Cựu cố vấn Google chía sẻ điều bất kỳ ai cũng nên học nếu muốn thành công: Cách sống sót qua một cuộc họp nhàm chán!

Tom Bodett, Tác giả, diễn viên lồng tiếng, người dẫn chương trình truyền thanh nổi tiếng người Mỹ từng nói: Sự khác biệt giữa trường học và trường đời? Ở trường học, bạn được dạy một bài học trước, sau đó mới phải làm bài kiểm tra. Còn ở trường đời, bạn được làm một bài kiểm tra trước rồi nó mới dạy bạn một bài học.

Tuy nhiên có những điều các sinh viên có thể học được từ những người thành công đi trước hơn là chờ đến khi đón nhận sự va tập từ trường đời. Theo Guy Kawasaki, cựu cố vấn Apple các sinh viên cần rèn luyện 11 kỹ năng sau đây ngay từ trên ghế đại học.

1. Cách nói chuyện với ông chủ

Ở trường đại học, bạn có nhiệm vụ phải mang các vấn đề tới gặp giảng viên trong giờ hành chính và bạn chia sẻ kinh nghiệm đưa ra một giải pháp. Trong thế giới thực, bạn có nhiệm vụ phải mang giải pháp tới cho ông chủ của mình qua email, trong hành lang hay trong một cuộc nói chuyện chỉ kéo dài vẻn vẹn năm phút. 

Thông thường, ông chủ của bạn hoặc đã biết vấn đề là gì, hoặc không muốn biết về nó. Vai trò của bạn là cung cấp câu trả lời, chứ không phải đặt ra câu hỏi. Dù tin hay không, trong thế giới thực, người nào làm được, họ làm. Người nào không làm được thì chia sẻ với những người không làm được.

2. Cách sống sót qua một cuộc họp

Chịu đựng một cuộc họp nhàm chán, kéo dài và chẳng có mục đích gì chính là một kỹ năng sinh tồn quan trọng. Có ba cách chính để thực hiện được điều này: Thứ nhất, coi hầu hết những gì bạn sẽ nghe là thứ vớ vẩn, tầm thường và là một phần của trò chơi. Điều này sẽ giúp bạn không phát điên. 

Thứ hai, hãy tập trung vào điều bạn muốn hoàn thành trong cuộc họp và phớt lờ tất cả những điều khác. Một khi bạn có được điều bạn muốn, hãy tách bạn "ra khỏi cơ thể mình", thả lỏng và thưởng thức buổi biểu diễn. Thứ ba, hãy thề với bản thân rằng một ngày nào đó bạn sẽ thành lập một công ty, và cuộc họp của bạn sẽ không diễn ra như thế này.

3. Cách điều hành một cuộc họp

Một ngày nào đó bạn sẽ phải điều hành một cuộc họp. Khi đó, điều đầu tiên bạn cần phải học là: Đừng lên lịch họp nếu không cần thiết. Mục đích chính của cuộc họp là đưa ra quyết định, chứ không phải để chia sẻ kinh nghiệm hay để cảm thấy ấm áp và thoải mái.

 Bạn cần học năm điều quan trọng về việc điều hành một cuộc họp: (1) Hãy bắt đầu đúng giờ, kể cả khi chưa có đủ mọi người, vì như vậy, lần tới buổi họp sẽ bắt đầu đúng giờ với đầy đủ thành phần tham dự. (2) Mời ít nhất có thể số lượng người tham dự cuộc họp. (3) Lên chương trình chính xác cho điều gì sẽ xảy ra tại cuộc họp. 

(4) Kết thúc đúng giờ để tất cả mọi người có thể tập trung vào những vấn đề có liên quan. (5) Gửi email cho tất cả những người tham dự cuộc họp để khẳng định lại quyết định và tổng kết các hoạt động. Có nhiều mẹo giúp bạn điều hành tốt đẹp một cuộc họp, nhưng nếu bạn làm được năm điều này, bạn đã đi trước 90% (dân số) thế giới rồi.

4. Cách tự mình xác định bất cứ điều gì

 Được trang bị Google, sổ tay hướng dẫn dạng PDF và sự tự lực, bạn hãy ép bản thân học cách tự mình xác định bất cứ điều gì. Không có giờ hành chính, không có trợ giảng và cũng chả có nhóm học nào trong thế giới thực. Thực tế, thế giới thực là một quá trình học độc lập, cô đơn, kéo dài, vì thế hãy chấp nhận nó.

5. Cách thương lượng

Đừng tin những gì bạn nhìn thấy trên các chương trình truyền hình thực tế về thương lượng và làm việc nhóm. Chúng đều là những thứ vớ vẩn cả. Phương pháp duy nhất có hiệu quả trong thế giới thực bao gồm năm bước: (1) Chuẩn bị cho cuộc thương lượng bằng cách "biết mình". (2) Xác định điều bạn thực sự mong muốn. (3) Xác định điều bạn không quan tâm. (4) Xác định điều mà bên kia thực sự muốn. (5) Tạo ra một kết quả đôi bên cùng có lợi để tất cả mọi người đều vui vẻ. Bạn sẽ trở thành bậc thầy thương lượng nếu bạn làm được việc này.

6. Cách tạo một cuộc nói chuyện thân mật

Nhìn chung, "Xin chào" không thực sự hiệu quả trong thế giới thực. "Ông/Bà/ Anh/Chị làm gì đấy ạ?" có thể tạo ra một phản ứng dẫn dắt tới một cuộc nói chuyện tốt. Nếu bạn lắng nghe nhiều hơn nói chuyện, bạn sẽ (thật trớ trêu) không chỉ được coi là người biết nói chuyện mà còn là người nói chuyện thông minh. Đôi khi cuộc sống lại bí ẩn thế đấy!

