần quản trị quan trọng cho các doanh nghiệp, thư ký công ty là một thành phần không thể thiếu.
