Chức vụ càng cao, càng phải viết nhật ký hàng ngày: Việc tưởng chừng đơn giản nhưng không mấy người làm được

Đối với các nhà lãnh đạo đảm nhận chức danh CEO lần đầu tiên trong cuộc đời, dành thời gian để học hỏi và suy nghĩ chính là chìa khóa dẫn đến thành công. Nhưng vấn đề là ít ai có thời gian để làm những chuyện này. Những thông tin đến tai họ nhanh hơn, nhiều người cần thời gian của họ hơn, và vô số quyết định chồng chất trước mặt họ đều quan trọng.

Nếu bạn là CEO "làm thuê", bạn cần phải làm quen với một văn hóa công ty mới và chẳng biết nên tin tưởng ai. Ngay cả khi được thăng chức trong nội bộ, môi trường có thể sẽ thay đổi rất nhiều so với việc điều hành một bộ phận trong cùng một công ty. Trong cả hai trường hợp, bất kỳ nhà lãnh đạo mới nào cũng phải quản lý những kỳ vọng không thực tế (của cả bản thân và người khác).

Các nhà lãnh đạo mới lên chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề này hoàn toàn. Tất cả những gì họ có thể kiểm soát là cách họ phản ứng với chúng. Bởi vì chúng ta có xu hướng phạm sai lầm khi mọi thứ diễn ra quá nhanh, đặc biệt là khi ở trong một môi trường xa lạ, nếu bạn tìm cách làm mọi thứ chậm lại, thì sẽ tạo nên được sự khác biệt.

Nhà triết học người Pháp Blaise Pascal đã chỉ ra rằng: "Tất cả các vấn đề của loài người đều xuất phát từ việc con người không có khả năng ngồi yên trong phòng một mình." Ý ông ấy không phải là ngồi lặng lẽ trước máy tính xách tay trả lời email. Ý tưởng tốt nhất đến từ sự phản ánh có cấu trúc - và cách tốt nhất để làm điều đó là viết nhật ký cá nhân.

Tôi bắt đầu viết nhật ký khi tiếp quản một công ty nghiên cứu sản xuất, phần mềm và tư vấn. Tôi còn rất trẻ, chúng tôi đang gặp khủng hoảng khi phải đối mặt với một thị trường đầy thách thức và tôi không chắc chắn mình có thể dựa vào ai. Tôi đã giữ thói quen viết nhật ký trong suốt 12 năm làm chủ tịch và giám đốc điều hành; kể từ đó tôi luôn giới thiệu nó cho những người lần đầu tiên chuyển sang bất kỳ vị trí cấp cao nào.

Người ta đưa ra bằng chứng mạnh mẽ rằng, việc bộ não nhớ lại các sự kiện đã xảy ra rất tốt cho việc học. Trong khi bộ não ghi lại và lưu giữ những gì diễn ra trong thời điểm này, thì những gì chúng ta học được là kinh nghiệm mà người khác đã trải qua - nghĩa là xác định điều gì là quan trọng và bài học nào nên học hỏi. Điều này chỉ xảy ra sau khi sự kiện kết thúc, và đang khi chúng ta trong giai đoạn suy tư yên tĩnh.

Ngoài ra, khi chúng ta làm mọi thứ chậm lại và suy ngẫm, chúng ta có thể sáng tạo hơn trong việc giải quyết các vấn đề dường như khó hiểu. Lấy ví dụ, có một phương pháp gọi là "phải pháp thứ hai", tôi đã sử dụng kỹ thuật này trong quá khứ. Nếu nhóm đang gặp khó khăn trong việc đưa ra các lựa chọn để giải quyết một vấn đề lớn, chúng tôi sẽ động não để xác định một danh sách các giải pháp khả thi. Trước khi quyết định cái nào sẽ ưu tiên, nêu cụ thể các mục, ..., chúng tôi đã cố gắng xác định tất cả các tùy chọn có thể. Tôi thấy rằng cách tiếp cận tốt nhất là cho cả nhóm nghỉ ngơi và sau khi nghỉ ngơi, tôi sẽ hỏi: Bạn có thay đổi suy nghĩ không? Có thêm lựa chọn nào khác không? Chắc chắn, chỉ với câu hỏi đơn giản này thôi, các tùy chọn sẽ tăng lên nhiều hơn 50%, và thường có đáng giá hơn. Bằng thử nghiệm trên, tôi thấy rằng thời gian giải lao quan trọng hơn câu hỏi. Một cuốn nhật ký là một cách hiệu quả, năng suất, riêng tư để chúng ta có thời gian giải lao tương tự như ví dụ trên.

