Doanh nghiệp Việt chuẩn bị gì cho chuyển đổi số?

Bằng chứng là liên tiếp là các sự kiện về chuyển đổi số đã diễn ra trong những năm gần đây, thị trường cung ứng sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực này cũng bắt đầu sôi động hơn bao giờ hết.

Tại sự kiện ra mắt 1Office CEO, phiên bản mới của 1Office diễn ra mới đây, ông Nguyễn Minh Hoàng - Tổng giám đốc, công ty đầu tư T&A cho rằng dù hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, bất động sản không phải công nghệ thông tin, nhưng đối với cá nhân ông chuyển đổi số là việc bắt buộc và các doanh nghiệp cần phải quan tâm nhiều hơn nữa. Doanh nghiệp nào càng tốc độ, càng thực hiện nhanh thì hiệu quả sắp tới trong kinh doanh sẽ tốt hơn rất nhiều. Ông khẳng định.

Tuy nhiên, trên thực tế, dù các nhà phát triển sản phẩm công nghệ liên tục đưa ra những giải pháp, nền tảng, sản phẩm, dịch vụ ứng dụng công nghệ mới để thúc đẩy công cuộc chuyển đổi số nhưng các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn loay hoay vì chưa biết bắt đầu từ đâu.

Điều này xuất phát từ nhận thức sai lầm khi cho rằng chuyển đổi số là việc của đơn vị cung cấp nền tảng. Nhưng thực chất nền tảng quản trị công nghệ chỉ là một trong 5 bước quan trọng của hành trình chuyển đổi số.

Chia sẻ thêm về quá trình tiếp xúc trực tiếp với DN, ông Chu Tiến Long: Co-founder & giám đốc kinh doanh 1Office cho rằng 6 vấn đề trong DN mà 1Office đúc kết bao gồm: Quản lý công việc, quản lý quy trình, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh, quản lý tài chính, quản lý văn hóa hầu hết các doanh nghiệp đều đang gặp phải và mong muốn chung của họ là được giải quyết chung trên một nền tảng.

Nhưng tất nhiên, tại mỗi thời điểm, doanh nghiệp ở mỗi ngành nghề sẽ ưu tiên tập trung xử lý một số vấn đề trước, tùy thuộc vào quy mô nhân sự, lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ doanh nghiệp sản xuất, F&B, chuỗi thời trang sẽ gặp bài toán phổ biến về quản trị nguồn nhân lực, phân ca, chấm công và tính lương mất rất nhiều thời gian và sai sót nhiều; doanh nghiệp xây dựng, thiết kế cần quản trị công việc, dự án quy trình thay cho vận hành thủ công.

Chính vì thế, với vai trò là nhà cung cấp nền tảng quản trị, đồng thời cũng là một Startup, thấu hiểu những nỗi đau của doanh nghiệp, ông Lê Việt Thắng Founder & CEO 1Office cùng các cộng sự đã nghiên cứu, ấp ủ khát vọng tạo ra một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp và 1Office ra đời, là đứa con tinh thần, là kết quả suốt 10 năm miệt mài nghiên cứu của ông.

Suốt 5 năm qua 1Office đã có 40 tính năng với khoảng 120.000 người dùng đến từ khoảng 2500 khách hàng là DN.

Trao đổi thêm tại sự kiện này, ông Nguyễn Thành Nam, Cựu Tổng giám đốc FPT, nhà sáng lập đại học Funix cho rằng, 1Office không phải là phần mềm giải quyết các bài toán ngách của doanh nghiệp, 1Office là một giải pháp giải quyết những bài toán cơ bản trong doanh nghiệp.

1Office CEO - công cụ quản trị thông minh trong môi trường phức hợp

Bên cạnh việc sở hữu đầy đủ các tiện ích, ưu thế từ 1Office phiên bản trước như đa tính năng, tối ưu khả năng phân tích số liệu (do 1Office được xây dựng theo mô hình SMAC - Social Mobility Analytics Cloud), tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, cơ sở chuẩn hóa doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ; 1Office CEO còn sở hữu 2 nâng cấp mới cụ thể là:

Hệ thống báo cáo thông minh BI (Business Intelligence): Là thước đo toàn diện, chính xác, trực quan giúp CEO nắm bắt được 360 độ sức khỏe doanh nghiệp.