7. Cách để giải thích điều gì đó trong 30 giây

 Thật đáng tiếc, nhiều trường không có thang máy, nếu không sinh viên hẳn đã biết cách giải thích điều gì đó trong thời gian 30 giây thang máy chạy. Hãy nghĩ tới câu thần chú (3 từ thôi), chứ đừng nghĩ tới câu tuyên bố sứ mệnh (60 từ cơ). Hãy nghĩ thời gian chứ không phải tiền bạc là "món hàng" quan trọng nhất. Hãy nghĩ về phía trước, đừng nhìn xuống chân bạn. Nếu bạn không thể giải thích trong 30 giây để tạo sự thú vị, thì bạn sẽ có một sự nghiệp dài lê thê, chán ngán.

8. Cách viết bản báo cáo dài một trang giấy

Tôi nhớ cái cảm giác phải vật lộn để hoàn thành yêu cầu về số trang tối thiểu của các bài báo cáo trong trường đại học. Cách dòng đôi, cỡ chữ 14 là những thứ đã cứu sống tôi. Sau đó tôi bước vào thế giới thực và gặp những ông chủ chỉ muốn có một bản báo cáo dài một trang giấy. Cái quái gì thế không biết??? Báo cáo tốt nhất trong thế giới thực chỉ dài một trang hoặc ít hơn càng tốt. (Điều tương tự cũng đúng với bản lý lịch, nhưng đó là một chủ đề khác, gây tranh cãi nhiều hơn đối với những người thất nghiệp muốn liệt kê tất cả những lớp ".net" mà họ đã học.)

9. Cách viết một bức email có năm câu

Giới trẻ có lợi thế hơn người già trong vấn đề này, vì người già (như tôi chẳng hạn) được dạy viết những bức thư để in ra trên giấy, ký, nhét vào phong bì và gửi đi. Việc viết một bức thư ngắn là một kinh nghiệm hoàn toàn mới mẻ với họ. Ngược lại, giới trẻ đã quá quen với IM, với chat. Họ đã quá thành thạo về sự ngắn gọn, nhưng dạy một người viết một thông điệp dài sẽ dễ hơn nhiều so với viết một thông điệp ngắn. Dù b trẻ hay jà, h đặt độ d` cho mot tdiep là nam câu. (Dù bạn trẻ hay già, hãy đặt độ dài cho một thông điệp là năm câu.)

10. Cách hòa hợp với đồng nghiệp

Thành công trong trường học chủ yếu được quyết định bởi thành tích cá nhân: thứ hạng, điểm số, dự án, v.v… Rất ít hoạt động là nỗ lực nhóm. Và rồi bạn bước vào thế giới thực, nơi bạn càng lên cao trong một tổ chức, thành tích cá nhân càng kém quan trọng. Điều càng ngày càng trở nên quan trọng là khả năng làm việc với những người khác. Bài học quan trọng nhất cần nhớ là: Chia sẻ sự vẻ vang với người khác, vì nước nổi thuyền mới nổi. 

Thế còn những kẻ ăn bám (những kẻ cặn bã không làm bất cứ việc gì) thì sao? Ở trường, bạn có thể cho chúng thấy bạn thực sự cảm thấy như thế nào. Nhưng trong thế giới thực thì bạn lại không thể, vì những kẻ ăn bám này thường có cách để leo lên tận đỉnh của nhiều tổ chức và tìm cách trả thù. Giải pháp tốt nhất là cắn răng chịu đựng chúng và cố để không bao giờ chung đội với chúng nữa, còn chỉ trích chúng chẳng có lợi mấy đâu.

11. Cách sử dụng PowerPoint (hoặc Keynote)

Tôi đã nhìn thấy trang chiếu PowerPoint của nhiều giáo sư – vai trò làm mẫu của những người này thật kinh khủng. Có lẽ họ nghĩ rằng "Đây là buổi học dài 1 tiếng, mình có thể trình bày mỗi trang chiếu trong một phút, do đó mình cần phải có 60 trang. Ô, mình đã viết hết những đoạn nội dung này trong giáo án của mình rồi, giờ mình sẽ sao chép và dán bản thảo cỡ chữ 12 này sang bài thuyết trình của mình". Có lẽ hệ thống bổ nhiệm chính là nguyên nhân gây ra vấn đề này. Trong thế giới thực, không có cái gọi là hệ thống bổ nhiệm, do đó bạn cần phải giới hạn bản thân ở con số 10 trang chiếu, trình bày trong 20 phút và cỡ chữ 30.

12. Cách để lại lời nhắn thoại

 Rất ít người ở bất kỳ độ tuổi nào có thể để lại một lời nhắn thoại tốt. Mục đích của một lời nhắn thoại là đẩy nhanh tiến trình đạt được điều bạn muốn. Một lời nhắn dài sẽ không đưa bạn chạy vèo tới mục tiêu của mình. Hãy nghĩ tới phiên bản tiếng nói của một bức thư năm câu: Độ dài của một tin nhắn thoại là 15 giây.

Có hai mẹo hiệu quả: Thứ nhất, đọc số điện thoại của bạn thật chậm, một lần vào đoạn đầu lời nhắn và một lần nữa vào cuối lời nhắn. Bạn không muốn người nghe phải bật lại lời nhắn thoại của bạn để nghe được số điện thoại của bạn. Thứ hai (và điều này cũng có thể áp dụng cho cả email), luôn phát triển.

Đừng bao giờ để lại một lời nhắn kiểu "Gọi lại cho tôi, tôi sẽ nói cho bạn biết chúng ta có thể gặp nhau vào giờ nào". Chỉ cần nói "Thứ Ba, 10 giờ sáng, tại văn phòng của bạn".

Thảo Nguyên