Các dòng nhật ký không chỉ là gợi nhớ về những gì đã xảy ra mà còn ghi cả cách chúng ta phản ứng theo cảm xúc; việc viết ra giấy mang lại một sự rõ ràng nhất định và đặt mọi thứ trong một viễn cảnh. Ngoài ra, nó cũng là một hình thức luyện tập tinh thần để chuẩn bị cho các vấn đề đặc biệt nhạy cảm, bạn chỉ nói chuyện với chính mình thôi. Nhật ký cũng có thể là cách tốt nhất để suy nghĩ thấu đáo về các quyết định lớn và cũng để kiểm tra logic của một người nào đó.

Mặc dù tính cách, phong cách và tình huống quyết định các cách tiếp cận khác nhau, nhưng có một số hướng dẫn đã được chứng minh là hữu ích và đem lại kết quả tốt nhất. Bạn nên viết nhật ký sớm nhất có thể sau khi kết thúc sự kiện - lý tưởng nhất là viết ngay trong ngày diễn ra sự kiện. Nếu quá 24h bạn mới đặt bút viết thì tính cụ thể về các chi tiết tạo ra sự khác biệt nhất và lý do lại xảy ra như vậy sẽ không còn giá trị cao.

Câu mở đầu nên là kết quả sau cùng - tiêu đề phải nêu rõ kết quả muốn đạt được. Sau đó, liệt kê lý do cần thiết để đem lại kết quả đó; một nguyên nhân sâu xa luôn được thể hiện rõ ràng bằng cách hỏi "tại sao?" 5 lần để bóc tách từng lớp. Thứ ba, nhớ lại những cảm xúc ảnh hưởng đến việc ra quyết định và lý do tại sao những cảm xúc đó lại bùng lên. Cuối cùng, xác định những gì bạn có thể học được từ toàn bộ trải nghiệm đó và những gì bạn có thể làm khác đi vào lần tới.

Nhiều người sẽ chọn cách viết nhật ký trên máy tính hoặc iPad. Mặc dù nó có thể tiện lợi hơn, nhưng mục đích của việc viết nhật ký không phải là tiện lợi mà là để phản ánh và làm chậm mọi thứ, để việc học được tối đa hóa. Với mục đích đó, viết tay có thể mang lại hiệu quả tốt hơn. Tiểu thuyết gia Paul Theroux đã nói rằng ông viết tay bởi vì "tốc độ mà tôi viết bằng bút dường như là tốc độ mà trí tưởng tượng của tôi tìm thấy những từ hay nhất." Ông viết một bài báo trên Newsweek năm 2011 "Máy quét bộ não cho thấy kết quả rằng chữ viết tay thu hút nhiều phần của bộ não hơn là đánh máy. Một khi bạn đã viết điều gì đó ra giấy thì điều đó dễ nhớ hơn."

Với rất nhiều lợi ích của việc viết nhật ký, tại sao rất ít nhà lãnh đạo làm được điều này?

- Một tài sản quý giá nhất thì lúc nào cũng cần rất nhiều thời gian. Bởi vì nhật lý đòi hỏi sự suy ngẫm, tốt nhất trong thời gian yên tĩnh, điều hiếm thấy đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào.

- Đôi khi, viết nhật ký đòi hỏi phải làm sống lại (nhớ lại) một cái gì đó mà mình đã sớm quên đi. Mặc dù đây là một bước quan trọng trong học tập, nhưng điều này cực kỳ khó chịu.

- Bởi vì nhiều nhà lãnh đạo thích nhanh chóng chuyển sang thử thách tiếp theo, do đó, suy ngẫm không thuộc top đầu trong danh sách những điều họ thích hoặc có nhiều kinh nghiệm.

- Giống như bất kỳ công cụ khác, cần rất nhiều thời gian để tìm ra đâu là cách tốt nhất sử dụng công cụ này. Phương pháp được đưa ra ở đây không phải đùng một cái là áp dụng được ngay lập tức, nhưng nó chỉ hoàn hảo sau nhiều lần thử nghiệm và sai sót.

Đây là những hạn chế nhỏ so với lợi ích của việc viết nhật ký. Hãy làm chậm mọi thứ để suy nghĩ thấu đáo hơn, phán đoán hiệu quả hơn và học hỏi nhiều hơn những gì cần làm và những gì cần thay đổi. Kết quả, cũng quan trọng như bất cứ điều gì, là sự gia tăng sự hài lòng đến từ việc chịu trách nhiệm. Nhật ký nên là một phần của bộ công cụ lãnh đạo.

Mai Phương