Hệ thống dữ liệu mẫu Knowhow Cloud: Đây sẽ là một kho các bí quyết kinh doanh cho mọi lĩnh vực được đúc kết trong suốt quá trình triển khai hàng ngàn doanh nghiệp cùng với sự chung tay xây dựng của hơn 30 chuyên gia về tư vấn quản trị doanh nghiệp.

Đặc biệt, với hệ thống báo cáo thông minh, bà Lưu Thanh Loan, giám đốc nhân sự của công ty MP Việt Nam, tỏ ra khá bất ngờ bởi theo bà đã rất hài lòng với phiên bản cũ nhưng 1Office CEO lại còn cập nhật nhiều tính năng vượt trội. Theo lời bà "Đại diện đội ngũ 1Office công bố 1Office CEO sẽ đáp ứng được 80% nhưng hiện tại với công ty tôi nó có thể đáp ứng tới 95%".

Ngoài hệ thống BI, Knowhow Cloud là tính năng rất được các CEO quan tâm. Bà Trần Thị Ngọc Tươi, CEO, Công ty Thương mại Dịch vụ THOCA, chủ sở hữu thương hiệu thời trang THOCA House chia sẻ "Sau này tất cả những gì về kiến thức, quy trình, về nội tại, hiện tại doanh nghiệp mình đang cần xây những KPI đó hay xây những quy trình đó mà mình chưa có thêm bộ phận hỗ trợ, các em chưa support kịp cho mình thì mình vẫn có thể lên download các template về để áp dụng cho doanh nghiệp mình thì đó là một kho kiến thức rất lớn."

Có thể thấy rằng với phiên bản nâng cấp, giờ đây 1Office không chỉ là kho dữ liệu mà còn là đòn bẩy số hóa cho các doanh nghiệp mới chuyển đổi

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho chuyển đổi số?

Cũng tại sự kiện này, ông Thắng đã chia sẻ 5 bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp bao gồm chuẩn bị dữ liệu, lựa chọn nền tảng quản trị, số hóa dữ liệu, số hóa chính sách quy trình và cuối cùng là hệ thống xây dựng hệ thống báo cáo.

Thứ nhất, cần phải chuẩn bị: Chúng ta phải giới hạn được bài toán, xác định nên chuyển đổi số ở lĩnh vực nào nhân sự, quản lý khách hàng,.. Từ đó chuẩn bị về dữ liệu mẫu. Đặc biệt phải truyền thông nội bộ vì rất nhiều nhân viên sẽ có người phản đối việc này. Thứ hai, chúng ta phải lựa chọn được nền tảng, ví dụ 1Office là một nền tảng. Thứ ba, số hóa dữ liệu. Thứ tư, Số hóa chính sách, quy trình.

Thứ năm, cần sản xuất những "chiếc đồng hồ" cho doanh nghiệp, đó là hệ thống báo cáo. Và từ chiếc đồng hồ đó, phải cải tiến, quá trình này lặp đi lặp lại liên tục.

Theo ông Phan Hải - Trường phòng IT Công ty cổ phần Tin Holdings, đại diện cho DN đã sử dụng 1Office cho rằng nếu như để nói về chuyển đổi số quan trọng như thế nào thì ông sẽ nói nhiều về quy trình. Từ quy trình giấy, xây dựng quy trình đã khó mà để training cho các nhân viên hiểu hết lại càng khó hơn.

Theo ông "Training các nhân viên hiểu xong còn phải theo sát, giám sát quy trình đó thực hiện có đúng hay không thì tôi nghĩ là cần phải chuyển đổi số. Vì quy trình giấy như vậy sẽ cực kỳ khó kiểm soát, khó thống kê, khó báo cáo. Nếu như chuyển đổi số thì doanh nghiệp đó hoàn toàn có thể giải quyết được nỗi đau này".

Cũng theo ông Thắng, 1Office không phải cây đũa thần mà mua về và sử dụng được ngay. Con người là tung tâm chuyển đổi số nội bộ. Ông khẳng định.

PV