Doanh nghiệp quản lý dữ liệu: “Có không giữ, mất đừng tìm”

"Chuyển đổi số" có lẽ là cụm từ phổ biến nhất trong vài năm trở lại đây, hầu hết nhân sự đều phải làm việc tại nhà khiến việc điều hành đối với các doanh nghiệp "truyền thống" trở nên khó khăn hơn. Các tập đoàn nước ngoài hầu như không gặp khó khăn nhiều do đã quá quen với sử dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning - Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức). 

"Miễn phí" có giá của "miễn phí"

Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đầu tư vào hệ thống ERP do quá đắt đỏ cũng như chưa phù hợp với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ với số lượng nhân viên dưới 200, sử dụng các hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM - Customer Relationship Management) kết hợp cùng các hệ thống Chat miễn phí sẵn có trở thành cách "chuyển đổi số" nhanh nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). "Miễn phí, đăng ký đơn giản chỉ với số điện thoại, chuyển file nhanh chóng và có thể tạo rất nhiều group chat cho từng bộ phận, dự án… thật sự rất tiện lợi khi 100% nhân viên phải làm việc ở nhà trong suốt 4 tháng phong tỏa", anh Nguyễn Nhân Đức - Giám đốc điều hành công ty BCP - cổng kết nối giao thương Việt - Nhật cho hay.

Khác với quan điểm của anh Đức, anh Nguyễn Hải Minh - Giám đốc điều hành Wisdom cho hay:" Tôi vẫn sử dụng các công cụ chat cá nhân miễn phí như Zalo, Viber, Messenger nhưng với công việc thì không dù Wisdom chỉ có hơn 20 nhân sự. Lưu trữ dữ liệu hạn chế, thông tin giao dịch trong group chat dễ rò rỉ khi một nhân viên nghỉ việc, sự mất tập trung khi có quá nhiều các nhóm chat cá nhân xen lẫn công việc vô hình chung khiến nhân viên bị giảm năng suất và rủi ro khi chat nhầm các nhóm chat quan trọng. Đó là những lý do tôi không áp dụng các công cụ hàng ngày vào công việc kinh doanh.

Đưa ra quyết định qua tin nhắn Chat có thể tiết kiệm hơn 30% thời gian cho công việc chuyên môn

"Nhiều năm trải nghiệm làm việc tại các tập đoàn khác nhau cũng như khi vận hành doanh nghiệp của chính mình, có một câu nói trong kinh doanh mà tôi luôn ghi nhớ "Cái gì miễn phí sẽ có cái giá của miễn phí". Tuy là doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí vận hành khiêm tốn nhưng Wisdom luôn đầu tư tốt nhất vào công nghệ, hệ thống nhằm chuyên nghiệp hóa dịch vụ, năng cao năng suất nhân viên bằng cách giảm thiểu tối đa các quy trình xử lý văn bản thủ công, dành nhiều thời gian cho công tác chuyên môn trong lãnh vực sáng tạo phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Việc đầu tiên để cắt giảm thời gian không hiệu quả chính là việc thường xuyên tổ chức họp những vấn đề không quá quan trọng và mang tính ưu tiên, chúng tôi sử dụng Chatwork - hệ thống Business Chat của Nhật để dễ dàng đưa ra các quyết định chỉ thông qua một dòng Chat, giao việc và kiểm soát chất lượng công việc đơn giản kết hợp với các ứng dụng khác của Google Workspace để triển khai dự án hoàn toàn trực tuyến, không cần phải in ấn bất kỳ một văn bản nào" - ông Nguyễn Hải Minh chia sẻ thêm.

Có không giữ, mất đừng tìm… dữ liệu

Bài hát quen thuộc của ca sĩ Trúc Nhân cũng là thông điệp quen thuộc mà ông Lê Ngọc Huynh - Giám đốc điều hành A&M nhắc đến khi nói về việc mất dữ liệu quan trọng khi sử dụng các phần mềm miễn phí. "Trước đây tôi và công ty hay truyền tải dữ liệu qua Zalo, nhưng sau 30 ngày thì các file sẽ hoàn toàn bị xóa theo chính sách mà chúng tôi thường không để ý, làm chúng tôi mất rất nhiều thời gian để xử lý. Điều thuận lợi duy nhất có lẽ là trao đổi với khách hàng nhanh chóng do cùng dùng chung các nền tảng miễn phí."

"Từ năm 2021, chúng tôi bắt đầu đầu tư hơn vào công nghệ để bảo mật dữ liệu cũng như tối ưu hóa năng suất nhân viên và tất nhiên, đều là các phiên bản trả phí. Phải triệt để thay đổi tư duy quản lý và sử dụng thường xuyên mới thấy được các giá trị bền vững cho doanh nghiệp trong tương lai. Đặc thù của ngành nghề chúng tôi là tính bảo mật thông tin dữ liệu của khách hàng nên thời gian gần đây, chúng tôi luôn cố gắng thuyết phục khách hàng sử dụng hệ thống Chatwork để trao đổi thay vì các công cụ chat hiện tại vì như thế chúng tôi mới đảm bảo được các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin".

Thay đổi tư duy, vận hành bền vững

"Sau nhiều năm làm việc với các doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi nhận ra rằng rất nhiều công ty  đều sử dụng các phần mềm miễn phí nhưng rủi ro về lưu trữ dữ liệu cũng như bí mật kinh doanh rò rỉ sẽ gây thiệt hại nặng nề hơn rất nhiều", ông Yutaka Horie - Giám đốc chiến lược toàn cầu của Chatwork đúc kết.

Ánh Dương