Chủ bưu cục 8X tiết lộ bí quyết vận hành gần 2.000 đơn/ngày cùng BEST Express
Từ đào tạo, công nghệ đến hỗ trợ phát triển khách hàng, hệ sinh thái BEST Express đang trở thành điểm tựa giúp nhiều bưu cục nhượng quyền nhanh chóng ổn định vận hành và từng bước mở rộng quy mô kinh doanh.
Khoảng 7 giờ sáng, bưu cục BEST Express Tiên Sơn (Ninh Bình) đã bắt đầu nhộn nhịp. Từng chuyến xe nối nhau đưa hàng về bưu cục, nhân viên phân loại liên tục, các bưu tá nhanh chóng nhận tuyến để kịp giao những đơn hàng đầu tiên trong ngày.
Vào các dịp cao điểm như 9/9, 11/11 hay cuối năm, lượng đơn hàng có thể tăng gần gấp đô, thế nhưng, tại bưu cục Tiên Sơn, mọi quy trình vẫn diễn ra theo đúng nhịp vận hành. Ít ai biết rằng, chỉ hơn ba năm trước, anh Chu Tiến Bắc sinh năm 1988, chủ bưu cục Tiên Sơn đã từng đứng trước nhiều băn khoăn khi quyết định đầu tư vào lĩnh vực logistics.
Làn sóng thương mại điện tử và quyết định đầu tư đúng đắn
Tháng 11/2022, khi thương mại điện tử tăng trưởng mạnh và hành vi mua sắm trực tuyến ngày càng phổ biến, anh Chu Tiến Bắc quyết định gia nhập hệ thống bưu cục nhượng quyền BEST Express. Trước đó, anh dành khá nhiều thời gian tìm hiểu các doanh nghiệp chuyển phát trên thị trường.
"Thời điểm đó tôi nhận thấy mua sắm online sẽ còn phát triển rất mạnh nên muốn tìm kiếm một mô hình kinh doanh bền vững. Sau khi cân nhắc nhiều đơn vị, tôi lựa chọn BEST Express vì tin tưởng vào thương hiệu cũng như mô hình vận hành của hệ thống", anh Bắc chia sẻ.
Đó là một quyết định mang tính dài hạn bởi theo anh, đầu tư vào chuyển phát không chỉ là mở một điểm giao nhận hàng hóa mà còn là xây dựng một hệ thống đủ khả năng phục vụ khách hàng ổn định trong nhiều năm.
Khó khăn nhất không phải là tìm kiếm khách hàng
Theo anh Bắc, điều khiến nhiều nhà đầu tư e ngại khi bước vào ngành chuyển phát không phải chỉ là tìm kiếm khách hàng mà bài toán khó hơn nằm ở việc vận hành.
Làm sao để hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày không bị thất lạc? Làm sao để bưu tá được điều phối hợp lý? Làm sao để xử lý khiếu nại nhanh? Và quan trọng hơn cả là duy trì chất lượng dịch vụ khi sản lượng liên tục tăng?
"Tuyển bưu tá bây giờ khá khó vì thị trường cạnh tranh. Nhưng bưu cục của tôi giữ được đội ngũ ổn định nhờ đảm bảo thu nhập và môi trường làm việc lâu dài cho anh em", anh cho biết.
Đội ngũ nhân sự đồng hành cùng sự phát triển của bưu cục Tiên Sơn.
Hiện bưu cục có 18 nhân sự chính thức, đều là các anh em đã đồng hành và gắn bó từ lâu. Bên cạnh đội ngũ giao nhận, bưu cục còn bố trí riêng bộ phận chăm sóc khách hàng để theo sát từng đơn hàng từ khi nhận đến khi giao thành công hoặc hoàn trả. Theo anh Bắc, đây là cách giúp giữ chân khách hàng và hạn chế phát sinh khiếu nại.
Bưu cục nhượng quyền không vận hành đơn độc
Theo chia sẻ của anh Bắc, trong những tháng đầu đi vào hoạt động, điều mang lại sự yên tâm không chỉ là chính sách hỗ trợ tài chính mà còn là việc luôn có đội ngũ từ BEST Express đồng hành.
Trong ba tháng đầu, bưu cục được công ty hỗ trợ chi phí vận hành. Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý mạng lưới khu vực (ANM) trực tiếp xuống hướng dẫn quy trình, hỗ trợ và đồng hành trong quá trình vận hành. Các bộ phận Chăm sóc khách hàng, Kiểm soát chất lượng cũng phối hợp xử lý những tình huống phát sinh để hoạt động giao nhận diễn ra thông suốt.
Không dừng lại ở đó, khi bưu cục tiếp cận các doanh nghiệp hoặc shop có sản lượng lớn, bộ phận Kinh doanh và Quản lý mạng lưới tiếp tục đồng hành cùng chủ bưu cục trong quá trình gặp gỡ, tư vấn và đàm phán. Theo anh Bắc, điều này giúp các bưu cục địa phương tự tin hơn khi làm việc với những khách hàng lớn và khách hàng tiềm năng.
