Chia sẻ về văn hóa email, vlogger Giang Ơi nhấn mạnh đừng viết "Dear anh/chị" và 1 điều cần tuyệt đối tránh

16/09/2020 07:04 PM | Sống

Viết email là một trong những kỹ năng quan trọng khi làm việc. Tuy nhiên, vlogger Giang Ơi để ý thấy nhiều bạn chưa biết cách viết một email tốt, thậm chí còn "phạm sai lầm" khi viết sai tên người nhận.

Chia sẻ về văn hóa email, vlogger Giang Ơi nhấn mạnh đừng viết "Dear anh/chị" và 1 điều cần tuyệt đối tránh

Để ý thấy ở trường học, ít nơi nào học sinh sinh viên được học cách viết một cái email tốt. Email hoàn toàn khác với tin nhắn, nên không được viết email như viết tin nhắn. Một cái email nếu không thể thanh lịch thì cũng phải hiệu quả. Nếu không thể hiệu quả, thì tối thiểu là phải đúng mực. Hoàn hảo nhất là khi email ta viết ra vừa đúng mực, lại giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, đã thế câu chữ lại còn thanh lịch, duyên dáng.

Hôm nay ngày thứ tư, vậy là có lẽ mọi người cũng vừa trải qua 3 ngày đầu tuần liên tục email qua lại. Vậy mình cũng có hứng viết về nét văn hoá rất đặc thù nhưng lại vô cùng thân quen này, tiện thể gợi ý luôn một số công thức email cơ bản, ai cần có thể lưu lại xài.

1. ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC XIN THAM KHẢO MẪU SAU:

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"

Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).

(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.)

Về việc A, ....

Về vấn đề B, ...

Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ...

Vì vậy, em đề xuất mình có thể ...

Bước tiếp theo, mong chị gửi em ... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại ... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn).

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

2. ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC:

Gửi chị A,

Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc X, ...

Về việc Y, ...

Để em có thể tiến hành ..., xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:

1. Câu hỏi

2. Câu hỏi

Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là ...

Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày ... để kịp tiến hành ... đúng hạn.

Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban ... để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.

Thân gửi,

(Tên)

Chia sẻ về văn hóa email, vlogger Giang Ơi nhấn mạnh đừng viết Dear anh/chị và 1 điều cần tuyệt đối tránh - Ảnh 1.

3. ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP:

Gửi chị A,

Em là ... ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc ...

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em ... để có thể tiến hành ... trước ngày xx/xx

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

4. CHECK LIST ĐỂ DÒ LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI:

- Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?

- Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?

- Tên mọi người đã đúng chưa?

- Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?

- File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?

- Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?

- Còn lỗi chính tả nào không?

- Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?

Chia sẻ về văn hóa email, vlogger Giang Ơi nhấn mạnh đừng viết Dear anh/chị và 1 điều cần tuyệt đối tránh - Ảnh 2.

Nguồn: Giang Ơi

PV

Theo Trí Thức Trẻ

Cùng chuyên mục
XEM

NỔI BẬT TRANG CHỦ

Cái chết như phim của CEO tỷ phú: Bị đầu độc bằng 5 loại chất độc, nghi phạm là cấp dưới, mua cả trăm chất độc về thử với động vật trước khi hạ sát

Nghi phạm Xu Yao đã mua khoảng 100 loại chất độc khác nhau trên web đen và thử nghiệm trên động vật trước khi đầu độc ít nhất 3 người và khiến một ông trùm cờ bạc thiệt mạng.

Câu chuyện kinh doanh

Vừa được rót 1 triệu USD, founder GoStream chia sẻ bí quyết “3 chữ C” giúp startup “quyến rũ” bất kỳ nhà đầu tư nào

Để có thể thuyết phục các nhà đầu tư đồng ý ‘kết hôn’ với mình, theo co-founder GoStream các startup cần có 3 chữ C: Chân thật, Cuốn hút và Con cái (kế hoạch thoái vốn). Nhưng đồng thời, các startup cũng phải tỉnh táo trước hấp lực tiền bạc, phải nhớ là mình gọi vốn để đầu tư chứ không phải để tồn tại, thêm nguồn lực để phát triển chứ không phải bán công ty.

Mỗi tuần một chuyên gia

Anh Chánh Văn Hoàng Anh Tú: Giá như phụ nữ đừng đòi hỏi người đàn ông quá nhiều thì cuộc hôn nhân đó có thể đã hạnh phúc hơn!

Áp lực của người đàn ông vô cùng lớn, nhưng nhiều khi phụ nữ không hiểu điều đó, cộng thêm những định kiến xã hội khiến họ khó mở lòng, thậm chí không dám bộc bạch với chính vợ mình, "anh Chánh Văn" Hoàng Anh Tú chia sẻ...

Chiêu trò livestream bán hàng hiệu Gucci, Bubberry, Louis Vuitton giá vài trăm ngàn đồng

Shop thời trang livestream bán hàng quần áo, giày dép mỗi ca từ 1-2 tiếng, giới thiệu sản phẩm đều là hàng hiệu, nhưng giá chỉ vài trăm ngàn đồng.

Đọc thêm