Đòn bẩy công nghệ và nguồn hàng ổn định
Nếu như con người quyết định chất lượng dịch vụ thì công nghệ lại là yếu tố giúp tối ưu vận hành. Mỗi ngày, bưu cục Tiên Sơn xử lý trung bình từ 1.000 đến 1.500 đơn hàng, những dịp cao điểm, sản lượng có thể lên tới khoảng 2.000 đơn mỗi ngày.
Khối lượng công việc này được kiểm soát thông qua hệ thống quản lý V9 và ứng dụng dành cho quản lý, điều phối cũng như bưu tá. Theo anh Bắc, mọi trạng thái đơn hàng đều được cập nhật theo thời gian thực, từ lúc lấy hàng, phân loại đến giao thành công hoặc hoàn trả.
Mỗi đơn hàng đều được kiểm soát theo quy trình vận hành của BEST Express.
"Hệ thống rất dễ sử dụng. Nhờ đó, việc theo dõi tiến độ đơn hàng và điều phối nhân sự thuận tiện hơn rất nhiều", anh cho biết.
Bên cạnh nền tảng công nghệ, nguồn hàng ổn định cũng là yếu tố giúp các bưu cục nhượng quyền yên tâm phát triển lâu dài. Nhờ kết nối trực tiếp với các sàn thương mại điện tử lớn, BEST Express duy trì lượng đơn hàng luân chuyển đều đặn về các bưu cục mỗi ngày.
"Ngay cả trong các dịp cao điểm như 9.9, 11.11 hay cuối năm, hệ thống vẫn đảm bảo năng lực điều phối, giúp các bưu cục chủ động nguồn lực và hạn chế tình trạng ùn ứ hàng hóa". Theo anh Bắc, đây là yếu tố quan trọng giúp các đối tác nhượng quyền yên tâm đầu tư và xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn.
Thành công được đo bằng sự phát triển bền vững
Theo anh Bắc, khó khăn nhất của ngành chuyển phát không phải là giao được một đơn hàng, mà là duy trì chất lượng dịch vụ khi sản lượng liên tục tăng. Để làm được điều đó, bưu cục bố trí riêng bộ phận chăm sóc khách hàng theo sát 100% đơn hàng, tổ chức họp định kỳ hằng tuần và áp dụng chính sách thưởng nóng cho bưu tá đạt tỷ lệ giao thành công từ 90% trở lên.
Chính cách quản trị này giúp bưu cục không chỉ giữ chân khách hàng hiện hữu mà còn từng bước mở rộng quy mô kinh doanh.
Điều đó cho thấy sự phát triển của một bưu cục nhượng quyền không đến từ một yếu tố riêng lẻ mà là sự cộng hưởng của nhiều "mảnh ghép" trong hệ sinh thái BEST Express: nguồn hàng ổn định, công nghệ quản trị, đội ngũ vận hành, đào tạo, chăm sóc khách hàng, marketing và phát triển kinh doanh.
Tại Ninh Bình, bưu cục Tiên Sơn do anh Chu Tiến Bắc quản lý là một trong những điểm sáng tiêu biểu. Chính thức đi vào hoạt động từ cuối năm 2022, bưu cục hiện sở hữu đội ngũ 18 nhân sự chính thức, phụ trách toàn bộ khu vực huyện Duy Tiên cũ. Từ một đơn vị mới mẻ ban đầu, đến nay bưu cục đã duy trì sản lượng ổn định từ 1.000 đến 1.500 đơn hàng mỗi ngày và bứt phá lên hơn 2.000 đơn trong các dịp cao điểm. Không chỉ làm giàu cho bản thân, sự phát triển của bưu cục còn lan tỏa niềm tin khi anh Bắc giới thiệu thành công thêm hai nhà đầu tư khác tham gia mở bưu cục nhượng quyền tại Ninh Bình.
Gia nhập thị trường Việt Nam từ năm 2019, BEST Inc. Việt Nam hiện sở hữu hệ sinh thái dịch vụ logistics toàn diện gồm: BEST Express là dịch vụ chuyển phát nhanh có mạng lưới bưu cục số hóa toàn quốc, BEST Cargo là dịch vụ vận chuyển hàng cồng kềnh và hàng chính ngạch quốc tế với chi phí tối ưu. BEST Supply Chain là hệ thống kho ngoại quan thông minh, sử dụng phần mềm quản lý hàng hiện đại và BEST Software chuyên cung cấp dịch vụ hệ thống TMĐT SaaS toàn cầu.
Sau 7 năm hoạt động, BEST Inc. Việt Nam đã đạt độ phủ 100% toàn quốc với 40 trung tâm phân loại hàng hoá trải dài khắp cả nước có tổng diện tích hơn 100.000m2. Trong đó, Trung tâm phân loại tại Bắc Ninh và TP.HCM là hai trung tâm lớn nhất của đơn vị tại Đông Nam Á. Hiện toàn hệ thống BEST Express Việt Nam có khả năng xử lý 2,2 triệu đơn hàng mỗi ngày và là đối tác chính thức của 3 nền tảng TMĐT lớn.
Đăng ký tìm hiểu thêm về mô hình nhượng quyền bưu cục tại đây.